簽證主體即審核簽證的有關責任人、職責和簽證意見。目前，簽證主體過於簡單化，主要表現在：有的僅僅將發包方工程師或項目經理的名字簡單地填寫在合同條款中，對其具體的職權未作規定；有的則在簽證時不找合同中指定的簽證主體(即發包方現場代表)簽證，而是發包方具體負責某個項目的施工管理員或技術員的簽字;有的簽證人的簽署意見不表確、太具有主觀性，比如：簽證人簽署了“情況屬實，但與合同條件不符”等字樣”的意見等等。上述簽證都有可能致使簽證所涉及的利益得不到保障。為此，項目伊始，項目經營負責人及時與業主、監理、審計等單位相關人員溝通，收集業主單位簽證單樣本，了解有效簽證的辦理流程，熟悉辦理項目簽證所有要求並對項目技術人員、經營人員進行交底，尤其是有效簽證的辦理流程，業主、監理等單位具備簽字有效權的人員名單及何為簽證的有效意見等等。
2、簽證範圍
項目經營負責人應深刻了解合同內容及投標文件，並對投標報價清單、合同中較模糊條款與業主方工程部及審計單位進行溝通，明確本工程有效簽證範圍。項目人員在辦理簽證時，尤其需要注意規避以下方麵：施工圖紙、設計變更中所包含的合同內同和協議中規定包幹支付的相關事宜；能通過設計變更、補充協議或追加工程立項等方法來解決問題；同工程沒有直接關係的“人材機”費用；應歸到其他直接費中或施工因素增加費範疇之內；由工程質量問題所造成的工程返修、加固、拆除工作；施工組織不合理導致的窩工、停工等降效損失；因失職違規施工導致出現停水、停電和安全事故等損失。
3、簽證內容
鑒於施工單位在合同履行時的弱勢地位，項目簽證一般較少辦理有關於開工延期，業主方原因導致工期延誤、窩工停工的損失等方麵的簽證，但項目管理人員應在日常管理過程中注意搜集該部分資料，如會議紀要、來往文件及影像資料等，以防備業主方進行索賠。目前，各項目簽證主要由價款調整及工程量確認等簽證內容組成，主要涉及到技術要求、材料價款、工程量更改等方麵。
簽證內容必須明確注明：時間、地點、工程部位、事由，有無甲供材並附上計算簡圖、標明尺寸、注明原始數據；明確結算方式、結算單價；不能籠統地簽注工程單價、造價和工程量，關於一些重大的現場變化或隱蔽工程，要留存影像資料備查。此外，簽證中還應注明列入稅前造價還是稅後造價。
三、簽證的管理
施工企業要實現項目利益最大化，就應充分調動參與項目施工的工程技術和經營人員的積極性，並同時采取有效的措施對工程簽證辦理人員進行正當激勵。因而要做到：1、項目人員辦理工程簽證，需負責到底，直至通過業主方審計部門審核認可後方可計為有效簽證，納入項目有效工程簽證獎勵名錄。2、項目工程部門應有需辦理簽證事項的台賬，對於工程實施過程中能作為簽證的事項進行記錄，並標注該事項的工程簽證辦理人員，及時督促或親自辦理工程簽證。3、工程簽證簽訂完整後原件送交項目經營部，辦理人員或工程部門應留存複印件及掃描件各一份。項目經營部門統一編製目錄清單留存工程簽證原件和證據檔案。