有關企業文書檔案管理的規範化思考
前沿探索
作者：欒惠嵐
作者簡介：欒惠嵐，（1981.9-），女，漢族，中共黨員，最高學曆：吉林藝術學院音樂表演本科。2001年9月參加工作，一直從事辦公室文書工作，主要負責文書日常工作及檔案管理工作。
摘要：文書檔案管理作為企業檔案管理的重要工作內容，在企業發展的過程中發揮著無可替代的作用。實現企業文書檔案管理的規範化，有利用降低檔案管理者的勞動強度，提高工作效率，進而有利於企業平穩、健康的發展。
關鍵詞：企業管理；文書檔案管理；規範化
文書檔案指的是機關、單位、企業等團體在從事社會活動的過程中，為了特定需要，按照一定的要求、格式而形成的書麵文字材料。文書檔案管理作為檔案管理工作的一項重要組成部分，其管理水平直接影響著文書檔案資料的完整性與保密性。因此，推動企業文書檔案管理的標準化、規範化進程，對於發揮文書檔案在企業發展過程中的作用，實現其存在的價值有著重要意義。
一、影響企業文書檔案管理規範化的因素
（一）觀念因素
文書檔案管理並非人們想象的將文書資料收集之後建立檔案目錄那麼簡單，企業的文書檔案管理實際上是把文書資料進行收集、整理、歸類、歸庫等處理，以方便日後提取使用的一係列過程。我們知道，文書檔案的前期收集與整理工作是異常繁複、瑣碎的，需要投入大量時間與精力，而且整個過程還需要科學、係統的進行設計。目前，我國企業的文書檔案管理工作存在嚴重的“重藏輕用”的思想，也就說檔案管理人員將過多的精力放在了對文書檔案資料的整理與保管工作上，對文書檔案資料所蘊含的價值的挖掘程度存在嚴重不足。
（二）人員因素
目前，有很多企業的內容都沒有專門負責文書檔案的管理人員，負責文書檔案管理的人員多數都是秘書來兼管的。這些沒有學曆背景、專業背景以及技能培訓背景的兼職人員，不但不具備文書檔案管理的相關知識，同時也認識不到文書檔案管理對於企業發展的重要性，也不關心文書檔案管理新技術的應用。除此以外，由於文秘人員的本職工作是文書處理，雖然與檔案管理相關，但並非是檔案管理工作的全部內部，所以，有很多企業內部的檔案工作都停留在“收好公文”的層麵上。
（三）技術因素
由於現階段很多企業對於文書檔案管理工作的認識程度不夠，其內部的檔案管理方式仍然沿用了手工管理模式，在收集、整理、儲存、查閱等方麵，手續比較繁瑣，效率低、失誤率高、不容易保管，同時由於文書檔案管理的信息化程度較低，文書資料基本上無法實現共享，甚至文書的價值大大降低。
二、推動企業文書檔案管理規範化的建議
（一）建立健全文書檔案的管理製度
管理製度是組織內部行為準則，是管理標準化、規範化的重要保障。同樣，文書檔案管理工作想要實現規範化，也需要有一套完善的管理製度對文書檔案管理人員的行為加以規範。企業管理者必須要以《國家行政機關公文處理辦法》、《檔案法》等法律條文為依據，然後再結合企業文書檔案管理的工作實際，製定出一套囊括：檔案的收集、整理、借閱、鑒定、統計、處理以及銷毀為一體的文書檔案管理製度，從而能夠讓文書檔案管理有據可依、有章可循。
（二）加強文書檔案管理每一個環節的標準化
規範公文製發程序，使文書檔案管理的每一個環節都能夠統一化、標準化、規範化。我們知道，文書檔案的前身是公文，從這一角度來講，公文製發的質量就決定了以後檔案的質量，而且在很大程度上也決定了檔案管理工作的規範化程度。所以，我們在製發公文時，必須要將標準化問題落到實處，這樣才能夠提高公文的質量，進而提高文書檔案的質量，為文書檔案管理的規範化打下基礎。一是要實現公文紙張、尺寸需要符合國家、地方以及企業內部的相關規定。二是對公文的字跡進行審查，保證公文字跡清晰，而且在製發公文時，特別要注意要使用不容易發生褪色的墨水、筆種與紙張，以便於日後的長期保存。三是對公文的簽發手續進行審查，確保這一手續符合審批的權限，同時對公文的標題、主送單位、抄送單位、落款、日期等內容進行檢查。四是使公文頁麵的排版形式更加統一、規範。五是要不斷規範公文的文種、格式，行文的過程中不要隨意使用簡稱、不規範字，這樣才更有利於日後的檢索工作。