管理實務
作者：管理文庫
如何降低企業行政費用
減少行政費用的方法有很多，都可以拿來試試。首先要做的是與供應商取得聯係，告知他們公司正在進行改革，要求他們通報相關的業務情況和合同條件。首先要認請的是，是誰，以什麼樣的方式在管理企業采購行為？在中小企業裏，這一職能通常由相關部門的同事完成。(薑承剛博士點評：我們在千方百計地降低可見的成本，不要忽視了隱形的溝通成本。)
“對於經營者來說，提升企業的利潤隻有兩個辦法：提高營業額，或者降低成本。而降低成本並不意味著要降低產品和服務的質量。采購費用中的１５％至４０％以及收入的２５％都花在與產品和服務無關的企業日常運行上，包括行政費用、保險費、通信和出差費，以及辦公耗材，企業可以從這方麵著手節省運營成本。”
首先要認請的是，是誰，以什麼樣的方式在管理企業采購行為？在中小企業裏，這一職能通常由相關部門的同事完成。當有采購任務的時候，負責采購的人自然而然地就成為相關費用的管理或者決策人員。在規模更小的公司裏，行政方麵的采購經常由助理一級的員工完成。
如果錢從哪兒來是件重要的事，那麼花到哪裏去也同樣關鍵。有必要對公司整體的財務支出情況進行了解，以厘清相關的費用項目。在會計表格中，“其他費用”一項可能包含著各項費用， 需要具體地了解每一項，然後才能確定如何提高有關人員對此項費用的投入和專業程度，包括談判和議價的能力、選擇供應商的技巧等等。
減少行政費用的方法有很多，都可以拿來試試。首先要做的是與供應商取得聯係，告知他們公司正在進行改革，要求他們通報相關的業務情況和合同條件。
１。合理安排供應商的地位：會計報表的分析結果顯示，至少在某些方麵，有些供應商過於重要而唯一了，減少這種情況就可以省下一些錢。
２。優化支出：減少某種產品或者服務的使用量或者特殊要求就可以大大地省下一筆。別選擇那些品質高到超出需求的產品和服務，夠用就好，否則浪費的錢就很可觀。
３。找一家外部機構或者專業的采購公司來合作：財力不甚雄厚的中小企業更需要第三方的支持，其介入會減低公司的整體費用。根據企業規模的大小，第三方會提供不同的采購和費用方案，這也是優化費用的好方法。
具體來說，這類服務公司的最大好處是能夠迅速地提供具體的實施方案。而從管理者的角度看，讓員工承擔優化財務組合的任務就意味著讓他們在日常工作裏加上分析發票等額外的事情，與其如此，不如直接向專業的第三方提需求，溝通會容易得多。
這一領域的第三方機構有兩種服務模式：
第一種模式，專業的“成本殺手”機構會派出一位專家進行調研，並設立優化項目組，收費水平取決於他們為客戶省下了多少錢，並從中抽取固定的百分比。
第二種模式，企業加入某個第三方機構的客戶團之後，就能享受一些產品和服務的優惠價格，不受任何采購量的限製，隻要從列表上畫勾即可。這是因為，幾家企業組團之後，議價能力就大大提高了，同時稅費方麵也會節省不少，很適合那些５０人以下的小企業。
最後，不論企業的規模有多大，優化行政成本都會帶來積極的結果。除了節省費用之外，重新處理相關的采購合同也會促使供應商提高服務質量。當然，從分析到最後采取行動，中間還有很多事情要做。作為管理者，麵對變化的態度要果斷而非猶豫不決，新的做法能加速企業的成長，而且往往員工們會比管理者接受得更快。(薑承剛博士點評：降低成本，無處不在。)