高校大檔案管理模式探究
理論探討
作者：趙愛玲 秦飛 劉京鳳
摘要：高校大檔案管理模式將成為高校檔案管理體製改革的一個主要內容和發展趨勢。文章通過對北京實行大檔案管理模式高校檔案部門的現狀研究，提出了建立大檔案管理模式的思路，即樹立大檔案觀念；建立適合高校大檔案管理模式的領導體製和管理體製；確保檔案工作納入學校的總體規劃；合理設置機構和采取科學有效的管理方式；強化管理職能與完善服務職能。
關鍵詞：高等學校；大檔案；管理模式
高校大檔案管理，是指將高校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的曆史記錄，集中統一地由高校檔案機構保管的一種管理模式。高校實行大檔案管理模式的意義在於，可以確保統一製度、統一規範、統一管理，維護檔案的安全與完整，充分發揮檔案的價值和作用，有利於檔案信息化建設、開展校史研究和教育、理順和完善高校內部管理環節，加快現代大學製度建設的步伐。
高校“大檔案”理念的正式提出，是在《高等學校檔案管理辦法》27號令（以下簡稱《辦法》）頒布後。2008年8月教育部辦公廳主任牟陽春，以“學習貫徹《高等學校檔案管理辦法》促進高等學校檔案工作科學發展”為題，對《辦法》進行了解讀。在解讀《辦法》的特色及現實意義時強調了高校檔案資源建設的“大檔案”理念。《辦法》將學生檔案納入歸檔範圍，而且單獨設類，彰顯了以人為本和重視民生檔案的理念。《辦法》強調高校檔案機構要重視和加強“對於與學校有關的各種檔案史料的征集”，突破了傳統歸檔理論的限製。高等學校“歸檔的檔案材料包括紙質、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式”，這對於高校檔案信息資源的全麵和完整，對於加大高校檔案信息化建設的力度，方便學校和社會利用檔案信息資源，具有重要的現實意義。[1]
1 北京普高院校檔案管理模式現狀
依據教育部2012年4月發布的北京普通本科院校名單，筆者對57所北京普通本科高校進行了調研，通過走訪考察、電話谘詢和網站查詢等方式，了解到有8所高校實行了大檔案管理模式，並對這8所學校檔案管理體製、機構設置、管理方式以及存在的問題進行了研究，基本情況。
1.1 領導體製。通過調研，8所高校的檔案機構領導體製大致分為以下三種：第一種是校長領導下的獨立（正、副處級）單位，如清華大學檔案館、北京航空航天大學檔案館；第二種是掛靠黨政（校辦）下的（正、副處級）單位，如中國農業大學檔案館、北京科技大學檔案館；第三種是檔案工作委員會下的執行機構和職能部門（正、副處級）單位，如中國人民大學檔案館。
1.2 管理體製。8所實行了大檔案管理模式的高校，其管理體製均按照《辦法》規定，校長主管學校檔案工作，分管檔案工作的校領導協助校長工作。館內均設有館長和副館長1名～2名。工作人員在10名～20名。學校各部門均設有檔案管理員負責本部門的檔案工作，部門領導為本部門的檔案工作負責人。
1.3 機構設置和管理方式。通過對8所實行大檔案管理模式學校的調研發現，各高校的機構設置不同，管理方式也不同。主要有三種情況：一種是按專業設置的“條”管理方式，即在館內設置文書檔案室（科）、科技檔案室（科）、人事檔案室（科）等，各科室從指導—接收—整理—裝訂—排架入庫—統計—鑒定—保管—提供利用，實行“一條龍”服務，另設技術（或信息）室、編研室。另一種是按職能設置的“塊”管理方式，即在館內設置保管利用室（科）、接收指導室（科）、信息化建設室（科）、編研室（科）等，檔案工作人員按自身的職責工作。還有一種是在館內設置綜合檔案室和人事檔案室（或學生檔案室）。綜合檔案室負責十大類的綜合檔案，室內設各專業崗；人事檔案室負責教工幹部檔案和學生檔案。