日本的租賃會計準則中有對於所有權轉移以外相關例外的規定,實務操作上絕大多數不計入表內業務。然而,日本準則與國際會計準則融合的潮流正在加快,租賃會計的修改動向也呼之欲出。而在中國,無論是新會計準則還是舊會計準則,除了土地租賃之外,基本都與國際準則接近。
就內部控製角度而言,無論租賃資產在財務報表表內還是表外,都是企業生產經營活動所必需的設施或設備,必須根據其重要性來進行管理這一點是不變的。因此,必須比照購入固定資產,對取得、處置、轉移、實物盤點等實施內部控製。
此外,關於租賃合同本身的管理,在合同內容複雜的情況下(例如,可能有銷售方計入銷售額,承租方采用經營租賃方式的情況),從會計上的要點來講,公司必須合理地將表外/表內的判斷以書麵文件的形式記錄下來。介於這樣的情況,有時應該借鑒律師、會計師的觀點。如果是規範的租賃公司,對於大規模且性質微妙的租賃交易,應該考慮將為顧客尋求法律意見作為工作內容的一部分。
“可見的”固定資產:
需要注意的是處置相關事宜、轉移記錄、掌握閑置固定資產等方麵
首先,讓我們來看一下“可見的”固定資產應該關注的固定資產實物管理要點。
取得與處置
取得和處置固定資產必須基於適當的批準實施。取得固定資產所需的批準程序一般會包含在采購相關批準規定或投資相關書麵稟議書上,而處置固定資產是固定資產特有的程序。正如第七章存貨資產中提到的,在中國,固定資產報廢處理不能在稅前扣除時,經常能夠看到公司對報廢的證據資料、文件、照片等不予保存的問題。從內部控製的觀點來看,希望公司能夠保存報廢處理的批準和報廢的證據資料。此外,應當注意出售固定資產時的程序,例如開發票以及收款的管理,會不會有問題;相比產品的銷售,在銷售固定資產的過程中需要注意不要在程序上草率行事。
台賬管理和轉移
已取得的固定資產用固定資產台賬進行管理,在實物上粘貼與台賬對應的銘牌或標簽。由於租賃資產不是本公司的資產,且將相對價值較低的備件等作為租賃資產的情況很多,所以對於這一塊的管理很容易被忽視。租賃資產有必要在財務報表附注中進行披露,同時考慮到向租賃公司的支付管理,台賬的使用非常重要。
如今,大多公司已不再使用紙張編製固定資產台賬和租賃資產台賬,但是因為很多公司不用專業財務會計係統,而使用簡易軟件或者表格計算,所以有必要注意安全與備份等信息係統的整體控製方麵有沒有問題。
雖然固定資產的轉移在會計分錄上不作反映,但從管理的角度也必須確切及時地記錄。在工作中是否存在備件或工具在部門間借用但沒有被記錄的情況呢?有必要在固定資產台賬上填寫放置的場所,像車輛等移動的固定資產則應該填寫主管部門、負責人等,且設定每次發生變更時的程序。
實物盤點、停用、處置、保存
中國的《企業會計製度》規定了固定資產必須定期或至少每年盤點一次。日本雖在法人稅中規定存貨的盤點必須每年進行一次,但對於固定資產相關的實物盤點沒有明確的法令或者準則加以規定。有部分公司能夠實現每年對固定資產實施實物盤點,但還是存在為數眾多的公司多年未進行盤點。