摘要 隨著藝術類院校近年來招生規模和辦學規模的擴大，二級學院管理模式不斷完善，教學秘書在教務管理中的作用隨之加重。通過中國美術學院教學管理的實際情況，對於當前在教學管理中出現的問題進行分析和總結，以此完善藝術類高校中的教學秘書工作。
關鍵詞 藝術類高校；教學管理；教學秘書
中圖分類號：G647 文獻標識碼：B 文章編號：1671-489X(2010)18-0033-02
Discussion on Teaching Secretary in Art College//Song Xin
Abstract With the expansion of the scale of art institutions and the perfecting of the manage system of independent colleges， teaching secretary’s role in educational administration are getting more important. In this paper， combining the managing experience of Chinese Academy， the author analysis the problem in management， to perfecting the teaching secretaries’ work.
Key words art institutions； teaching management； teaching secretary
Author’s address China Academy of Fine Arts， Hangzhou， China 310002
高等學校管理工作中，師資建設和教務管理是教學管理工作的兩個重要組成部分。由於藝術類院校有著專業特殊性的特點，並隨著近年來招生規模和辦學規模擴大化的趨勢，根據學院對於各教學部門的設置情況，配備教學秘書已成必需。但由於教學秘書崗位設置不久(相對其他普通高等學校而言)，同時固有的教學管理思維未能及時轉變，因此對於當前的教學管理工作造成一定的困惑。本文從教學秘書工作特點開始，結合中國美術學院教學管理的實際情況，對於當前在教學管理中出現的問題進行分析和總結，以供大家在日後的工作中不斷地改善和深入探討工作創新的思路。
1 教學秘書工作的特點
1.1 教務管理工作繁瑣且集中
教務管理工作主要集中在三大階段，從時間上劃分可分為期初、期中和期末。貫穿這三個階段，其主要工作又是圍繞編訂教學計劃、編製日課表、落實教學計劃、學籍管理和考試管理等開展。
期初，由於學院各行政部門同時啟動，勢必造成教學秘書線多麵廣的局麵。除了準備好學生返校報到注冊等各項常規工作，還要落實任課教師和各班學生上課的時間和地點，及時張貼各項教學公告，打印各專業課或共同課學生點名表等。由於藝術類院校的特殊性，每個學年第一學期期初工作與第二學期期初工作又有所不同。中國美術學院采用兩段式教學模式(即一年級學生統一在基礎部進行教學，從二年級開始進入各係進行教學)，因此每學年第一學期期初對於各教學秘書而言，都要迎接一次“新生”的報到注冊，以及一年級學生進入二年級的交接工作。學年的第二學期期初由於之前的本科專業考試，動用了全校所有的資源，各教學秘書在配合教學部門領導還原所屬部門教學資源的同時，還要確保各項教學活動的正常開展。
期中，按照學院各行政部門和教學部門領導的安排，協助搞好各項教學工作。例如學生專業課考勤、畢業審核、退學預警，公示各階段教學安排，配合教務部門進行教學檢查等。由於藝術類院校專業課階段性特點，在專業課結束階段，各教學秘書配合任課教師進行優秀作品的篩選，同時將專業課成績錄入教務管理係統。
期末，教學秘書的工作更加繁重。在配合各個行政部門開展期末工作之餘，除了協助教務處做好期末考試安排等各項工作外，收集各科目成績(包括各係開展的專業選修課或非專業選修課以及專業必修課或公共必修課成績)，並錄入教務管理係統。此外，還要將下學期開課計劃上報教務處並錄入教務管理係統。為了完成各項繁瑣而量大的掃尾工作以及下學期開學的準備工作，往往需要推遲放假時間。
1.2 教務管理以服務為主
目前，中國美術學院的教學秘書扮演的角色就是各教學部門的“管家”，雖以“教學”冠名，但所做無所不通，無所不能。雖然由教學部門直接領導，但主要配合教務處的同時也要兼顧其他各個行政部門。他們的核心工作是上要服務於教學部門領導，下要服務於教師和學生。在傳達各項教學管理製度的同時，又將教學第一線的信息反饋到各行政部門，起到承上啟下的作用。