第四編: 擁有好心態，你也可以輕鬆成功6
關注執行效率
在執行的過程中，有時可能是一個複雜的過程，為了提高執行的效率，執行者須將複雜的過程簡單化。當然，這是處理事情的一門高深的學問，其關鍵是把握住問題的實質，對其中最重要的東西進行高度的概括和濃縮，把細枝末節的東西暫時放在一邊，從而達到簡單化處理的目的。效率專家將複雜的執行過程簡單化的有效途徑歸納為：
一、把簡單化的東西進行量化處理；
二、把量化的結果進行流程化處理；
三、把流程化的結果進行標準化。
不要在無關緊要的地方徘徊，耽擱時間和浪費精力。在講究速度的前提下，盡可能地把事情辦得完美，但過分地追求完美則會嚴重地影響執行。
1.提高辦事效率
一個“能幹”的人，就像發射火箭似的，能夠掙脫重力的牽製，淩空而去。同樣，人們也必須把牽絆自己工作的障礙，想盡辦法甩掉才行。
有些人喜歡在辦公桌上堆積大量文件，讓人們以為他是個非常忙碌的人，可是，公司的主管和同事們卻批評他說“真是一個懶散的家夥!”
在今天這樣忙碌的社會中，工作和雜務占據了生活的主要部分。要解決這種難耐的苦惱，除了適當減輕工作量外，別無他法。所以每個人都必須認清自己，並不如想像的那麼有效率!而且很可能發生下麵的情況
（1）從主要工作中，另外產生許多無用、零碎的事情。
（2）可以委托別人辦理的事，也要攬在自己懷裏，否則，就不放心。如果他是一位經營者，這樣做就是忘了經營的首要原則：“讓你的下屬做適合薪水的工作。”
（3）遇上突發情況，沒有應變能力，隻會一味地積壓工作。
（4）應該立刻解決的事情，卻留下來，一直到案件堆積如山，還在那兒反複考慮如何處理，真是浪費時間。
2.改掉一有問題就開會的習慣
你必須把一遇到問題就想開會討論的習慣改掉。原因是：為了參加會議，大家可能荒廢所要做的工作。而且，一連串的會議，會使他們喪失自己的主見，使他們隻會默默地坐在會議桌前，聽從老板的意見，凡事都隻能做到照著老板所交代的去辦而已!
有位主管是個精明能幹的人，他規定每個月隻能召開一次會議，並且請所有的人輪流擔任主席。由此，使員工培養出責任感，學會自己思考，而且也感覺到自己對公司的貢獻。
3.在工作中發現捷徑
找一條捷徑，然後善加利用，會使你的工作進展更快。一個有效的作法是：在沒有保存價值的信件空白處，寫上回函然後再寄出去。而對那些有保存價值的信，則另外指示秘書寫回信，自己在信末簽個名即可。
另外一種比寫信更便捷的方法是：用電話來答複一部分信件。
定期與一起工作的人員會麵，聯絡感情，是不可忽略的。因為良好的人際關係，可以防止被誤解和浪費時間。
適時地閉上你的門吧!“向所有的人開放門戶”是眾所公認的不智之舉。善意地訪客也是浪費你時間的因素，因為釣魚、運動的話題，對你堆積如山的工作，毫無用處。如果不講這些無聊的話，就很可能被認為是個不近人情的人，不過隻要平常時候待人親切些，這種批評也就可以避免了。而且工作量和工作品質也可以為你證明，你是一個值得信賴的人。
隨著職位的升高，你所擔負的責任也會相應地增加。除了自己本身的工作外，有時別人還會請你幫忙處理各類雜務。如：出席會議、演講以及參加同行集會等等。但是不論哪一種場合，你都要付出相當多的時間和精力。交際應酬是不可避免的，但也不是每一種場合都必須參加，盡量選擇對公司、家庭以及相關工作有益的去參與吧。
很多人喜歡把工作帶回家，卻又實在趕不出什麼來，所以應該把這種壞習慣改掉。如果在不把文件帶回家趕工作就無法推進的情況下，也應該硬性規定自己，每星期隻能有二至三次。
因為均衡而愉悅的生活，才能使你心靈安靜、身體健康，並能生氣勃勃地去麵對工作!
對於提高辦公效率，我們有以下建議：
首先，合理設置工作場所。
如果你的工作場所沒有設置好，那麼，時間就很可能在不知不覺中被浪費了。當然你不應該把精力全部用在怎樣布置你的辦公室上，不要總是過分地講究你辦公室內的地毯質量和辦公桌的大小，應該努力使辦公室的布置有條有理，在這樣的環境中工作，才能最大限度地利用你的時間。
每個人都有不同的愛好，對不同的人和事物評價也不一樣，每個人的工作習慣更有千差萬別。現在請你對照一下成功的經驗，檢查一下你自己的習慣到底怎麼樣。或許，你有些壞習慣，如果有則請改之，如果沒有則要更進一步完善自己的行為。
你的辦公室設置要根據你的工作性質而定，你經常使用的工具和材料應挨你近些。舒適和美感是辦公室設置的兩大要素。你可能會有這樣的體會，有時當你走進辦公室時，辦公室裏那亂七八糟的場麵會令你很惱火：各類文件堆積如山，咖啡杯子沒洗，到處是煙頭、灰塵，玻璃窗斑斑點點，還有那令人沉悶的室內裝潢，趕快動手改變它!如果室內裝潢有一種清新的氣氛，牆壁上裝有壁燈，再貼上幾張畫或掛圖，地麵鋪上地毯，在顯眼的地方擺上鮮花或常綠植物，那你再進入辦公室時，感覺可就不一樣了。為了防止眼睛疲勞和頭痛，合適的光線非常重要，要考慮配備台燈，因為台燈的光線比吊燈的要集中得多。它還可以減少噪音，因為當人們從燈光比較集中的地方走過時總是要輕些慢些，說話聲音也要小些。
一定要為自己和你的職員配備設計合理、坐起來舒適的椅子，但這並不意味著你應該去買像飛機座位那般奢侈豪華的椅子。腰痛是常見病，它使那些長期坐在設計不合理的椅子上工作的人們嚐夠了苦頭。快接受這條意見，去買那種可以使腰部和背部舒適或能減少不必要的疲勞的椅子。這樣，人們工作起來效率才會高。
應該及時總結辦公室計劃的執行情況，如果你是一個級別比較高的經理或行政官員，你的辦公室比較理想的設計應該有一個辦公的地方和一個開會的地方。
你的桌子應放在你回頭便可以與來訪者交談的位置上。如果你隔著桌子與別人談話，就好像他們中間有一道障礙一樣，給人一種心理上的壓力。
辦公地點的麵積一定要足夠大，這正如一間廚房一樣，僅一張辦公桌是不夠的，還需要一張和你辦公桌相連或放在你身後的工作台。如果你的活動範圍較大，要有一個放置衣物和行李的地方。如果你的辦公室缺乏這種輔助設施，也可以利用一個小壁櫥。
與方形的會議桌不同，圓形的會議桌可以避免與會者因為座次而發生令人討厭的爭吵。圓桌沒有上下席之分，它是高度民主與平等的象征。
它強調協商的真正意義，人人都可以毫無顧慮地暢所欲言。曾有一位公司經理，接受了他下屬的建議，買了一張圓的會議桌。他寫到：“當我們遇到問題時，我們就把公司中最精明強幹的人集中在圓桌周圍，在這裏我們擁有平等的權利來闡明自己的觀點。我們常常從層次比較低的職員那裏得到非常好的建議。一定要讓人們感到這種參與是自由平等的。”
其次，有效地讀和寫。
說到日常文書工作，自然會想到寫和讀的基本技巧，精通這種技巧是走向有效時間管理的必由之路。
關於寫的技巧。由於你擁有筆和電腦，所以，你是日常文書工作的主宰。在對日常文書的大戰中，你扮演的是一個什麼樣的角色呢?是問題的製造者，還是解決問題者?清楚、簡潔、明確是寫作的基本要求。如果在此基礎上能加上力度、活力和韻律，你就可以在短時間內寫出更多更好的東西。
要訓練和培養清楚、簡潔、明確的寫作能力，一個辦法就是不管你是在口授信件還是寫文件時，都要遵循一套製度。第一個目標就是要有一個前後順序的輪廓。
在一封信中，不要涉及太多的問題和內容，這樣才能使讀者容易消化。記住，讀者總是把注意力集中在那些有趣的問題上，而不太理會那些瑣碎的問題。要盡量使文書既短小又簡單，短小是指不要讓讀者見到太多的數據資料。要努力把信件或備忘錄寫在一頁紙上，這樣最易消化，也最省時間。為了你的讀者，要盡量避免使用土話、模棱兩可的話和刻板的話，像對話似的，使用短句和人們熟悉的字詞。
一旦掌握了讀的技巧就可以節省大量的時間，但單靠快速閱讀訓練還不行，因為受過速讀訓練的人平時很難達到在接受訓練時的速度。知道應該刪去哪些不值得一讀的東西比知道快速瀏覽的辦法更能節省時間。複印機的出現成為日常文書工作的一場革命，它為千千萬萬個辦公室增加了無數的紙張。這樣，你就有必要培養快速而準確的瀏覽能力。例如，看一份報告，要把它當成讀一份報紙，從封麵的標題開始；接著看簡介，它會告訴你作者的寫作意圖和寫作的方法；然後，看一下目錄，盡量推斷每章每節的中心思想；隻有當詳細的內容對你有用或與你所要解決的問題有關時，才去精讀。使用這種方法，你會精通如何在短時間內吸收一份報告或一部著作中的精華。
不要總是快速閱讀。有時你會碰到對你的將來有深遠意義的章節、文件或著作。這時，就不要匆匆帶過了，要在你閑暇時再讀一兩遍，並做些筆記，這樣它就會變成你知識的一部分了。
再次，充分發揮電話的優勢。
如果使用得當，電話機是個很了不起的節約時間的工具。使用它，你可以得到通過信件需要幾天或幾星期才能得到的信息。它不僅可以節省時間，而且在電話中對話還可以節省相當可觀的差旅費開支。與信件不同，它還可以為你提供與別人直接交談的機會。一般來說，它比不上直接會見，但它總比通信要強得多。
你在打電話上花了多少時間?一些研究表明，經理人員可以高估或低估實際用於打電話時間的一半。你的情況怎樣呢?現在，你最好把你一星期內所打的電話包括你給別人打的和別人給你打的，列成一個時間表。順便提醒一下，如果能有一個秒表，那肯定對這個自我研究會有很大幫助。
剛統計完你用於打電話的時間表，可能你的第一個反映就是：我還不知道我在電話裏講了這麼長時間的話。下麵是一些如何有效地利用電話的一些建議。
計劃：要養成一個對你所要打的每個電話都有計劃的習慣，把你想說的、想知道的列成一個簡單的提綱，這樣，在你的大腦中，打電話的目的就非常清楚了。它既可以節省你的時間，又可以節省在電話那一端的人的時間，你應該做到簡明、清楚而又友好。
分批：每天要專門留出一段時間來打電話，如果有可能，還可以專門留出一段時間來接電話。在午飯前或一天快要結束時的一段時間裏，人們都不願囉嗦太多，這時，把電話成批地打出去，既省時，又省力。
計時：買一個帶鬧鍾的表，把它放在電話機旁。你要爭取在三分鍾成功地打完一個電話，不能吞吞吐吐，又不能粗魯，每次都給自己記分，看看每周的失敗率是不是在下降。
在實際工作中，對電話的適當控製有很大的意義。西北生活互助保險公司發表的一份報告指出：該公司每天切斷電話線一小時，不讓外邊電話打進來，使公司工作在安靜的環境中進行。通過這種做法，該公司的生產率提高了至少23%。
第五章：做時間的主人
不要浪費時間
“你熱愛生命嗎?那麼別浪費時間，因為時間是組成生命的材料。”
“記住，時間就是金錢。假如說，一個每天能掙10個先令的人，玩了半天，或躺在沙發上消磨了半天，他以為他在娛樂上僅僅花了6個便士而已。不對!他還失掉了他本可以掙得的5個先令……記住，金錢就其本性來說，絕不是不能生殖的。錢能生錢，而且它的子孫還會有更多的子孫……誰殺死一頭生仔的豬，那就是消滅了它的一切後裔，以至它的子孫萬代，如果誰毀掉了5先令的錢，那就是毀掉了它所能產生的一切，也就是說，毀掉了一座英鎊之山。”