“管理”一詞的含義非常廣泛。嚴格說來，管理與監督（或督導）稍有不同，而且管理通常意指企業經營的一部分，這是迥然不同於非管理工作和按時計酬的一群員工。由此可知，主管是管理的一部分，而且在大多數組織中均是如此。也許在某些公司中，經理職務不同於主管，但隻要我們仔細探討經理的工作性質，便會發現經理與主管實在很難截然區分。因此，主管（Supervisor）一詞，泛指擁有一群部屬的人。
了解階層組織中不同管理階層的功能，是非常重要的。我們時常聽到“中層管理”、“高層管理”或“最高層管理”，首先，我們必須弄清楚每一個管理階層的角色與功能。一般從服務與責任的觀點上看，很容易把管理階層區分成基層、中層及高層，其中每一階層都需在特定領域內妥當地運轉。如果每一階層員工都能表現正確的功能，而且不發生重複現象，那麼整個公司的績效一定會日益提高。
接下來，我們討論以上三個管理階層的職務、責任以及功能。一般而言，高層及基層的管理職責比較容易說明，而中層管理的職責卻比較不易說明，而且，中層管理所產生的問題遠比其他階層更多。基本上，管理階層越高，對下列各項工作所花費的時間便越多：長期規劃，指引公司發展的方向，處理關於組織結構的問題（例如：誰將負責向誰報告，未來的人力需求，以及未來的階層數目等，我們通常稱這項功能為“組織”）；相反的，管理階層越低，主管就越需要關心短期的問題，諸如：指揮部屬以及稽查部屬的工作績效。一般認為，高層主管是從事“規劃”（Planning）及“組織”（Organizing），而基層主管則從事“指揮”（Directing）及“控製”（Controlling）。但這並不意味著其他階層主管不需從事這些功能，而隻強調說，每一階層主管的大部分時間均花費在這些功能上。如此說來，基層主管位居管理階層的底層，主要從事指揮及控製。其中，指揮員工的功能包括：評估員工績效、維係工作紀律、激勵員工以及其他技巧等。控製功能則是指，依據預定績效稽查員工實際績效，並檢討下列各項問題：費用是否超出原定的預算？工作目標能否如期實現？產品能否符合顧客的需求規範？產品是否符合安全規定？顯然地，這些事情不應由高層主管來督導，否則，整個公司勢必陷於一團混亂。同理，關於全公司的長期規劃，也不應是基層主管的職責，否則同樣會陷於一團糟。
管理職責之所以如此劃分，最明顯的理由是，基層主管無法製定政策，更無法籌集資金及人力以配合長期規劃；另一個理由是，關於公司未來發展方向，如市場、資金、原料以及公司董事的期望等，高層主管比基層主管擁有更多資訊，相反地，基層主管比高層主管更清楚每天的工作進度，所以，基層主管負責思考短期計劃的問題（不必思考長期規劃的課題）。基於此一理由，高層主管必須依賴基層主管製定每日的決策——或足以影響公司短期利益的決策。
在我們區別高層主管與基層主管的職責以後，我們發覺我們尚未提及中層主管的職責。究竟中層主管的功能何在呢？總括說來，中層主管的職責比較不明確，但中層主管的功能及角色卻很多，如規劃、組織、指揮及控製等。由此可見，中層主管會遭遇長期規劃的問題，也會碰到短期規劃的問題，但比較經常處理中程規劃事項，例如，必須花費一兩年時間才能完成專案計劃；其次，中層主管必須操心基層的組織結構，所以中層主管時常依據高層主管的設計，招募員工及調整組織；同時，中層主管也必須考慮預算幅度及工作期限，然後向高層主管提出工作報告，並加上自己的建議。簡單地說，中層主管必須讓高層主管了解監督管理的問題（或指揮員工的問題）。另外，基層主管碰到無法處理的問題時，通常會直接報請中層主管協助解決，這時，中層主管的職責便是在難題尚未爆發以前，拆解其導火線。
至此，我們真正了解了中層主管的角色是擔任高層主管與基層主管之間的緩衝（承上啟下），並調節他們的工作方向。也就是說，高層主管在營運政策及工作程序方麵，製定許多決策，然後依賴中層主管把這些決策分派給基層主管，最後，由基層主管實際負責執行。通常，中層主管必須在高層主管的決策中附加說明，使決策含有實質意義，進而轉換成真正的活動，這是中層主管的職責。但中層主管的工作不僅如此，還必須把重大的資訊向上呈遞。也就是說，中層主管必須注意員工工作成果，縝密地加以分析，然後向高層主管提報充分的資訊及建議，藉以協助高層主管製定正確的決策。另一方麵，基層主管通常通過中層主管提出革新的建議，把有關政策及工作程序的資訊呈送給中層主管（中層主管便由於居中介而得名），就這方麵而言，中層主管必須替基層主管的政策解釋並辯護，藉以維護基層主管。當然，中層主管也應正確地向高層主管解釋一切資訊，而避免遺漏任何要點，因此，高層主管幾乎完全依賴中層主管獲取正確的、及時完整的、客觀的而且良好的資訊，如果高層主管未能獲取這類資訊，整個公司的績效將一蹶不振。