章節14
整理辦公桌上的文件
很多員工似乎並不在意自己的文件，辦公桌上、電腦裏的文件堆得亂七八糟，用的時候怎麼也找不到，浪費心情又花費時間，工作效率也低了下來。很多人工作失誤的原因就是不知道如何整理自己的文件。
上班才三個月，在市場部工作的小良的辦公桌就已堆得像座小山了，跟讀書時男生寢室一樣淩亂。這天上午老板找他要份材料，他找了半天才找出來。 當他把材料送到老板那裏去的時候，老板自己早就找到而且看完了。盡管老板沒批評他，但小良當時真恨辦公室沒有地縫讓自己鑽進去。
小良也知道，辦公桌上堆那麼多東西，既不雅觀，又影響工作效率。但是，這麼多資料，哪些資料要保存，哪些文件可以廢棄，小良把握不了，他怕自己一旦把什麼重要文件弄丟了，到時候吃不了兜著走。
其實職場中無論男女都應該具備一些文件存檔方麵的基礎常識。具體說來就是作為部門共用的文件資料需要有專門的人管理，你個人可以收集和保存一些自己能夠用到的文件資料。對於個人用的文件資料，你就應該妥善保存，要用的時候能很快找到。哪些文件必須保存?如果要保存又該如何保存?哪類資料看完就可以毀棄?等等，這裏麵大有學問。你應該做到心中有數，同時你應該學點存檔知識，改變大學時代的那種“隨意”的習慣。
對於一般的員工來講，常用的資料大體上可以分為兩種，一種是所有部門共用的，一種是屬於個人專用的。有些資料雖然可以是大家共享的，也可以是個人專用的，但如果是個人專用時，那麼，在保存的時段、使用的範圍以及保存的方法上與整個部門共享的就有很大的不同。哪些資料歸個人專用，哪些資料屬大家共用，很多公司都有明確的規定。
歸整個部門共享的資料包括：政府法律和公司內的各種規章製度、業務參考資料。業務參考資料包括各種規定和標準、各種業務手冊和商業應用文集等。
歸員工個人專用的資料，主要是自己所需的文件資料。如果是沒有保存價值的資料就及早銷毀，這樣既可以節省空間，又可以節約辦公資源。
作為職場新人，有時東西究竟是留還是棄，你一時難以分清和私自定度，如果保存起來，除了占用文件櫃，看不出它有什麼實際意義，而如果毀掉，萬一將來要用的時候找不到，那又是一件棘手的事?遇到這種情況，最保險的辦法是請示上司：如果上司說需要保留，就存起來；如果上司說不要，就毀掉。如果經常遇到這種情況，也不能老是去打擾上司，所以，在這方麵主要是靠向老同事學習，靠自己積累經驗。
下麵我們可以看一下老職員是怎樣整理他們的辦公用品的。
瑪麗·普爾對付瑣事的方式是分門別類。在她的辦公桌上常常有成千上萬的便條、信函、推銷函等東西，她處理這令人煩心的事的辦法是分類。
普爾將文件分成三類：第一類是需要立刻處理的項目；第二類則是不急但相當重要的文件；第三類則是可以在空閑時候閱讀的文件。將文件分成三類，這似乎並不是什麼重要的技巧，不過這一觀念卻相當重要——隻要她一拿起這些文件馬上就去處理。凱·柯波洛維茲將文件歸入6個色彩不同的檔案中，公司內部的便條、外來的信函等，都各自放在不同顏色檔案中。不同的機構有著各自不同的檔案顏色，一旦時間不夠時，則會看“今天必看”的資料檔案。
一個優秀的員工會保持“日事日畢，日清日高”的習慣，辦公桌上的文件，按急辦的、緩辦的和一般性的分明別類地擺放，有條有理，井然有序。臨下班的時候，連椅子都放得整整齊齊的。
其實你的辦公桌就像一麵鏡子，它反映出你為人的作風和辦公的效率。還有一些自己看不到別人卻很清楚的東西，所以時刻要記住保持辦公桌的整齊和清潔。隻有這樣，你才能一直保持自己的良好心情和別人眼中的優秀形象。
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熱戀辦公桌當心頸椎病
很多白領在辦公室坐著時習慣於駝著背、彎著腰，加上長時間低頭伏案，或抬頭對著電腦，使得頸椎長時間處於屈位或某些特定體位，使頸部肌肉長期處於非協調受力狀態，所以極易誘發頸椎病。
正確的坐姿實際上應盡量拉近與工作台的距離，將桌椅高度調到與自己身高比例合適的最佳狀態，專業設計人員可調整工作台傾斜10～30度。坐時腰部挺直，雙肩後展，並盡量避免頭頸部過度前傾或後仰，臀部要充分接觸椅麵，習慣頭部偏左或偏右寫作的白領應注意糾“偏”。工作間隙應經常做做提肩動作，每隔5～10分鍾應抬頭後仰休息片刻。
頸椎病又稱頸椎綜合征，是一種骨骼的退行性病理改變。有些白領在出現頭痛、頭暈、頸部或頸肩部疼痛麻木等頸椎病症狀後，很擔心自己得了頸椎病，究竟頸椎病是怎樣診斷的呢？專家指出，頸椎病的臨床表現十分複雜，它的主要症狀是頭、頸酸痛，活動受限，重者伴有惡心、嘔吐，當頸椎病累及交感神經時可出現頭暈、頭痛、視力模糊等，所以醫生一般靠臨床症狀、體征檢查，並結合頸椎影像學資料，三者相互印證才能確立診斷。所以，那些懷疑自己有頸椎病的白領，應該及時確診治療，切勿自己隨意診斷，擅自采用各種方法治療。
最好的防治頸椎病的方法是注意頸後部肌肉鍛煉，因此，經常伏案的人，應該堅持做以下鬆弛頸部肌肉的運動。
1.坐位頸部鬆弛鍛煉體操
（1）兩手叉腰，一二拍頸項向左側屈，三四拍頸項向右側屈。
（2）兩手叉腰，一二拍頸項向左旋轉，三四拍頸項向右旋轉。
（3）兩手叉腰，一二拍頭頂用力向上頂，下頜內收，三四拍放鬆還原。
（4）兩手叉腰，一二三四拍頸項向左、前、右繞環至還原，避免後仰。
（5）第一拍，頭向左旋轉，左手經體前伸向右肩上方。第二拍還原。三四拍同一二拍，方向相反。
（6）第一拍，頸項向左側彎，左手經頭頂上方觸右耳。第二拍還原。三四拍同一二拍，方向相反。
（7）第一拍，低頭含胸，兩臂在胸前交叉，盡量伸向對側，左臂在上。第二拍，挺胸，兩臂盡量外展，肘彎曲與肩平，手心向前，頭左旋，眼看左手。三四拍同一二拍，方向相反。
（8）兩手抱頭後，手指交叉，第一拍，稍低頭，兩肘向兩側張開。第二拍，用力抬頭，兩手向前用力，與頭對抗，不使後仰。三四拍同一二拍。
2.站位頸部放鬆鍛煉體操
（1）自然站立，肩膀放鬆。兩肩慢慢緊縮（夾肩），堅持5秒鍾，然後雙肩向上聳起，堅持5秒鍾，還原，重複5次。
（2）自然站立，肩膀放鬆。頸部慢慢地向前屈，盡量讓下巴碰到胸前，停留片刻，將頭輕輕抬起來，還原，然後頸部慢慢向後伸，停留片刻，還原成預備姿勢，重複5次。
（3）自然站立，肩膀放鬆。頸部慢慢地向左側屈，讓左耳盡量靠近左肩，停留片刻，還原。如上動作，再向右側屈。左右交替，重複做5次。
（4）自然站立，肩膀放鬆。頸部慢慢地向左轉動，眼睛向左肩膀後方看，停留片刻，還原。如上動作再向右側轉動。左右交替，重複5次。注意轉動時頭部不要過分向後傾。
選才的細節
年齡不是用人的標準
在選才用才上，很多領導者把年齡作為一個必要條件，他們認為年齡大者工作經驗豐富，專業技術嫻熟，為人處世周到，很容易與同事打成一片。但年輕人，浮躁、喜歡強出頭，因此，領導者總是不放心，不敢委以重任。
其實，作為領導者應該懂得，起用年輕人，不僅是為了適應世界新技術革命挑戰的需要，保證企業後繼有人的戰略決策。
如果不是青出於藍而勝於藍，企業就無從發展。因此，領導者應當認識到，提拔後起之秀是自己的責任，在實踐中，要十分注意破除年齡限製，大膽啟用後起之秀。
不知何時起，一些基層站段在幹部的選拔晉升上，把年齡作為一個必要條件，有的單位規定，工人過了35歲不能提幹，一般幹部過了40歲不能晉升副科級。可見，他們的幹部任用及幹部的升遷是按年齡劃線的，而不是幹部的德、能、勤、績、廉五個方麵的綜合情況。
1982年爆發的英阿馬島之戰最終以英國獲勝而告終。英國的戰時內閣在決定出兵的當天，便著手討論特遣隊司令的人選。撒切爾夫人選擇了伍德沃德，一時國內大嘩，因為伍德沃德少將是連一仗都沒打過的“年輕人”。而在英海軍中，光是參加過第二次世界大戰和蘇伊士之戰的老將軍就可以組成一個聯隊，在其中選個艦隊司令根本不成問題。但撒切爾夫人不為所動：“讓這個人去!”其理由有三：一是他當年以優異的成績從海軍學院畢業，又多次到各種軍事院校進修，擁有良好的現代軍事素養。二是他曾經當過最優秀的潛艇和驅逐艦指揮官，有熟悉艦艇和獨立指揮的經驗和優勢。三是他曾任國防部海軍作戰計劃處處長，使他擁有全麵熟悉海戰的條件。
在很多情況下，領導者都不會像“鐵娘子”撒切爾那樣剛毅果斷地做出決策，因為他們一是擔心年輕人辦事不牢靠，辦砸了自己得擔責任，受牽連；二是害怕年輕人青出於藍而勝於藍，危及目前自己擁有的權力和地位，因此壓製後進。但據統計，人的一生中25～45歲之間是創造力最旺盛的時代，被稱為創造年齡區。從實踐看，年輕幹部精力充沛，吃苦耐勞。他們朝氣蓬勃，最積極，最有生氣，樂於學習，善於探索，勇於創新，接受信息和更新知識的能力強，對新事物最敏銳，最少保守思想。諾貝爾獎從1901年頒發到1983年，獲物理學、化學、生理學和醫學獎的330多人，其中1/3是35歲以下的年輕人。因此，不敢重用年輕人，既耽誤他人，也不利於自己發展。帕金森的領導者威信越高，在位時間越長，就越難找到接班人的“定律”就說明了這個問題。