談談檔案潛在用戶
理論探討
作者：楊靜
摘要：我國關於檔案潛在用戶的研究至今都是檔案用戶研究領域的空白，與我國整個檔案利用工作的發展不相協調。做好檔案潛在用戶研究意義重大。
關鍵詞：檔案利用；潛在用戶；障礙；對策
Abstract：Our study on the potential users of the archives has been the research gaps in the user field，which are not in harmony with the development of our entire archives utilizing. To do File potential users of research is being of great significance.
Keywords： Archives Utilizing；Potential Users；Obstacles；Countermeasures
美國學者埃文斯曾尖銳地指出：“現代信息時代最使人驚奇和令人遺憾的方麵之一是檔案這種記錄信息最古老而持久的形式，雖然對於每個國家和每個民族都是唯一的和至關重要的，卻很少為人們所知道和了解，因而，這個信息資源從總體上說，還很少得到有效的利用。”[1]在檔案學理論研究中，由於我國起步晚，加之“文化大革命”影響，對用戶研究在新世紀前一直未足夠重視。進入新世紀後，我國檔案用戶研究在汲取圖情領域用戶研究相關經驗的基礎上逐漸開辟自己的道路，特別是關於檔案用戶心理研究這個領域的作品近年來層出不窮，很多學者都提出了自己獨到的見解。但是，關於檔案潛在用戶研究這塊至今都是檔案用戶研究領域的空白，遠遠滯後於檔案學研究的其他方麵，與我國整個檔案利用工作的發展不相協調。
1 檔案潛在用戶的概述
“潛在用戶”的概念是相對於“現實用戶”提出來的。檔案潛在用戶是指社會上的組織或個人具有檔案利用的潛在需求，但是由於自身能力的限製或者外部條件不足，沒辦法與檔案館取得交流，事實上也沒有與檔案館建立聯係的這部分群體。相對於現實用戶，潛在用戶具有數量多、潛力大的特點。[2]檔案潛在用戶和檔案現實用戶二者之間相互包含，在一定條件下可以相互轉化。比如，某檔案用戶本來是檔案館標準的現實用戶，後因為自身的檔案信息需求總得不到滿足，當其受挫超過了自身的忍耐限度，就會逐漸喪失去檔案機構查檔的欲求，逐漸轉化為潛在用戶；有的人本來不是檔案館的現實用戶，因為偶然的機會，自身的檔案信息需求得到了滿足，成了檔案館的現實用戶。我們姑且將社會群體分為三部分，一部分是純粹沒有檔案信息需求的群體，一部分是已經進入檔案館利用檔案信息的現實用戶，還有一部分是有潛在檔案信息需求還未到檔案館享受檔案信息服務的檔案潛在用戶。潛在用戶的檔案信息需求處於一種待喚醒的狀態，需要外界的刺激幫助其喚醒內在檔案需求。理想狀態下，檔案部門對包括潛在用戶在內的社會群體進行檔案利用知識宣傳，會有一部分潛在用戶意識到自身檔案需求的存在，在自身覺悟或檔案部門的幫助下喚醒自身檔案信息需求並將其表達出來，在行為上表現為主動去檔案館享受自身需要的檔案信息服務，即成為檔案館的現實用戶。不理想狀態則是潛在用戶的信息需求一直未被挖掘，潛在用戶逐漸轉為無檔案信息需求那一方。檔案現實用戶的檔案信息需求在檔案館得到滿足後，有兩個歸宿，一個是在自身檔案覺悟和檔案部門的努力下繼續作為檔案館的現實用戶，享受檔案服務，另一個歸宿則是雙方都無所作為，檔案現實用戶最終走向無檔案信息需求或潛在用戶行列。當然，本來無檔案信息需求的群體也可以通過自身檔案覺悟的提升或檔案部門的努力轉化為檔案潛在用戶或者檔案現實用戶。
2 檔案潛在用戶轉化為現實用戶的障礙分析
目前，存在著一係列阻礙檔案潛在用戶轉化為現實用戶的障礙，此處列舉其中三個。
2.1 檔案部門“門檻高”，普通百姓望洋興歎。首先，檔案利用手續繁瑣。比如，檔案館利用檔案有規定：學者的檔案利用請求需要經過某一級部門的批準，再轉報上級，經上級同意後才能轉批檔案館辦理，也才能提供給學者使用。這樣的報批手續費時耗神，學者往往需要等上好幾個月才能查到自己所需的檔案。而且，大部分的檔案館都不提供檔案分類目錄，利用者需自己提供查檔的目錄，如果利用者提供的目錄不夠具體又常常會遭遇查檔不到的困境。檔案館始終掌握著能否查檔的話語權，操縱著查檔結果。這樣高的利用門檻，難免會讓用戶產生“不到萬不得已，絕不光顧檔案館”的思想。
其次，檔案部門服務收費高。據《人民日報》2013年1月20日報道：“某律師在江西省宜春市中級人民法院複印卷宗時，每頁被收費3元。因為需複印的卷宗數量較多，近萬頁卷宗需支付29000餘元。”北京某大學學生賀琪說：“有一次，我去學校檔案館複印成績單，7頁的成績單花了28元。”
最後，檔案部門館舍選址和設計方麵。檔案館深藏於機關大院，體現了濃厚的政治色彩，給人一種可遠觀不可走近的感覺。這樣的館舍設計，如何能讓深埋於人海中的潛在用戶親近？如何談檔案館的休閑利用？這是值得我們好好深思並付諸行動的一個重要課題。或許，館舍選擇親近民眾的那一天，就是我們檔案館與大量潛在用戶成功“牽手”的破冰之時。2.2 館藏檔案不合民意。由於我國公共檔案館脫胎於國家政權機構，使得檔案館由黨政機關的文書檔案一統天下的局麵長期存在，與民眾生活相去甚遠。上海市虹口區檔案館曾經對本館藏檔案類別進行了統計，發現反映機關黨政工作的文書檔案占整個館藏檔案數量近85%，而反映科學技術、民生、藝術、地方民俗特色等內容的檔案僅占館藏總量的15%。雖然檔案館一直在朝著為全社會提供檔案利用服務的目標前進，也確實向著這個目標做了多方麵的嚐試，但受館藏內容的限製，注定檔案館用戶的範圍會局限於機關單位。在館藏內容豐富之前談檔案利用的普及性，談檔案為社會大眾服務是不現實的，因此這也造成了我國利用檔案的用戶的局限性。我們都知道，檔案對於每個國家、民族來說都是唯一的並且是至關重要的，但是這種唯一並且至關重要的事物若不是關係社會民眾切身利益，不是社會民眾必須知道或者想知道的，那麼再唯一、再至關重要也無濟於事。社會民眾沒有去檔案館利用檔案也不能籠統、簡單地歸結於檔案意識的缺乏，因為就算是檔案專業的老師和學生、專門從事檔案研究的學者，他們去檔案館查檔的次數也是微乎其微的。因此，社會民眾沒有去檔案館利用檔案主要還是檔案館沒有自身需要利用的檔案，自身自然也沒有去檔案館利用檔案的需求。要想擴大檔案利用服務的範圍，使更多的用戶都能在檔案館找到自己能用的檔案，在現有館藏的基礎上是根本不可能完成的，唯有優化館藏結構，方能結出更多用戶的果子。