第七章達到目的的七個高效能工具?(3 / 3)

2Do:計劃好之後,著手將項目一步一步向前推進。

3Check:在進行市場調研過程中,一定要記得檢查,看項目的推進是否按原先的計劃進行?當中有無紕漏和出現偏差?

4Action:針對你的檢查結果確定你的行動。

如果在市場調研過程中,發現計劃偏離了原來的目的,或者發現原先的計劃考慮不夠周全,那你就要及時彌補、調整,以確保任務的圓滿完成。如果當中並無紕漏或出現偏差,當然是皆大歡喜,那你可以繼續一如既往地進行。

剝洋蔥法

你可能會在年底為自己訂下這樣一個目標:“我要在下一年中爭取成為行業中最出色的業務員。”隨後,你可能付出比以前更多的努力來實現自己的目標,然而,“羅馬不是一天造成的”,你的目標是逐步實現的。如果在設定你的“宏圖大計”時,能夠運用剝洋蔥法將你的“宏圖大計”分配成一個個的小目標,那麼在你實現每個小目標時,你就能備受鼓勵,而且你會很清楚你現在該去幹些什麼。

一、方法大意

實現目的的過程是由現在到將來,由短期目標到最終目標,一步步前進的。但是設定目標的最高效的方法則是與實現目的的過程正好相反,運用“剝洋蔥法”,由將來到現在,由長期目標到短期目標層層分解,如圖7-11。

圖7-11剝洋蔥圖

二、目標樹

目標樹是現代管理學中的一個重要概念。“剝洋蔥圖”告訴了我們進行目的分解的方向,而目標樹則為我們進行目的分析提供了具體的路徑。

1目標多杈樹示意圖(圖7-12)

圖7-12目標多杈樹示意圖

樹幹代表目標。

每一根樹杈代表由最終目的分解生成的大目標。

葉子代表實現大目標需要關注的因素或者子目標。

2在目標樹中,大目標與子目標的關係

(1)子目標是實現大目標的策略。

(2)大目標是子目標的結果。

(3)子目標實現之“和”一定是大目標的實現。大目標實現之“和”則是最終目的的實現。

3如何描繪你的目標樹

首先,寫下你的大目標和最終目的,然後思考實現最終目的有哪些策略,列出可能的策略並添加到目標樹上的各級標框內。其實,這些子目標是實現大目標和最終目的的步驟,在達到最終目的之前,首先是大目標和子目標的達成。接下來,再考慮完成每個大目標的因素,這些因素就是多杈樹的葉子了。這樣,你的目標很快就被描繪成一棵“枝繁葉茂”的大樹啦。

同時,你的目的分析任務也就順利完成了。

例如,你的最終目的是在今年的8月30日為公司贏得銷售額10萬元。

那麼你的目標樹應如圖7-13。

圖7-13銷售額目標樹

合理統籌

我們工作中的每一個環節都會點用時間,要想高效完成自己的任務,需要合理統籌,安排好工作中的每一個環節。“雙管齊下”法是國內一家著名的管理資訊研發中心研究的一種時間統籌方法,它可以幫助你做好工作中各個環節之間的統籌,快速提高你的工作效率。

工作中有很多因缺乏統籌而造成效率低下的例子,比如複印文件就是一個很典型的例子。

今天,你有一大疊文件要複印,粗略預計大概需要一小時,實際上需要你真正動手操作的時間有多少呢?現在科技的飛躍發展,機器的先進程度早已不像古老的機器般需要我們由始至終守候,其實真正需要動手的時間,合計起來不過十來分鍾而已。

而其他的50分鍾,你是不是什麼事情也不幹,隻是眼睛瞪得大大的,一味望著複印機發呆。而時間就是這樣悄無聲息地流逝了,你就白白將這寶貴的50分鍾給浪費了。一天有多少個50

分鍾?你的人生可以有多少個50分鍾可以讓你揮灑?其實你隻要留心一下,你就可以讓這一段空擋時間得到利用。你可以在這50分鍾內看看文件,搜集、整理一下資料,或者,打打電話聯係有關的客戶。

也許你會覺得,節約時間到如此挖空心思的地步實在太累人了。但是比起白白浪費時間,無法在上班時間內做完工作,你覺得哪個劃算點呢?其實為了提高日常工作的效率,統籌安排多項工作並進是很重要的。國內外的成功人士在利用和支配時間上常常運用“雙管齊下”法,巨大的成就產生往往緣於靈活運用有限的時間。因此,不妨在工作中學會實用“雙管齊下法”,合理地安排好自己的每一項工作。

關於“雙管齊下法”,這裏有一個很好的實例。著名的管理谘詢師林和憶起自己的中學生活,他認為當時的課業安排就是一個統籌策略的好例子。林和曾在國內一家知名的中學就讀,這所學校素以音樂聞名,每年全國高中音樂比賽都名列前三名之內。高中三年裏,喜愛音樂的他也一直是混聲合唱團的成員之一。

合唱團練習的時間是每天三點到六點,天天如此,即使是到了高三,高考迫在眉睫的時候也沒有間斷過。每到全國合唱比賽之前辛苦練唱到七點的情形,林和至今仍然記憶猶新。

你可能會有疑問,這樣練習不會耽誤功課嗎?然而在合唱團指導老師獨特訓練法的引導下,參加合唱團的學生的成績並沒有因此而落下。因為在每次訓練前,指導老師都會提醒他們在練唱時務必記得把功課帶過來。

由於是混聲合唱,所以練唱有一起合音的時候,也有部分練習的時候。合唱分三部,所以其中唱一部的同學練習時,唱其他兩部的同學就可以休息,他們就利用休息的時間看書。

在這個時間段內,既可以寫作業,也可以準備考試。如果連續練唱三小時的話,嗓子一定會啞,所以間斷地休息是非常合理的。就算是讀書三小時,其間也是需要休息的,因為人的精力有限,完全沒有休息的話,效果肯定會打折扣。因此,在同一時間內,讓音樂與讀書並進,一點兒痛苦也沒有。甚至,就讀書的立場而言,音樂還可調節心情。這樣的讀書效果遠遠超過三小時死釘在書桌前念書的效果。

也許最好的合唱練習法是當某一部在練唱時其他幾部也應該專心聽才對,但至少就效果而言,音樂與讀書並進術的成功,是絕對可以確認的。

如果不把功課帶到練習場所,高三的同學恐怕都會因為擔心功課而坐立不安,無法進入狀態進行練習,指導老師的安排卻使同學們能兩者兼顧。從當時的經驗裏,可以深深體會到同時處理—件以上的事情,也就是雙管齊下法的可行性與重要性。

例如有一天,部門主管讓你起草一份報告,並要求你一天時間內完成。其中查閱資料需要2小時,找3個人了解情況共需2小時,事前各需準備1小時,找兩個人統計數據各需3小時,草

擬報告需4小時左右。接到這項任務後,你不停埋怨:2+2+1+1+3+3+4=16(小時),而一天的工作時間才8小時,怎麼可能做得完?主管不是不會運算,就是故意為難你。

其實你的想法都錯了,其實你的上司的用意就是想考考你,看看你的工作效率高低。如果你是一名善於利用“雙管齊下”方法統籌安排工作的人的話,達成目的就不是難事。

最合適的操作方法是:

1上班後通知有關人統計數據,同時通知要向其了解情況的人做好準備。

2用兩小時查閱資料。

3找被訪者了解情況。

4中午之前將上報的統計數據進行審查,若發覺缺漏,再行補充。

5利用下午時間草擬報告。

具體安排如圖7-14所示。

圖7-14起草報告的時間統籌圖

