事業單位檔案管理中的弊端與對策分析
政府與公共管理
作者：李敏
摘要：隨著我國信息技術的不斷發展，檔案的科學管理越來越受到各事業單位的關注。檔案是事業單位的信息載體，它記錄著事業單位的運作曆史。本篇文章針對目前事業單位檔案管理中存在的弊端，如檔案管理工作缺乏領導的重視、工作人員的業務素質較弱、創新意識薄弱等，提出一些合理的分析與對策，以期可以推動事業單位的健康、持續性、全麵性發展。
關鍵詞：事業單位 檔案管理 弊端 對策分析
事業單位的高效運作與檔案的科學管理息息相關，完善的管理製度可促進事業單位全方麵的方向發展。就目前來看，許多事業單位的領導者並沒有用更多的精力去加強檔案工作的管理，結果導致各部門管理問題層出不窮。因此，要解決這一狀況則必須深挖管理過程中存在的弊端。
1. 事業單位檔案管理中的弊端
1.1 檔案管理工作缺乏重視
在某些事業單位中，檔案管理部門的實際工作環境較簡陋，檔案保存工作不規範，有的甚至沒有設立專門的檔案管理部門，從這一點可看出，檔案管理的價值並未能完好地在事業單位中實現[1]。許多事業單位的領導把精力集中在業務的拓展、利益的擴大、客戶的培養，缺乏對檔案管理部門技術的重視。有些領導對檔案管理的工作認識不清，認為隻要把重要的檔案資料往電腦上輸入保存便可以萬無一失、方便快捷，而對於檔案的收集、整理、歸檔、保存等工作內容隻是安排人員草草了事[1]。他們雇傭檔案管理人員回來的工作目的隻是幫忙單位把資料歸類，把檔案編號，應付調檔、查檔等。實際上，不健全的檔案管理製度會阻礙著事業單位的健康發展，弱化的檔案管理意識則會嚴重延誤事業單位的命運。領導是事業單位一切工作順利開展的核心人物，其響應的舉措帶動著整個事業單位的運行。
1.2 檔案管理人員對檔案管理工作的業務素質下降
檔案管理工作是一項覆蓋事業單位各個部門信息的資源平台，其每個項目的建設與每個操作的規劃不斷考驗工作人員的耐心與細心[2]。每一個數據的失誤、每一份文檔的流失、每一個檔案的泄密都可能帶給事業單位程度不等的損失。在某些事業單位的檔案管理部門中，可發現其工作人員是借用其他部門過來的或者兼職招聘來的[2]。這些人沒有受到相關專業的知識培訓，對檔案管理的業務工作不熟悉，對檔案的存檔、歸類流程不懂，嚴重延誤了工作效率。並且，由於這些人的檔案管理能力有一定的極限，其在審檔的過程中也會出現一定的局限性。有些檔案管理人員是剛畢業的專科學生，由於培養的力度不足和重視不足，導致其在收集資料期間不全麵、不具體、不及時、工作較被動、職業提升空間較少等，釀成的後果是逼迫他們紛紛跳槽，甚至造成檔案管理工作的停滯不前。
1.3 檔案管理工作人員創新意識不足，方法較落後
檔案管理工作人員的工作在事業單位中處於被動的狀態，每當有部門請求調動檔案時，便按部就班地把檔案發到指定部門，缺少活力，導致技術的創新遭到停滯[3]。在普遍的事業單位中，檔案工作的內容僅停留在電腦的輸入與輸出，限製了人們的操作，有的更落後的事業單位采用紙化檔案記錄資料，查閱過程非常複雜。紙化檔案作為一種最原始的檔案管理方式，有著明顯的缺點：第一，容易受到天氣條件的影響導致頁麵模糊不清、蟲蛀、紙張發黃，圖像文件容易褪色；第二，不容易保存，易被撕毀；第三，不能及時享受檔案資源在線、遠程分享；第四，加密措施簡陋。先進的檔案管理技術手段未能被好好地應用在事業單位上，工作人員的理論知識不足以對事業單位的煩瑣檔案管理工作有所創新。
2. 事業單位檔案管理的改革對策