雲南白藥集團檔案信息化建設實踐探析
經營管理
作者：趙文敏
摘 要：本文通過對雲南白藥集團股份有限公司檔案管理信息係統建設過程的介紹，對企業檔案信息化建設的思路和實際操作方法進行了初探，對數字檔案館建設具有一定借鑒作用。
關鍵詞：檔案管理；信息化；建設；實踐
隨著社會經濟和科學技術的飛速發展，計算機和網絡技術發展也日新月異，深深融入到工作及生活的方方麵麵，日益成為社會發展的重要推動力之一。當前檔案工作的傳統管理方式麵臨嚴峻的挑戰，信息化成為當前檔案現代化管理的發展趨勢和重要方向，檔案信息數字化、檔案管理網絡化勢在必行。雲南白藥集團股份有限公司充分了解和順應了這一趨勢，曆屆領導均十分重視檔案資源信息化建設工作，並從2012年初著手進行市場調研，2013年5月完成檔案管理信息係統平台搭建，與公司OA係統實現無縫鏈接，在2014年實現了從文件材料歸檔到查詢利用的全過程電子化、網絡化，從根本上改變了傳統的工作模式，使雲白藥檔案管理工作走向了信息化發展的高速軌道。
一、建設背景
雲南白藥集團是雲南省十戶重點大型企業、雲南省百強企業，也是首批國家創新型企業，雲南白藥商標被評為中國馳名商標，是公眾喜愛的中華老字號品牌。1902年，彝族名醫曲煥章先生創製雲南白藥。1971年根據周恩來總理的三點指示，成立雲南白藥廠。雲南白藥曆經從廠到股份製企業改製，再到集團化管理的變遷，公司檔案室成立於1984年，多年來，公司嚴格按照國家和雲南省相關工作規範對文書、科技、財務和人事檔案實行集中、統一保管。1990年順利通過“檔案管理國家二級”的評審驗收。
隨著公司規模的不斷擴大，企業內部對檔案信息資源的利用要求不斷增加，而公司的檔案管理以往基本以單純的保管、簡單的目錄管理、有限的單機目錄檢索為主，已經無法滿足全集團對於檔案信息服務的迫切需求。公司運行的ERP係統、Oracle係統和OA辦公自動化係統等，涵蓋了計劃、采購、庫存、生產、銷售、財務、行政等重要部門，自動生成的文檔和係統產生的大量數據都是企業檔案信息的重要組成部分，應該納入歸檔範圍，並按照國家規範進行科學管理。而檔案室原有的管理手段難以管理海量數字檔案信息，大量電子文件信息在逐步流失，電子文件得不到有效、規範的管理，室藏檔案中蘊藏的豐富信息也因為管理者與利用者的需求錯位而無法得到最大的價值體現，因此檔案信息數字化、檔案管理網絡化勢在必行。
二、檔案管理軟件選型
鑒於市場上檔案管理軟件品牌繁多，我們在立項時，不僅考慮軟件必須符合國家相關檔案工作規範和計算機信息係統管理的法律法規和業務技術標準外，還要選擇與本企業、行業管理實際相符合、綜合性強的檔案管理軟件；因此在功能模塊的選擇上，則不是一味的貪多求全，而是選擇實用、在用、必須用的功能模塊；雲南白藥在軟件代理商及服務商中選擇了有一定實力、軟件研發能力強、擁有一批豐富實踐經驗工程師的公司，從而在實施的過程中能給出合理化建議，少走彎路，提高工作效率，減少項目實施風險，保證了係統的實用和高效。
三、檔案信息化建設軟硬件環境準備
在軟硬件購買之前，我們首先向本單位的信息技術管理部門清楚了解了集團網絡環境運行情況和使用的數據庫類型是否匹配，並請專業人員對購買的軟硬件給出合理化建議，保證在項目實施過程中不走回頭路，保障項目實施的順利進行。其次根據雲南白藥實際需求和現有的設施，我們在軟件上選擇了C/S與B/S相結合的基礎管理軟件，選加了全文檢索係統、在線OCR識別係統、流媒體係統和電子文件校驗模塊；硬件選配了高性能存儲、備份服務器一台、寬幅麵高速文檔掃描儀一台、文檔拍攝儀一台、普通刻錄機和藍光刻錄機各一個，彩色打印機一部。為係統建設夯實了軟硬件基礎。
四、檔案管理信息化項目實施
在項目實施前，我們首先製定了實施計劃，將整個項目任務進行細化，製定工作起止時間、責任人、參與人，擬定軟件實施方、檔案部門和信息技術部門的工作職責。第二是遵循國家企業檔案相關規定和規範，搭建檔案管理樹形結構，並根據本集團自身實際情況，構建了一個合理化、方便平時管理、操作的檔案管理架構體係。白藥檔案管理體係是多全宗、多載體、所有門類檔案實行集中、統一管理的一種模式。多個全宗中有正在運行的企業，下有二級、三級企業，還包含多個撤銷企業。因此我們在搭建樹形結構時，充分考慮到了這些複雜的層級關係，並兼顧每個全宗下多載體、多門類、不同時期檔案管理方式的不一致情況。第三是配合軟件實施方做好檔案係統的部署和各模塊的功能定義。在此環節我們嚴格遵循國家檔案行業標準、規範進行各功能模塊的定義，著錄項目名稱應在各類目、模塊下保持一致，進行統一規範，避免後期使用過程中造成數據混亂。第四是將老數據遷移至新係統。根據新係統的數據導入要求，曆史數據導出後重新編輯、修訂、加工，保證著錄項的完整和數據的齊全完備，按類目、年度分步導入。第五是係統客戶端安裝。這裏主要是指各職能、業務部門和分子公司基層檔案員的客戶端安裝。為配合檔案管理係統的實施和推進，我們把檔案收集工作進行了細化和深入，各部門的各個業務板塊都安裝了客戶端，指定基層檔案員負責板塊文件材料的收集、整理和歸檔工作，使基層檔案員在自己的電腦前就可以完成在線歸檔工作。第六是加強操作培訓。我們針對專職人員和兼職人員的需求組織不同層次的業務培訓，專職人員可以在係統實施過程中同步進行培訓，培訓內容包含檔案管理模塊操作和係統管理模塊操作；基層檔案員僅培訓文件管理模塊操作。第七是係統驗收。係統的每一個模塊都應按實際工作流程進行一遍，遇到問題，及時整改，再驗證直到正確為止。係統功能應在無數據時驗證一遍，在少量數據時驗證第二遍，再導入大量實驗數據驗證第三遍，確保係統穩定和避免檔案庫真實數據進入後出現問題。