工程物資采購發包問題與管理體係構建研究
企業管理
作者：陳文光
摘要：工程物資采購發包問題對於工程的合力完成而言，具有十分重要的作用，有必要明確當前存在的問題，並結合信息化技術，有針對性的加以解決。在這種背景下，本文分析了采購發包作業常見問題與完善策略，並對工程物資采購發包的管理體係建設進行了分析。
關鍵詞：工程物資 采購發包 問題 管理體係
一個工程的完成，必須經曆規劃、設計、采購/發包、施工等階段，而每一階段的工作都將對下一階段及完工的品質有重大的影響，因此每一階段的工作人員，都有責任去達到最佳的工作成果。工程發包一般根據施工順序先期工項先發包；但是若有物料波動狀況，可能應視狀況而提前發包。細分工程項目的發包方式能提升利潤，而擇承包商須根據工程規模與工程品質要求的標準來遴選。工程人員常因能力與環境的限製而無法針對采購發包作業提出有效的管理，該作業對廠商而言又是一項需嚴加把守的關卡，因為它短時間內決定了該專案成敗相當部分，所以廠商必須要嚴肅的麵對這些因采購發包作業缺失而產生的種種問題，並提出可行的解決辦法。
一、采購發包作業常見問題與完善策略
1.常見問題
廠商在采購及發包階段所花時間占整個專案時間比例非常小，但影響程度卻非常大。廠商對於工程的成敗，在采購及發包階段就可呈現出來，目前一般廠商在采購發包作業中常見問題包括如下方麵。
一是人員組織架構不明確。公司內業人員中若同一作業由不同人經手處理，則容易導致錯誤並對日後責任歸屬難以追究。決策人員信息不足。采購發包決策人員常未對工地現場作詳細的了解，采購發包項目的數量較難進行有效的掌控。三是尋求小包渠道及信息不足。對於比較特殊的材料或工項，廠商在尋求符合要求的承商往往需耗用相當長的時間，甚至連找兩、三家比價可能都有問題。四是小包報價不明確，成本難以控製。小包常因報價作業不明確（帶保留以待殺價），對施工環境不清楚、對品質要求不明白，常常進場施工後才變卦，導致成本難以控製。五是對小包難以掌控。在評選承包商時，常以施工品質、業界信譽及財務狀況作為標準，但目前都隻能靠同業間詢問以取得資料。六是采購發包作業繁雜，容易發生錯誤。工程所用材料及發包項目眾多，采購發包作業繁雜，所以容易發生錯誤。七是未能使用聯合采購以降低成本。目前業界采用聯合采購情形很少，未能運用聯合采購的優勢以降低成本。八是工項資料尚未整合性。相關資料的使用應具備相同使用格式結介麵，信息的整合待加強。
2.完善策略
一是針對尋求承商渠道或信息不足，可采用：公會定期出版信息雜誌，提供營造商信息；與設計單位聯係取得建議廠商名冊供選擇；公會建立廠商資料，並做評價作業，利用電腦信息連結成策略聯盟。二是針對人員組織架構不明確，可采用：公司內部組織架構需標準化，建立合理體係，確實執行ISO作業流程；執行公司內外文件簽認，落實責任歸屬；員工執行擔保製度，達到約束及警惕功效。三是針對決策人員信息不足，可采用：加強對數量及項目的審查，並可聘請有經驗的顧問公司協助辦理；積極培養人才使優良工作團隊能延續下去；定期召開采購發包作業協調會議；對發包合約的審查應謹慎。四是針對承商報價不明確，造成成本難控製，可采用：確立采購發包工項範圍及落實標準報價程序；取消口頭報價，強製執行書麵作業。四是針對承商的施工品質及財務狀況難以掌控，可采用：通過同業協助查核廠商績效；建立廠商評價資料庫，有效執行管理工作；以合約規範廠商，落實合約精神；建立廠商擔保作業，如保證人、保證金等。五是針對采購發包作業繁雜易生錯誤，可采用：減少人為作業，盡量使用電腦及信息係統整合，以達到電子化管理，避免人為錯誤；工作份量及權責應適當劃分，不宜集中於一人，並落實稽核工作，減少錯誤發生。六是針對未使用聯合采購以降低成本，業者可將各專案采購發包作業整合，考量共同采購行為，以量製價使采購成本降至最低。