新時期如何創新高職檔案管理工作
管理錦囊
作者：李銀亭
【摘要】高職檔案是高職院校發展曆史的縮影，對高職科研、教學和社會服務等職能起著重要作用。目前，隨著高職教育改革的不斷深入和外部環境的日趨複雜，高職的檔案管理工作麵臨著前所未有的挑戰，如何適應新時期的教學、科研和管理的需要，創新高職檔案管理模式，提高檔案利率效率，促進高職的長遠健康發展。是高職檔案管理工作人員亟需關注的課題之一。
【關鍵詞】高職檔案；信息化；檔案資源；人員素質
一、前言
隨著知識經濟的到來，知識在現代生活中起著越來越重要的作用，成為社會發展的主要推動力量，對知識的管理也日益成為現代管理的核心部分。高職是人才、知識和科技的密集的場所，承擔著教學、科研等與知識經濟密切相關的職能。所謂高職檔案就是在漫長發展過程中，高職在教學、科研等活動中形成了大量有價值的文字、圖表、聲像等記錄，這些記錄是高職幾代師生共同智慧的結晶，不僅在傳承高職文化、反映學校各個學期師生活動等方麵具有重要作用。而且對於服務學校科研和教學工作、服務社會等方麵作用顯著。然而，由於傳統思想和現實條件的製約，高職檔案管理中存在諸多的問題，例如檔案管理人員素質不高，高職領導對檔案工作不重視，高職檔案服務方式單一、信息化手段落後等等，這些問題成為高職檔案管理工作順利開展的桎梏，導致高職檔案的功能大打折扣，這就需要我們不斷創新檔案管理的思想和手段，切實提高高職檔案管理的有效性。
二、新時期高職檔案管理工作的創新途徑
1、加強宣傳、提高檔案意識
長期以來，高職對檔案管理工作的重要性認識不足，部分領導認為檔案管理可有可無，在資金、辦公場所、人員配備上投入較少，影響了檔案工作的順利開展。部分科研人員不願意配合檔案管理部門的工作，不能及時將科研成果進行歸檔，一些職能部門也不願意將材料送交檔案部門，造成很多珍貴的檔案材料積壓或者丟失，導致高職檔案管理工作進展緩慢。部門師生也認識不到檔案的重要性，甚至不知道檔案室的具體位置。鑒於此，高職要加大對檔案重要性的宣傳，提高高職領導、師生的檔案利用意識，一方麵高職可以利用學校網站、校園廣播、校報等方式加大宣傳力度，在廣大師生中間普及檔案知識，改變人們對檔案工作的神秘感和陌生感。另一方麵，檔案室要積極組織多種形式的講座和培訓，讓廣大的師生學會如何利用檔案、如何查詢檔案資料，充分發揮高職檔案的價值。
2、推進高職檔案管理的現代化
信息化時代，高職檔案管理工作的順利開展需要現代化的檔案管理設備和工具，在部分高職，由於對檔案管理工作的不重視，導致檔案管理部門的設備嚴重不足或者老化，計算機、掃描儀、刻錄機、服務器等都十分短缺，高職檔案工作的效率大打折扣。為此，高職要加強計算機技術在檔案管理中的應用，加快檔案信息資源的數字化、網絡化進程，從檔案資源的產生到歸檔都進行計算機操作，實現檔案管理的信息一體化，實現一次輸入、反複利用的效率，大大提高工作效率，也讓檔案管理人員從繁瑣的工作中解脫出來，進行更深度的檔案產品開發，以適應知識經濟的需要。同時，為方便利用傳輸和聯網，可以將館藏一些紙質檔案轉換為電子文件，以機讀目錄、卡片。通過建立檔案信息數據庫，充分發揮計算機的密集存貯和快速檢索功能，這是檔案管理現代化的基礎工作。另外，檔案管理工作要充分發揮網絡的優勢，將有價值的檔案信息公布在網上，提高檔案服務的廣泛性，同時也是帶動檔案收集、整理等工作的有效方法。
3、培養合格的高職檔案人才隊伍
高職檔案管理工作的順利開展離不開一支高素質的人才隊伍。為適應知識時代對檔案管理工作的要求，高職要加大對檔案管理人員的開發和培訓力度。一是通過繼續教育來解決檔案管理人員知識老化的問題。隨著知識經濟的興起和計算機技術的發展，高職檔案管理人員存在嚴重的專業性不強、知識麵窄的問題，通過培訓可以讓檔案工作人員學習先進的檔案管理前沿知識，了解高職檔案管理的最新理念，掌握檔案管理的先進操作技能，這樣才能勝任當前對檔案工作的要求。培訓方式可以多種多樣，可以請一些專家來進行定期培訓，提高檔案人員素質。也可以組織檔案人員參加一些檔案工作的學術交流活動，提高自己的業務能力。也可以選拔優秀的檔案工作人員到高職進行一段時間的專業學習，更新老化的知識，回來後可以起到幫傳帶的作用，讓更多的檔案工作人員從中受益。為了提高工作人員參加培訓的積極性，高職可以將繼續教育與職稱進行掛鉤，鼓勵檔案工作人員通過多種方式來提高自己的檔案服務意識和能力。