檔案資源建設中幾個概念分析及其完善建議
理論探討
作者：嚴永官
摘要：在分析我國檔案資源建設中出現的“國家檔案資源”、“館藏檔案資源”、“檔案資源整合”、“檔案信息資源整合”等四個概念的基礎上，提出了“地區檔案資源體係”這一概念，並從“地區檔案資源體係”的含義、建設的意義和途徑等三個方麵進行論述。最後指出“國家檔案資源”、“館藏檔案資源”、“檔案資源整合”、“檔案信息資源整合”和“地區檔案資源體係”是一個相互聯係的有機整體。
關鍵詞：檔案資源；建設；完善；建議
檔案資源建設是檔案工作的基礎，是檔案事業發展中一項帶根本性、具有戰略意義的工作。因此，不管是理論界的研究，還是實踐部門的探索，對此都給予了高度的關注。然而，從目前我國有關檔案資源建設中出現的幾個相關概念來看，它們雖然代表著各自不同的內涵和外延，對檔案資源建設也起到了不同的指導作用，但從總體來看還存在著宏觀缺乏支撐、中觀不夠堅實、微觀重視不夠的問題。為此，筆者不揣冒昧對現有概念作出分析，並在此基礎上提出一個新的概念——“地區檔案資源體係”建設，祈望能夠引起大家的關注。
1 “國家檔案資源”
1.1 現有的研究。“國家檔案資源建設是以建立一個門類齊全、結構合理、管理科學、能為社會主義現代化建設有效服務的、具有中國特色的檔案資源體係為目的，依據國家有關法律法規開展的檔案積累、移交、接收、整理、檔案資源開發利用等一係列檔案工作。”[1]
“簡單點說，國家檔案資源就是需要由國家管理的全部檔案資源。國家檔案資源建設指的則是國家檔案資源的形成、收集和加工、整合的過程。在這一過程中，檔案的能否產生主要取決於人們社會實踐的需要。”[2]
國家檔案資源是“在一個國家範圍內，過去、現在和將來，所有組織（含國家機構和其他社會組織）和個人形成的，對國家和社會有保存價值的檔案的總和”。[3]
1.2 對“國家檔案資源”的分析
1.2.1 “國家檔案資源”是一個虛擬的概念。“國家檔案資源”的實質是指歸國家所有，由國家統一管理的具有政治、經濟、科學文化或曆史意義的一切檔案的總和。它的根本意義是解決檔案所有權和國家檔案管理原則的問題，是為了統一、分級管理國家檔案，維護國家檔案的完整與安全，便於社會各方麵的利用而提出的一個虛擬的概念。
1.2.2 “國家檔案資源”在實踐中並不具有實際的可操作性。無論任何工作，都需要有具體的人和機構來從事，這樣才能使工作落到實處並達到預期目標。然而，對於“國家檔案資源”來講卻並沒有一個明確的建設主體，即事實上不可能由一個機構如國家檔案局來具體負責實施。“國家檔案資源”這個宏觀概念的實現，需要依賴處於中觀層麵的各級、各類國家檔案館組織館藏的工作來給予實在的支撐，否則就將成為“空中樓閣”。
2 “館藏檔案資源”
2.1 現有的研究
2.1.1 目前有關法規對館藏檔案來源的規定。“本規定中的機關文件材料是指機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的曆史記錄”；機關文件材料歸檔範圍是：“（一）反映本機關主要職能活動和基本曆史麵貌的，對本機關工作、國家建設和曆史研究具有利用價值的文件材料；（二）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方麵具有憑證價值的文件材料；（三）本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；（四）其他對本機關工作具有查考價值的文件材料”。[4]
“各級綜合檔案館依法接收本級下列組織機構的檔案：1.中國共產黨委員會及所屬各部門；2.人民代表大會及其常設機構；3.人民政府及其所屬各部門和單位；4.人民政協及其常設機構；5.人民法院、人民檢察院；6.各民主黨派機關；7.工會、共青團、婦聯等人民團體；8.國有企業、事業單位。”、“各級綜合檔案館可全部或部分接收以上機構的下屬單位和臨時機構的檔案”、“鄉鎮機構形成的檔案列入縣級綜合檔案館接收範圍”。[5]
2.1.2 目前對“館藏檔案資源”建設的理論研究。首先，是有關活動提出了要求。如，國家檔案局在2008年2月頒布實施的《市、縣級國家綜合檔案館測評辦法》中，對館藏檔案資源建設作了相應的規定：在“關於《測評細則》相關條則的解釋”中的“基礎業務”第8條規定：“實驗了檔案資源整合。檔案資源整合指城建、土地、規劃、公檢法等專門檔案已按規定接收進館。”[6]
其次，是國家檔案局領導也發表了講話。如：“努力建立強大的檔案資源體係，提高檔案資源管理能力，為社會各方麵利用檔案信息提供強有力支撐。要把檔案資源體係覆蓋到城鄉全體居民，覆蓋到社會尤其是民生各個方麵，覆蓋到社會發展的各個領域和各種新社會組織，覆蓋到檔案的各種載體、形態和專業內容，所有檔案應建立盡建立、應進館都進館。”[6]
最後，是有關學者也進行了研究。如：“門類齊全、結構合理的館藏應是檔案資源建設追求的目標。要達到此目的，一是要加強對檔案室的業務指導，從收集歸檔源頭上抓起；二是進一步明確接收範圍，紮實做好接收工作，把能夠反映立檔單位主要職能活動的不同門類和載體形式的檔案統統接收進館。”[7]
2.2 對“館藏檔案資源”的分析
2.2.1 目前在“館藏檔案資源”建設指導思想上還存在偏差。我們現在對於“館藏檔案資源”的研究往往是以檔案館為出發點來展開的，即圍繞館藏建設的需要來尋找檔案資源；而不是以檔案館為落腳點，即在廣泛發現豐富檔案資源的基礎上，再來從中選擇對國家和社會有保存價值的檔案接收進館。這就出現了一種很無奈的結局，即我們要想建設內容豐富、門類齊全、結構合理的館藏檔案資源體係，但結果往往是由於沒有豐富的檔案資源基礎而無法真正達到目的。
2.2.2 “館藏檔案資源”建設中的根本問題是沒有抓住源頭。隨著建立“覆蓋人民群眾的檔案資源體係”的提出，我們正努力從法規保障角度尋找一條豐富館藏之路。然而這些規定卻仍然隻局限於對本級黨委、人大、政府、政協及其所屬部門和鄉鎮人民政府（以下統稱“各機關”）檔案資源的整合，而沒有將觸角伸向“各機關”的主要業務部門和其直屬單位。因而，事實上，在我們“各機關”的所屬部門及其下屬單位的檔案中，對國家和社會有保存價值的部分沒有進入“各機關”檔案室保管，這就使得檔案館的館藏來源存在著先天不足。
3 “檔案資源整合”
3﹒1 現有的研究。“通過對各級各部門檔案機構的歸並及合理分工和檔案資源的整理與組合，使檔案機構和檔案資源結構合理、配置優化，為各級國家檔案館提升服務功能、形成服務體係奠定堅實的基礎，以適應市場經濟條件下國家和地方經濟社會發展對各級國家檔案館服務功能的要求。”[8]