工作再設計是工作設計的一個重要的組成部分。工作設計的中心任務是要為組織的人力資源管理提供依據,保證事得其人,人盡其才,人事相宜。如果我們發現原有的工作設計不合理,或存在嚴重缺陷時,就應該加以改進或再設計。因此,如何按照現代工作設計思路,重新審視工作本身,對原有工作設計的不足之處進行再設計已成為工作設計的一個重要的課題。
6.5.1 工作再設計的含義
1.工作再設計的概念
傳統的工作設計隻注重效率的提高和工作任務的完成。工作設計是指對工作完成的方式以及某種特定工作所要求完成的任務進行界定的過程。而工作再設計是指對員工的工作職責、內容、方式等重新設計,以提高員工的工作績效。它以員工為中心,讓員工參加工作的設計過程,員工可以提出對自己工作改進的意見、建議,參與編製工作再設計的具體內容。這樣做,一方麵員工的工作得到組織的認可增加了員工工作中的滿意度,激發了員工的工作動機;另一方麵工作設計從員工中來,設計的內容更加符合實際情況有利於工作的順利實施,共同推進了組織生產的高效和產出的最大化。
2.工作再設計的內容
1)工作內容。確定工作的一般性質,這是工作範疇的問題,包括工作的種類、自主性、複雜性、難度、強度和工作完整性。
2)工作職責。完成每項工作的基本方法和要求,包括工作責任、權限、信息溝通、工作方法和協作關係,是關於工作本身的描述。
3)工作關係。員工在工作中所發生的人與人之間的關係,包括同事之間的關係、上下級之間的關係、與其他部門之間的關係、與外部單位之間的關係等。
4)工作的產出。工作的業績和成果的產出情況,包括工作績效和工作者的反應。
5)工作結果的反饋。工作本身的直接反饋和來自別人對自己所做工作的間接反饋,即同級、上級、下屬人員、客戶等方麵的反饋信息。
6)任職者的反應。崗位任職者對工作內容、職責關係、產出和反饋的意見。
6.5.2 工作再設計與職位分析
通常人們認為工作設計或再設計與職位分析是兩個不同的人力資源管理領域,職位分析所關注的是工作的有效性,它是通過對實際的工作進行分析,提供工作的任務、目標、職責與環境等信息。工作再設計的目的是打破了原有的工作是不可改變的固定物的認識,將不同的工作的進行重新有機結合,工作再設計推進了員工的積極態度。
工作再設計的主要任務是對現有的工作進行的重新設計,以使員工工作更有效率並且對員工更富有激勵性,而職位分析主要是對現有的工作進行科學的分析,研究工作本身以及如何完成,從而為其他的人力資源管理實踐如招聘、甄選、培訓、考核、崗位評估、薪酬設計等收集信息。工作設計或再設計在改變工作方麵具有更加積極的導向性,而職位分析則比較消極,是被推著走的工作。
盡管如此,在實際的工作中,工作再設計與職位分析兩大領域有一定的聯係。一家公司為了對工作進行再設計,必須獲得與現在工作有關的各種詳細的信息,也就是說,工作再設計要以職位分析為基礎和依據,通過職位分析全麵了解組織和崗位的當前的狀況,不能毫無理由的憑空進行設計。
6.5.3 工作再設計的步驟與方法
1.工作再設計的步驟
確定組織的工作再設計主要有以下幾個步驟:組織分析、職位分析、問題診斷、針對問題的設計。
(1)組織分析
組織分析工作是為了明確企業的組織發展戰略與目標、組織結構與層次、組織文化、崗位體係和崗位的確立狀況。無論是企業自己開展此項工作還是通過外包的形式由企業之外的人來做,都應該考慮到這些因素,因為這些因素對於深入了解企業的結構、工作和崗位體係是必不可少的。組織結構是一個大的框架,企業所有活動都是在這樣一個框架下進行的。企業選擇什麼樣的結構對於企業的正常運作至關重要。
對既定組織的工作再設計是一個對原有組織進行的改進過程,從組織的分析開始確定業務流程。設計之前要分析企業的戰略定位、目標宗旨、業務領域、行業範疇,接著是業務流程的設計、工作任務的分解、工作的界定。
組織分析是通過采取一定的措施了解組織目標及工作的需要,了解各個部門及其成員的職責範圍、工作關係,明確組織結構。
(2)職位分析
在組織分析的基礎上,企業需要進行職位分析,進一步地分析各個部門和崗位的地位和問題。在實際操作中,組織分析與職位分析是同步進行、相互補充的,在組織分析中你會發現工作和崗位存在的問題,在職位分析中你也會透視出問題的組織根源。