沃爾瑪公司所重視的是能夠一眼就從中獲取的信息——即所有那些數字。從某方麵來說，他們保存了儲存在沃爾瑪公司或山姆商店的每個單項商品65周以來的周轉曆史。那意味著拿起任何一樣東西，比如在當地辦公室用的電視機與盒式錄像機組合，就可告訴你過去16個月裏他們購進以及售出多少商品的準確數字。不僅有整體的情況，還有每個地區、每個區域以及每個商店的情況。沃爾瑪公司總是能把握那些對他們有用的信息，而在計算機內取出這些數據的程度會使他們具有強大的競爭優勢。
進入沃爾瑪的衛星設備室，可以看到他們的技術人員坐在計算機屏幕麵前拿著電話與任何一家可能發生問題的商店交談，隻要從那些技術人員的身後看上一二分鍾，就能知道當天進展的許多情況。從屏幕上，能看到當天銀行信用卡銷售的累計發生總額，且能看到他們當天回收了多少張失竊的信用卡。他們也可很容易地知道他們的信用卡認可體係是否在正常運轉，並監督那天他們做成的交易數目。如果他們真有什麼重要或緊急的事情需要與商店和分銷中心交流——某些重要到必須進行一次個人訪問的事情——山姆或者沃爾瑪公司的其他經理，都會走回沃爾瑪公司的電視演播室並打開衛星傳輸設備，把消息傳到那裏。而且，每個星期六早晨山姆都會進入那個房間，查看那些打印結果，並準確地了解本周所發生的情況。
通過建立分銷中心和衛星係統，沃爾瑪公司猶如猛虎添雙翼，實力大增。既快速有效地擴大了規模和效益，又從整體上降低了成本；既把握了市場也順應了市場、適應顧客的主動權。其他的競爭對手，要麼沒有自己的分銷中心，要麼沒有自己的衛星通訊係統，而有的則僅是模仿沃爾瑪，缺少創新，自然在競爭優勢上就輸了一截。
一、采購部門之功能
在討論采購組織之前，應先對采購部門在一個連鎖體係中所必須扮演的角色與功能有所認識，而依據這些功能目標，考量公司特性及策略來設計部門組織。
商品采購部門的功能概略如下：
1.協助販售部門有關業務之處理。
2.商品銷售情況之分析與檢討。
3.促銷商品之安排。
4.日常采購業務，如詢價、議價、訂貨等。
5.新廠商與新商品之開發與評估。
6.市場情報之搜集與反應，如商品資訊（價格、流行趨勢等）、廠商情報等。
二、采購組織
依據上列之陳述，采購部門內部通常可劃分為采購、市場調查及新商品開發等單位，如下圖：
（一）采購單位
此單位為采購部門的核心，擔負商品企劃、采購等業務。采購單位又可依各種標準細分組織，茲將較常見的標準簡述於下：
1.商品類別：依商品類別細分采購單位，如百貨公司的商品采購部門可劃分為家用電器科、日常用品科、服飾科等，如下圖所示：
采購單位
2.商品采購地區：依商品來源地區為基礎劃分，因為國內、外采購的手續、廠商特性、條件均大不相同，因此分別設立部門，以利作業與管理。如設國內采購科、國外采購科，或可依不同洲別及國別更細分之，如下圖所示：
上列標準亦可合並使用，如分設國外服飾、國內服飾課等，如下圖，或可加入其他標準（如商品價值、采購功能等）更細分組織。然而無論采用何種標準，均應以效率及效能為前提，依實際狀況考量決定。
（二）市場調查單位
負責企業內外部有關各種資料的搜集、分析、解讀、建議等。為采購部門之智囊單位。
（三）新商品開發單位
負責新商品之開發、研究、導入等工作。上列敘述僅為通則，采購部門的組織還是必須依企業之業別、策略、規模等實際狀況來設定，才能真正的切合需要，發揮功能。
采購流程並非僅是單純的詢價、議價、訂貨等步驟，而是一個必須經曆多種分析、考慮多種因素的精密過程。一個完整的采購流程依序應包含下列步驟，流程如圖2.5所示：
1.確認企業經營方針、策略，擬定采購政策。
2.了解、分析企業內外部環境因素，含商品動態（原料供應狀況及產能、原料成本變化）、競爭者分析、消費者動向、公司內部銷售資料分析、庫存狀況以及未來銷售計劃等。
3.擬定采購計劃，依據上述兩個步驟的結果擬定采購計劃。計劃要件包括：采購條件（付款條件、最低送貨量、配送方式、退貨條件等）、進貨廠商、進貨時間、商品類別、商品金額、商品數量等。）4.采購計劃再檢視及修正。
5.采購工作執行、控製。
6.采購工作執行結果檢討、分析與know-how累積。