論知識經濟時代的企業檔案管理
管理方略
作者：沈巧玲
摘 要：當前社會處於知識經濟時代，傳統的檔案管理方式已跟不上企業發展的步伐，需要及時改革創新。本文針對企業檔案管理存在的問題，提出了建議，並借鑒知識管理的具體規則，討論了知識經濟時代的企業檔案管理新方式。
關鍵詞：知識經濟；知識管理；檔案管理
前言：這是知識經濟的時代，企業也必須與時俱進，借鑒知識管理的有效方式。企業的檔案部門在新的形勢下，應該積極改革，淘汰過去低效的管理方式，建立與知識經濟時代相吻合的企業檔案管理體係，不斷創新，創造更多效益。
1.知識經濟特征
（1）知識與企業的生產力和生產關係息息相關；（2）知識分布全球化與多樣化。隨著計算機與網絡技術的發展，知識信息已經遍布各個角落，並且有多種載體，包括：文字、圖像、語音、圖形等等；（3）知識傳播網絡化。現在網絡平台大量湧現，並在企業呈普及化趨勢，知識和人們生活密不可分；（4）知識產權化。企業的核心知識必須要進行產權化，以此增強企業的競爭力及創造力；（5）知識管理成為目前企業管理追求的新方式。這是知識經濟的時代，知識管理是研究和探索別人所忽略但有效的知識，知識管理過程是掌握這些知識。
2. 企業檔案管理的問題
2.1 傳統企業的檔案管理特點
傳統企業檔案管理的主要任務就是將資料收集並保存完整。其管理對象通常包括：人物、事件、過程、文件、書報、物品等等，管理手段是紙質或實質。過去受技術水平的約束，管理工作關鍵在於收集、管理、編目、保存、借閱。總之，傳統的檔案管理發揮的作用是記載曆史，方便以後需求時可以查閱曆史根據。傳統的企業檔案管理有很多缺陷和不足，比如：工作量大，耗時長。規模越大的企業，這個缺陷更明顯。保存檔案占據的空間相對偏大。
2.2 信息時代企業檔案管理存在的問題
（1）檔案整理需人較多且耗時較長。大部分檔案基本不能有效地進行實時應用，而且有些管理人員缺乏專業素質，導致檔案管理不能高效化、現代化、規範化。
（2）檔案的分類方法不再適用目前情況。很多企業的檔案管理還沿用過去的分類方法，或者隻是在原基礎上附加部分管理規則，這是換湯不換藥的做法，大大降低了信息管理的效率。
（3）檔案資料的屬性和類別區分不清。比如較難區分的有：信息類、知識類、數據類等等。舉例說明，管理人員新收集了冶煉工藝方法，這原本屬於知識，但可以隨實踐變化，可以在實踐中優化、改善、創新、修正，最後獲取最佳工藝。
（4）網絡化對企業檔案管理受益不大。這是網絡化的信息時代，全球都可以自由通訊，檔案管理不再是封閉性的事情。管理人員必須要高效、快速地處理檔案，才能滿足競爭激烈的客戶要求，才能適應社會發展。