領導的命令不是聖旨，但你的承諾卻有著沉甸甸的分量，對於你不能實現的諾言，最好今天就讓員工失望，不要等到騙取了員工們的積極性後的明天再讓他們失望。人們推崇的是許下諾言並勇於承兌諾言的守信作風。一名成功的領導，就應該是一位從不隨便亂開空頭支票，言出則必行的謙謙君子。人並不是機器，不是你說給他什麼指令就會分厘不差地按你的要求完成。所以，每一位領導都應該記住一條準則：既然你說到了，你就一定要做到。這樣才能贏得人心，讓員工信賴你，你才能控製好局麵，才能管好員工。
5.由自己來控製時間
傑出的領導者們，首先並不是著眼於他們的任務，而是著眼於他們的時間。他們把時間置於自己的控製之下，不讓下屬和瑣事占用它們。他們清楚時間應該花在什麼地方，然後再使用自己的時間。
領導者的時間成本遠高於普通員工。因此，身為領導更應講究時間的使用效率，花一分時間就要有一分收獲。
作為領導者，當你知道什麼工作可以由別人來做的時候，你就可以把它們分配出去，不要再去費心考慮它們。對於那些剩下來的必須由你本人親自處理的事情，你也得分出主次和先後。
有一個領導，他的工作總是雜亂無章、一塌糊塗，原因就在於他不知道怎樣做決策，也不知道什麼事情應該先做，什麼事情應該後做。任何工作對他來說都是急的，每個星期他都會給他的行政工作人員、他的部門領導和一些分公司的領導發去幾十份畫了紅框並寫上“加急”字樣的備忘錄。可結果哪件事情也沒有得到及時的處理，原因在於每件事情都寫上“加急”的字樣，就使每一件事都變得不急了，變成了日常工作。
最後當他一籌莫展的時候，一個專家這樣忠告他：
如果你能把你的問題排出個先後順序，它們就迎刃而解了。現在你就把你急於要辦的事列出一個順序表來，然後按照主次依次處理，在同一個序號下不要列出兩項工作。在你列出了工作順序之後，你就全力以赴地解決第一號的問題，一直堅持到做完為止。然後再用同樣的辦法去處理第二號問題。不要擔心這樣做一天隻能解決一兩個問題，關鍵在於這樣做會逐漸解決你以往日積月累下來的許多問題。這樣一來，你真正關心、真正著急的事情，馬上就可以解決了。你也要讓你的下屬根據他們工作的主次和先後列出工作日程及順序表，也讓他們按照同樣的辦法去做。這樣，他們就會做好他們分內的工作。簡單點說，你要實行急事先辦的原則，一次隻辦一件事。即使這樣仍然不能解決問題，你也不要采取其他辦法，一旦你使這個係統運轉起來，你就要堅持到底。這樣你才能逐漸清理掉過去積壓下來的一些問題。
身為領導要學會先做重要的事情。19世紀到20世紀初，意大利社會經濟學家巴累托提出了著名的“巴累托法則”。其內容很簡單，例如：公司的推銷員中，成績最好的20%的成員，其工作量占全體推銷員的80%；電視觀眾把全部收看時間的80%，用於收看率最高的20%的節目，等等。現實生活中的許多事物，大體符合這一規律。美國工商業界中，有人把巴特萊法則稱為80/20規律。實際上，多數人並不去追究巴特萊法則提出的比例是否總是正確，隻是因為它提出的大致目標，用來衡量辦事的效益很便利，所以才廣為人們采用。
利用巴特萊法則，可以很好地節約時間。
比如，作為領導者，每天起床後，你可以把一天之中打算做的事列在卡片上，讀書、查資料、買東西、寫信、打電話等，全部列出，然後根據它們的重要程度分別編上A、B、C的順序號。其中A是無論如何必須完成的20%。當A部分完成後，人們就可以滿足地說：“啊！今天已經完成了全部任務的80%。”
對於自己藏書的整理也可以采用巴特萊法則。假設某人有藏書1000冊，事實上毫無遺漏地全部使用這些書是不可能的事。把1000冊書中使用率最高的20%即200冊挑選出來，放在身邊取用最方便的地方，這樣查閱起來既省時間，又提高了效率。
幾乎所有的人都有一個袖珍手冊，上麵寫有“通訊錄”，用來記錄同自己有各種聯係的人們的姓名、住址、電話號碼。在年終更換新的手冊時，依據巴特萊法則選出與自己聯係最多的20%，抄寫在通信錄最前麵的兩三頁上，大體就夠用。
可以看出，上述的巴特萊法則，不過是“重要的事情先做”這樣一條普通道理的數量化說明而已。學會在學習、工作、生活中運用這一法則，不僅能使我們節約許多時間，而且會使我們的生活變得更有節奏，更有意義，更有樂趣。
現在，假定你的一天是一個箱子。每一個主要的項目、任務、優先事務就像是一個保齡球。它們都是大的、重的，都需要一定的空間。當裝滿之後，你無法將額外的一個保齡球放到這個箱子裏；但是卻可以把許多大理石小球撒到這些保齡球之間的空隙裏。你無法承擔任何一項額外的主要任務，但是你卻可以通過利用大任務之間的空隙來完成那些小的、煩人的，但確實是比較重要的小事情。
你可以使你的每一天更有效、更令人滿意，如果你能夠抓住每天的小機會的話。它們不會大喊著出現，所以你必須時刻留心，否則它們會在你不經意之間溜走。這些空隙的時間被稱作“中間”時間。
你是否在電話上麵呼叫某個人後立即掛上呢？是否曾經有一個會議預定10：00點開始，而到了10：15卻仍然沒有開始呢？是否在午餐之前剛好完成一項主要項目呢？是否坐在大廳裏或者等待室等候你的約會呢？
單個的5分鍾或者10分鍾也許微不足道，但是，在把它們加在一起之後，將變得強大無比。那麼你每天有多少“中間”時間呢？10分鍾？20分鍾？30分鍾？如果你每天浪費30分鍾，那麼，你一年內將浪費掉15.8個工作日！那是超過3個星期的時間啊！如果你每一年多了2個星期的工作時間，並且是在不影響你的假期計劃和正常工作的前提下，那麼，是否你將會有可以更好地控製自己生活的感覺呢？這是否可以增加你的組織的價值呢？
為了重新控製你的“中間”時間，你必須進行計劃，並且隨時做好準備。
製定一份行動計劃的最佳時間就是——現在！哪些是那些小的行動，沒有確切的截止日期，卻可以放在“中間”時間裏完成？這裏有一些建議。
及時回複電話。
在那些已經打印出並準備寄出的信件上麵署名。
在你的辦公桌上麵放一個文件夾，並閱讀一些文件。
整理你的辦公桌並把所有的東西放在合適的地方。
如果需要的話，重新審視你的行動目錄並且重新排列它們的優先次序。
更新你的等待處理事務目錄單。
檢查你的信件。
寫出一個便條或者備忘錄。
放鬆！調整呼吸！
問題是，許多人隨意地浪費自己的時間，而在其後卻對浪費的時間有負罪感。做出堅定的決定，即完成上麵的每一條（包括放鬆），時間就不會那麼容易地被浪費了。必須製定計劃！
充分利用這些小段的時間是非常值得的。記住：長時間的小改變就可以產生大的不同！
其實，即使那些最忙、備受時間壓力的人也會浪費許多時間。他們並非故意如此，多數情況下是完全沒有意識到這一問題。多年來已經養成的工作模式，其中有很多陋習，隨時在吞噬著你的時間：你的辦公桌缺乏條理，要找一份文件就花費了數分鍾；你和一位同事不期而遇，扯了許多無聊的廢話；你把三分之一的時間用於各種會議，但有些會議卻沒有什麼價值；你對一件難辦而又不得不辦的事情優柔寡斷，磨磨蹭蹭，拖延了很久；你要約會一位重要人物，但對方不守時讓你白等了20分鍾；正專注於某項工作被突然來訪者打斷，再集中起精神返回原來的思路又用了十幾分鍾，或者，你花費很多時間去處理瑣事……
如果你正存在這類問題，而你又希望提高工作效率，那麼，不要讓懶於改變現狀的惰性控製你，立即著手改變你的工作習慣。一旦形成了良好的工作方法的模式，就可以在相當長的時間裏利用它，隻要按具體日程做細微改變就可以了。這是一項十分有益的工作。
為了更客觀地了解現狀，首先要對你的工作方式、利用時間的模式做一個檢查。為此安排一周的時間就足夠了。從早晨起床到晚上休息，把所有的行動都絲毫不漏地記錄下來。為了簡化記錄，你也可以隻調查上班的這一段時間。如果你能根據自己工作的特點準備一些表格，調查起來就十分簡便了。你可以參考下麵的表格。
要把時間調查表放在最方便拿到的地方，隨時記錄，如果把一天積累的所有事項再回憶起來，就難免會有疏漏。不要遺漏發生的特殊事情，以便於尋找工作的規律性，為以後做工作計劃更為切實可行提供幫助。時間調查表的內容力求客觀準確，分析這些問題才更有價值。
隨著你對工作情況的了解，你自然會對時間利用的方法變得格外重視。把每一項工作所占用你的時間作一個統計，看你在處理問題、進行工作上麵使用了百分之幾的時間；在不太重要的工作上花費了多少時間；用於會議的時間有多少，你又用了多少時間在會議的計劃和準備上；每天處理信件花多少時間，而處理必不可少的必辦信件又花多少時間；在部下委托給你的工作上又花了多少時間……你是否一到單位就看報紙，而報紙內容又與工作無關？你是否過多地出席了對工作不起任何作用的會議？你是否喜歡跟別人聊聊天，說些沒有必要的話而浪費了彼此的工作時間？你是否把別人能幹的工作都留在自己手中親自處理？
對時間的使用有所了解，你才能找出時間浪費的症結所在。從而采取更良好的工作模式。
另外，在今天，領導者工作時來自各方麵的打擾幾乎已成為工作的一部分，完全避免是不可能的。但是，頻繁的幹擾會打亂你的工作日程安排，使你無法按計劃完成任務，使日程表流於一紙空文。當你專注於某件工作時，幹擾會分散你的注意力，半途停下來的工作再拿起來，一般的人都需要一些時間集中注意力，回顧前麵一半工作的過程和內容，才能返回原來的思路接著幹。這也許就是你的工作效率低下的一個重要原因。為了提高工作效率，必須設法減少幹擾，起碼是減少、甚至避免在做一項重要性、關鍵性工作的時間裏被打擾，將其負麵影響減至最低程度。
造成大多幹擾的原因，有一部分可能源於你自己。比如，你正埋頭於一件重要的報告，有下屬叩門求見，你雖然不太願意中斷手裏的工作，但考慮到身為領導，有責任為部下解決問題，並且顧忌到平和、與群眾打成一片的領導形象，或者你喜歡參與每一件事，你就讓他進來，討論了半個小時。很多領導都喜歡說：“我的大門是永遠向你們敞開的。”但這種做法會使他們浪費許多寶貴的時間，常常無法完成預定的工作目標，長年累月，後果更加嚴重。
誠然，領導形象需要考慮，觸角廣泛的人際關係網也是一種珍貴的資產，如果你用來接待客人的椅子落滿灰塵，也表明你的工作作風存在問題。關鍵在於，兩方麵都要加以考慮，你既要經常接觸到別人，又要設法保證在一天中的某一段時間能夠關起門來，心無旁騖地專心處理重要事務，在這兩者中謀求平衡。
首先，有下屬來訪的時候，先問問自己：
他（她）打擾你的可能目的是什麼？
是否有利於工作（或對工作有潛在利益）？
是否重要，是否有接待的價值和必要？
搞清了上述問題，就很容易決定，是否有必要和下屬談談，什麼時候談，談多長時間等等。
你也可以采用下麵提供的一些技巧，減少來自下屬和同事的幹擾：
明確單位的政策、目標、程序，明確每個人的職責、權限，以減少因權限不明帶來的問題。
每天保留一段固定的時間解決下屬的問題，或者訓練你的助理將他人的打擾集中起來，每天一次地向你彙報。
鼓勵你的下屬以簡短的方式提出問題，如寫報告提要，或用便條代替親自上門。
對下屬的問題，立即給予回答，而不需要他們再次甚至多次地提醒你。
如果要和同事協作，雙方事前要達成共識，定好計劃，尊重對方的工作日程表，不要隨心所欲地打擾對方。
讓別人知道你多忙。美國的許多公司給自己的職員掛一麵小國旗，這麵旗子可以用一根繩子操縱沿旗杆上下移動，如果需要持續地做一項重要工作，他就降半旗。所有的人都懂得這個信號，並且不會來打擾他。你也可以借鑒這種做法，劃出一段不受打擾的時間區，以便高效率地工作，並形成製度。
能夠控製自己的時間，清楚的知道你的每一分、每一秒在做些什麼？是否有意義？是領導者控製自己的重要一環。身為領導，必須計劃並組織自己的時間，絕不能被外部的刺激牽著鼻子走。管好時間才能管好自己。
6.以高效率來做好工作
工作效率的高低直接影響到工作成果。因此，領導要控製好自己，在工作時保持較高的效率。
保持較高的工作效率並非難事，可以從以下幾個方麵入手：
（1）培養動力
成功的第一條法則是具備動力。懂得如何去聚集它，如何去節儉地集中地使用它固然重要，但首先你必須具備它——相當大數量的人並非如此。
動力是一種積極的主動的力，是一種去做、並且正確地去做事情的願望，是懷著一個特定的目標，從一點向另一點移動，向著新的陣地前進的願望，是去成就既定工作的願望。有些人從小就有這種動力，他們一心一意地去做他們所做的每一件事，他們必然獲得成功。另一些人隻是在他們願意或不得不去做的時候，才相當地努力，這不過是一條艱難的上坡路。
發揮動力的最佳方法也許是這樣的：把你一天的時間分割成盡量小的若幹部分，把每一部分都當作是獨立的有價值的部分。一旦你把工作拆成許多組件，你就能投身於其中之一，把它完成，然後再繼續做下一項。這樣會使你改變速度，並且不斷享受完成任務的清新之感。
多年前，哈佛大學教育發展中心的比利教授也曾總是在焦躁和惱怒的情緒中開始一天的工作的。來到辦公室，桌子上已是書信的海洋，電話鈴在響，人們在排著隊等待會見。等到十一點鍾，他已被搞得過度緊張，筋疲力盡了，隻怨恨工作了兩個小時，一件事也沒完成。最後他斷定，重要的是在一天的開始就把一件事完成，不管它是多麼瑣細。他決定在第一個小時回複信件，不接電話，不會見任何人。他把這些來信視為工作的一個獨立部分，重要的卻是有限量的。當他讀完它們，回答了它們，在需要采取措施的地方采取了措施之後，他便完全超脫了。
（2）控製惰性
很多人之所以失敗，是因為我們對於麵前棘手的工作拖著不辦。我們不過是被惰性所抑製了，而如果令這種惰性發展下去，它會產生一種永久的慣性。克服的辦法是利用它，讓消極的力量轉化為積極的動力。
假設你有一項較大的工作，它需要花費幾個小時去完成。你對自己說，等把它幹完了的時候，你又可以清閑了，現在阻礙你去享清福的就是這項工作。然後，就像它是你的敵人一樣，向它進攻，把它打跑，你便為自己贏得了休息的時間。
一旦你獲得了開動自己、簡潔地利用自己的旺盛精力的能力時，你便能夠在一段較長的時間裏使用它了。關鍵在於一開始就使用它，等運用自如時，你會馬上發現這是用之不竭的力量源泉。
記住，著手某件事情後，就去完成它。精力在成功之中更新，而在事情的拖延之中衰敗。如果在早晨開始之時就猶豫不決或者做了一件失敗的事，那麼，一整天你都會繼續這種精神狀態，不斷地經受激情的退潮。
（3）順乎自然
許多人是把自己鎖在與自己的自然習慣和行為方式的精神鬥爭中來度日的。再沒有比這更具有破壞力了。假如你不是一個早起的人，就不要把重要的工作在一天開始時壓給自己。而如果你喜歡早睡早起，那就首先去做最困難的工作。
倘使你想豐富自己的日常工作，那要設計一個切實可行而且行之有效的計劃。但它必須是靈活可變的，以便使你不時地改變工作速度。當然，你將不得不一次又一次地妥協，但要記住，與自己的意願作鬥爭所消耗的精力越多，用於你工作中的則越少。
（4）抵製厭倦
厭倦對一個人元氣的損傷是無可比擬的。假如你陷入了使你活力減退的煩躁之中，按下列方法作一嚐試：
和自己打賭，在一天結束之前，你能完成你必須完成的工作，當完成時給自己以獎勵。
一天給自己確立一個主要目標。無論放棄其他什麼事情，都要達到這個目標。
在一星期中確定一天為“追趕”日，這樣在其他天裏可避開大部分瑣碎和惱人的事。
做每件工作都給自己一個時間限度。大多數人由於麵前的截止日期而能最佳地集中精力。
不要把一天當作時間進程的延續，那樣沒完成的工作便可推遲到下一天。有成就的人在計劃他們的生命時，是著眼於每一天的成就，讓每一天都有特定的收獲。這種緊迫感自然會導致全神貫注工作的無窮力量。因此要學會把每一天視為一個重要的獨立的時間單位，並且用今天你所完成的工作來評價你的表現——不是用昨天，也不是明天。
（5）推動記憶
如果你想成功，可不能健忘。然而，去記憶那些很容易寫下來的東西是在浪費記憶能力。因而要做索引。許多有成就的人都是強迫自己做索引的。
幫助記憶的另一個方法是去注意你要記憶的東西。如果說有成就的人具有非凡的記憶力，那是因為他們完全地投身於他們所做的事情之中去了。對他們說來，記憶那些與他們的根本興趣有關的事實、數字和名字全然不成問題。但由於沒必要去記所有的事情，你首先必須找到哪些對你是重要的，進而行使你的優先權。
（6）善於幻想
我們都知道，停留在過去是錯誤的。然而，事實上有成就的人往往是那些能檢視自己的過錯並從中吸取教訓的人。出現問題時，要正視其後果，千方百計地去糾正它，然後思考它是怎樣發生的——在未來的日子裏怎樣去避免它。
許多有成就的人還承認，他們常常幻想，這些幻想刺激他們向著既定的目標前進。因此要給自己幻想的時間。培養幻想的習慣，喜歡它們，把它們與你的目標聯係起來，使之富有建設意義。你們想要做的事情越多，你能夠做的也就越多。
（7）充分準備
特別是給上司做工作彙報時，要先打好腹稿。
在對人傳達要事時，若不先整理出條理，就貿然開口，往往都不得要領。尤其是對領導做工作彙報，說話結結巴巴，不隻浪費時間，更會令領導感到不耐煩，而影響到對自己工作能力的評價。不隻是對自己的同事，連對自己家人也是一樣，都要“先想好要說的話，才把人叫過來。”而且開口時，要先從結論說起，這樣，對方就會知道談話重點，不但不會浪費時間，也不會發生誤會。
此外，呈送出去的各類文件也要做標題和目錄。
除了時間太過倉促的情況外，在對訂約的公司客戶提出報告時，一定要在上麵附標題和目錄，同時也要求部屬，在呈送任何文件時，都必須規規矩矩地標上標題與目錄。因為標題和目錄能夠使人在閱讀內容之前，對文件的整體觀點與主題方向，有一個概括性的了解。乍聽之下，似乎令人覺得很麻煩，不過隻要想到這項工作不但能縮短他人的工作時間，也能夠縮短自己的工作時間，其效果絕對是不小的。
（8）將好的工作程序記入工作手冊
在做一件工作時，往往必須多方摸索嚐試。不過，在嚐試的過程中，即使發現新的方法，一旦完成這件工作，有時也會忘了這個妙法，因此所造成的時間浪費無法估計。所以，在你所在的單位中，如果有人發現效率良好的工作方法，都要記入“工作手冊”中，這樣這個工作經驗就不再為發現者所獨有，任何人隻要照章行事，一定可以順利無誤地完成工作。
（9）在“工作手冊”上詳細記錄零散信息
出門辦點小事，卻不巧趕上繁忙時，結果白白等了半個多鍾頭，這種情況經常會發生，隻是平常不太會感覺到，其實這些浪費掉的時間，一累積起來，也是相當可觀的。所以，為了防止這種無謂的浪費，連乍看之下很可笑的瑣碎信息，最好也記在“工作手冊”上，比如銀行在哪一天哪個時間人最少，或是哪個窗口辦事速度最快……將這些具體的信息記在手冊上，辦起事來將更為方便、迅速。
（10）將經常使用的工作用語符號化、簡略化
在處理事務過程中，隻要在訪客的名片上，簡單地寫上“人、住、印、檔”，然後交給秘書，她就知道該登記客戶的姓名、住址、複印名片、夾入名片簿存檔。像這樣將經常使用的工作用語符號化、簡略化，在交代工作的時候，可以不必在口頭上一一指示或寫字條提醒要點，得以省去不少麻煩。
（11）將公司報表文件原稿與資料的紙張統一起來
最近的辦公自動化設備，大多具備便捷的功能，複印機自動送稿，即為功能之一。因此，不必再費事地一張張換稿，一次次按鍵。即使不在一旁看著也無所謂，可以大大地節省人力與時間。
可是，這種精心設計出來的功能卻出人意料地並未受到廣泛的應用。其原因之一在於原稿的紙張大小不一。例如，在公司內部報表文件上經常可以發現，文章是打在A4的紙上，而圖表資料紙是B4大小。即使隻有一張大小不一，自動送稿功能的威力，也要大大減小了。因此必須首先統一資料等所有文件的紙張大小，不隻是複印上，在各方麵都將大大提高效率。
（12）及時編製“實用工作手冊。”
不管做得多麼完整，“工作手冊”也會有所遺漏。一種文件寫法雖然已考慮到種種情況，但為了應付特別的情況，就必須采取相應的做法。
因此明知不夠完整，還是編製工作手冊，將其當成“試金石”。一旦工作上發生困擾的問題，就立刻追加、修正工作手冊的內容。這樣日積月累就能完成一本“實用工作手冊”，發生任何情況都能從中找到最有效率的解決方法。