淺談養老保險檔案規範化管理
業務交流
作者：姚慧榮
隨著企業改革的深化和機關事業單位人事製度改革的逐步深入，職工的流動性進一步加大，大量職工由原來的“單位人”變為“社會人”，加之養老保險覆蓋麵的擴大和退休人員的逐年增加，職工養老保險的檔案數量也在逐年增加。傳統的管理方式和陳舊的手工操作方法，已經不適應形勢發展的要求，也不能滿足養老保險業務的需求，實現職工養老保險檔案管理的現代化、科學化、規範化迫在眉睫。
一、職工養老保險檔案管理存在的主要問題
統一的社會保險檔案管理法規實行較晚，管理不統一。我國自2009年9月才出台實施了《社會保險業務檔案管理規定》，之前一直沒有統一的社會保險檔案管理的規定，檔案管理部門也沒有把其列入管理範圍。社會保險經辦機構，根據各自的工作需要，製定了一些辦法和要求，但並不統一、不規範。一些職工遺失養老保險檔案資料的情況時有發生，特別是一些流動人員，自己保存有關參保資料的現象較多，雖然養老保險經辦機構和勞動保障部門提出了要求，並且設立了保管檔案的機構和人員，但由於沒有過硬的措施和規定，加之參保人員對此認識不夠，仍然有很大一部分流動人員保存著個人的參保檔案資料。一些單位的勞資人員不及時將養老保險的有關資料歸檔或不認真辦理的問題也不同程度的存在，給參保人員享受保險待遇帶來麻煩，有的還引起爭議。
養老保險檔案管理水平不高，影響社會保險業務的開展。近年來，隨著養老保險業務量的逐步加大，特別是國務院決定將退休人員實行社會化管理服務以後，職工退休後，各種待遇的享受，都由社會保險來負責。為了更好的做好服務，各級政府和社會保險部門，加大了職工養老保險檔案的管理力度，投入了一定的資金建設檔案室、購置設備、開發管理軟件等。但由於這項工作剛剛起步，還沒有實現軟件、硬件和管理人員相配套，有的軟件不成熟或不能完全適應保險業務的需要，特別是由於沒有統一標準，全省甚至全市無法實現聯網和資源共享，不僅造成資金的浪費，也影響養老保險業務的開展。有的硬件陳舊落後，與軟件不能匹配，有的沒有專業人員，現代化技術不能發揮出應有的管理效能。在縣區一級，多數仍然沿用過去手工操作的陳舊管理方式，不僅效率低，質量也較差，查找數據資料費時費力，準確度也難以保證，直接影響工作的開展。
養老保險檔案信息開發利用程度不高，浪費了大量信息資源。我市的企業職工養老保險開展了近20年，機關事業單位職工養老保險也搞了近10年時間，職工養老保險積累了大量的檔案信息資料，但這些信息資料的開發利用仍處在“初級階段”，主要用於職工計算養老保險待遇和離退休人員養老金調整等方麵，即服務職工個人。而服務社會、推動社會保險事業的發展和為領導決策等方麵幾乎沒有開發和利用。
二、職工養老保險檔案管理設想與建議
職工養老保險檔案管理工作，近年來已經引起了有關部門的重視，采取了一些措施，也取得了很大成績，特別是國家出台《社會保險業務檔案管理規定》和《國家檔案局9號令》後，我省對此項工作十分重視，對各市、縣區加強了督導，並要求在規定時間內接受社會保險檔案的驗收。根據工作實際，筆者認為，今後應從以下方麵加大工作力度。