5 防光和防火
日光直接照射可以使磁帶磁盤基體老化變脆，從而影響其壽命。光線不僅能以熱的形式加劇磁分子的熱運動，破壞磁記錄檔案材料強度，如軟化記錄磁層、加速帶基的形變，而且光中紫外線對各種錄像帶信號均有破壞作用，其中綠色變化最為明顯，變化率最大。因此，磁介質檔案在使用和保存過程中，應避免陽光直接照射。庫房的照度以不超過50勒克司為宜。
保存磁性載體檔案的裝具和庫房應使用耐火材料，庫內及附近嚴禁有易燃物品；庫房內應嚴禁明火；庫房中應配備二氧化碳滅火器等滅火設備；庫房物品如紙張、木材、洗滌液等應盡量少放，並且應擺放整齊，不能有路障；對重要檔案應專櫃存放。
6 利用中的保護
磁性檔案在使用過程中應注意安全和保護。利用磁帶前應檢查磁帶卷繞情況，檢查所用機器狀況，並掌握機器的使用方法，使用前應將磁帶按正常速度全程進帶、倒帶各兩次。在利用過程中，要改變磁帶運行方向或速度時，應先停止走帶，再作改換處理。對於一些珍貴、重要的原始磁帶檔案，為了長期保存，不應直接用於閱讀和複製。
軟磁盤用完後應立即插入紙套內並放回專用盒中，嚴禁折彎盤片，使用時不能觸摸磁盤裸露表麵，以免留下指紋汙染磁介質層，導致數據存儲出錯。在軟盤上書寫標簽時應使用軟筆，標簽最好是先寫再貼，不能用回形針、夾子或橡皮筋夾捆軟磁盤，以免損壞變形。對於長黴的軟磁盤絕對禁止使用，以防損傷磁頭。在軟磁盤運行過程中不要隨意彈出，切不可在軟驅動指示燈亮時從軟驅動中取走軟盤。取出前不要關閉電源，關閉電源係統前，務必將軟盤取走。
（作者單位：河南省地名檔案室 來稿日期：2015-02-18）