淺談檔案管理中雙軌管理模式的必要性
出類撥萃
作者：白鳳玲
摘 要： 隨著信息產業和電子科學技術的飛速發展，電子檔案的出現給傳統檔案管理帶來了強烈衝擊。本文通過對電子檔案和紙質檔案特性的詳細比較，提出檔案工作中實行雙軌管理模式的必要性。
關鍵詞： 電子檔案 紙質檔案 雙軌管理模式
隨著計算機技術和網絡技術的不斷發展和進步，電子檔案的出現，給檔案工作開展帶來了前所未有的機遇和挑戰，使未來檔案管理走向紙質檔案和電子檔案並進的檔案管理模式。目前，檔案主要載體形式主要包括兩大類：
1.紙質檔案和電子檔案
1.1紙質檔案：所謂紙質檔案就是以紙張為記錄載體的檔案。這是我們日常工作生活中最常見的檔案載體形式，在現行檔案管理中仍占據重要地位，比如：企事業單位在生產過程中產生的各種文件資料，公司下發的各種“紅頭文件”，生活中的各類獲獎證書、信函、證明等。
1.2電子檔案：這是隨著網絡技術和計算機技術的發展而隨之出現的一種新型檔案載體形式，指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲於磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，並可在虛擬網絡上進行傳輸和存儲的文件。
2.紙質檔案和電子檔案的特性比較
2.1原始性、憑證效果不同
紙質檔案記錄的內容信息來自於人們的工作和生活，是客觀的、可靠的，是經得起曆史考證的原始信息；它記錄的信息不易被修改，是第一手資料，具有一定法律憑證效果，而且是可以直接閱讀的。
電子檔案必須依賴現代科學技術和設備才能利用和閱讀，且易於修改和複製而不留痕跡，從而無法確保記錄信息的原始性，使電子檔案的真實性、憑證性受到質疑，檔案的可信度下降。
2.2信息容量和載體壽命不同
紙質檔案在信息存儲方麵具有占地大、容量小的特點，需要專門檔案庫房進行保管；而且紙質載體穩定，隻要保護措施得當，就可以保存幾十年、上百年甚至更長時間。
電子檔案以占地麵積小、信息存儲量大而具有明顯的優勢，但電子檔案的載體材料通常是磁性物質，不穩定且壽命較短，較長時間的保存對電子載體來說難免老化變質，且隨著技術不斷進步，軟、硬件的更新換代，使電子檔案變得無法識讀，不具備長久保存的條件。
2.3歸檔方式不同
紙質檔案的歸檔是處理部門在處理完文件資料後，將其中具有保存價值的文件收集齊全，並按照文件之間的相互關聯進行分類、整理後移交檔案部門的過程。
電子文件的歸檔可采用向檔案部門移交光盤等磁性載體或按照電子檔案歸檔要求，從網絡上歸入檔案部門規定的地址。
2.4服務利用方式不同
紙質檔案的利用是通過人工查找方式實現的，效率低、速度慢。利用者對檔案原文的檢索利用仍要到檔案館進行，檔案工作人員需到檔案庫房中查找紙質檔案，利用人再辦理借閱手續。此外，紙質檔案的利用還要受到開閉館時間和檔案館地點的限製。