淺談人事檔案管理的問題和建議
檔案管理
作者：何思明
摘要：切實做好人事檔案資料管理工作，對於我國人力資源的管理與開發具有重要價值。本文深入探討分析我國人事檔案管理方麵的現狀，並根據筆者多年工作經驗提出幾點改善建議。
關鍵詞：人事檔案 管理 建議
人事檔案是企事業單位招聘、任用、管理人才的主要參考依據。改革開放以來，我國逐步完善了人事檔案管理相關製度及運行機製，經過多年不斷修正，現已經形成了相對成熟的管理係統。近年來，在市場經濟環境下我國的人員流動性明顯增強，這樣顯露出傳統人事檔案管理中存在的弊端。如何讓我國人事檔案管理適應市場經濟發展需求，最大限度發揮服務社會經濟發展職能，這是值得我們深入研究的重要課題。
一、當前人事檔案管理現狀
1.人事檔案管理重視程度不夠。由於受到傳統人事檔案管理思想影響，很多事業單位領導在人事檔案管理方麵存在一定認識誤區，片麵認為人事檔案管理隻是簡單的保管檔案資料，並非單位的日常主要工作，隻需要做到不泄露、不丟失即可。因此，在單位日常管理事務中未將人事檔案資料管理納入工作內容，再加之缺乏必要的檔案管理考核製度，導致出現“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”現象。
2.缺乏檔案管理基礎設施，信息化程度低。在長期調研中發現，部分單位未安排專門的檔案管理室，部分單位檔案室環境惡劣，導致檔案材料變黃、變黴或者蛀蟲，對檔案資料的正常使用造成嚴重影響；同時，很多單位在人事檔案管理中未使用信息化管理技術，基本上延續傳統的手工管理方式，這與人事檔案管理行業的現代化發展趨勢是不相適應的。
3.檔案管理人員專業素質偏低。事業單位在人員調配方麵由於受到機構編製影響，未配備專業的人事檔案資料管理人員，因此大部分單位均采用兼職方式，這樣一方麵可能存在管理人員頻繁變動，另一方麵管理人員的專業能力無法保障。由於大部分檔案管理人員都是兼職且未接受專業知識培訓，因此對檔案管理業務比較生疏，在檔案資料的收集、整理、歸檔以及裝訂方麵出現不規範現象，從而嚴重影響單位的人事檔案管理質量。
二、針對目前人事檔案管理現狀的幾點建議
1.加強法製宣傳力度，提高管理重視程度。為了能夠切實增強事業單位領導、工作人員對人事檔案管理的重視程度，基層單位應該加強《檔案法》及相關管理辦法的宣傳力度，重點針對單位領導及檔案管理人員普及、學習《檔案法》，以此來增強單位相關人員的檔案管理意識，切實明確各自在檔案管理中的職責。通過增強對人事檔案管理的重視程度，將單位人事檔案管理納入日常管理工作範圍，並建立以單位領導為組長的檔案管理領導小組，定期對單位的人事檔案資料管理工作進行檢查、指導，對於存在的問題及時給予處理。