基於信息技術的企業檔案管理探索
管理創新
作者：秦美峰
摘要：隨著網絡電子信息技術的迅猛發展，企業檔案進入了信息時代。檔案管理作為企業信息管理平台的模塊之一，在其自身的形成、利用、存儲和傳遞等方麵發生了根本的變化。我們要充分利用信息技術，積極探索企業檔案管理的新模式和新方法，為企業經濟發展服務。
關鍵詞：企業檔案；信息技術；檔案管理；企業信息管理平台；電子商務；電子文件
中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A 文章編號：1009-2374（2013）03-0132-02
現代企業的管理越來越趨向程序化、自動化。信息技術在企業管理的方方麵麵無處不在，多數企業都擁有自己的信息管理平台，並隨其發展而不斷升級換代。檔案管理作為其功能模塊之一，在其自身的利用、傳遞、形成和存儲等方麵發生了根本的變化。我們要充分利用信息技術，積極探索企業檔案管理的新模式和新方法，為企業經濟發展
服務。
1 信息技術應用深刻影響著企業檔案管理工作
1.1 電子商務中檔案工作內容發生了變化
電子商務是指商品貿易的整個過程都通過電子手段來完成。它強調的是利用計算機網絡把賣家、買家、合作方和廠商在企業外部網、企業內部網和因特網相結合的應用。貿易活動是通過網絡來進行的，如查詢原材料、定購、展示產品、成品儲運和電子支付等活動，其核心內容是互相交流和溝通信息。隨著新計算機網絡的發展和應用，為企業檔案工作者提出了新挑戰，檔案人員不僅要保管和收集好企業檔案資源，還要了解更多的企業需求，設法使服務內容擴大。第一，要構建企業信息資料庫，通過選取一些有價值的信息資源上網，該資源既能樹立企業形象，又能體現企業優勢，來展示和宣傳自己，從而達到占領市場和吸引客戶的目的。第二，要多方獲取有效信息，構建一套高效的、科學的、靈活的、多功能的緊盯市場的企業檔案信息管理體係，為企業的領導決策、經營生產全程主動地提供多層次的信息服務。
1.2 企業檔案載體發生變化
企業信息技術的應用，使信息數據的遠近交換、傳遞、處理得到了適時的實現，企業在經營、生產、管理等各項活動中形成的紙質文件逐漸減少，取而代之的是電子文件，電子文件不僅辦公進度快捷，而且具有極快的傳遞速度。電子圖紙也在大量出現，其優勢也是手工繪製所無可比擬的。計算機輔助設計能夠對產品圖紙的設計進行隨意修改、查詢和存儲，既方便又快捷。比如開發或生產一項相對較大的產品項目可能需要產生上萬份圖紙，同時有些還要繼承原產品的許多成果，因此電子圖紙的生命力更加旺盛，而且電子圖紙的保存比底圖的保存更有意義，還省力、省時、方便。變化了的載體形式深刻影響著傳統的檔案管理模式。
1.3 企業檔案分類發生變化
企業電子文件的大量出現，大大衝擊了傳統的分類方案，如人事檔案、基建檔案、產品檔案、會計檔案、科技檔案、文書檔案等分類方案，逐漸被企業信息化集成係統流程的設置、各個管理模塊所取代。一份完整的檔案信息計算機依據工作需要隨時進行調整或設立相應類目，雖然不同企業檔案信息有著不同的分類方法，但不容置疑的是計算機的管理使檔案分類與企業的管理、經營、生產等各種狀況更加貼近，具有更加規範、科學和詳細的檔案分類。