原國太郎 總監德勤上海事務所企業風險管理服務
必須考慮舞弊行為的可能性
以下要介紹的是業務流程層麵內部控製的重點：支付及與其相關的控製。我們已經知道，內部控製的原點是防止采購與支付流程中舞弊行為的發生，接著再來看一下內部控製原型（20世紀初）中，發票（Invoice）核對之後的動作。
會計部門中負責應付賬款的人員收到從供貨方傳來的發票，在與訂單及入庫通知單對照無誤後裝訂到一起（憑證）。
會計部長（Controller）在記賬憑證上蓋VOID印，交付財務部門。
財務部長（Treasurer）確認蓋有VOID印章的憑證內容後，簽署支票送交供應商。
會計部門負責銀行餘額調整的人員進行銀行餘額調整。
讓我們來比對上述流程，展開探討。
發票核對：
沒有遵循原則的情況很多
會計部門必須對①采購方送來的發票、②訂單的複印件、③)驗收部門的入庫報告這3類文件進行核對。這一核對工作是確保會計部門能夠將正確的應付金額通知財務部門的重要行為。
然而，由於各種各樣的理由而沒有按照上述原則實施的情況很多。
以下介紹一些核對工作中可能存在問題的例子。例1：根據發票記錄采購
在銷售（2）中已經提起過，發票的發行由稅務部門負責，這是中國的發票形式在稅務上和會計上的處理要點，也是世界上較少見的例子。發票成為管理的要點，同時嚴格執行付款請求的核對和憑證交付、保管的情況很多，但有時在采購環節也能看到過於重視發票，而本來應該實施的會計處理卻沒有得以實施的情況。
實務中最常見的問題就是實施了入庫驗收，但是發票還未到時，不進行入賬處理的情況。較多的公司都會按照銷售的確認標準正確地實施會計處理，但對於采購的入賬，很多情況下都會以收到發票作為確認采購的時點。
在會計處理上，應該以每次驗收入庫的事實為基礎入賬，實務操作確有困難的話，至少也應該在期末（對上市公司至少是每季末）確認有沒有已驗收入庫但發票未收到的采購並適時入賬。
此外，在中國，在采購確認的時點一次記賬的情況較多，但其他國家有在驗收入庫時和收到付款通知書時分別做兩次分錄的情況。
例如，導入ERP係統的公司在驗收入庫時也會使用“應付暫估”或者“GR/IR account”等暫掛科目，在對照付款通知書時借記該暫掛科目，貸記應付賬款。
例2：核對工作不是由會計部門，而是由其他現場部門實施
大型公司中，如果將所有發票彙總到會計部門，那將會是巨大的數量，因此從合理化角度出發，在日本有時會見到由現場部門實施發票核對的情況。在中國，通常是現場部門在實物上將紙製憑證交給財務，由財務保管。這之中又分兩種情況：①現場部門（通常是采購部門）把發票交給會計部門，由會計進一步進行核對；②現場部門將核對完的發票和采購訂單，(有時甚至還包括入庫單)交給會計部門。
這樣做的原因之一是，發票內容是否正確可能隻能依賴現場部門，如采購部門，進行判斷。另外，在日本這樣操作還有一個原因，就是由於供應商按月開具發票的情況很多，哪些采購應該當月開具發票，隻有現場部門才能進行判斷。
但是，是否原本就是適當的訂單，應該在采購流程中進行判斷，而不是由會計部門在核對發票時再考慮。
會計部門在發票核對工作中應該發揮的檢查功能如下：
發票金額與應付金額一致；
發票本身的真實性，沒有偽造或篡改；
支付條件和采購方銀行賬戶與事前登記錄入的信息一致；
近期沒有同樣金額的付款要求（避免重複支付）。
因此，雖然發票核對是內部控製中非常重要的行為，由於從業務性質來看屬於相對簡單的工作，所以這一工作有時會被移交給近年流行的“共享服務中心”(Shared Service Center)進行管理。共享服務的概念是將多個部門或集團公司中相同的業務放在一個地方進行集約式管理以提高效率，會計、人事等職能部門中比較簡單的日常操作事務經常會成為集約管理的對象。