一、商場辦公物品管理製度
第一條 行政管理部負責商場辦公用品、辦公設備、低值易耗品、通信設備的采購、保管與發放，電腦及附屬設備的購置與管理，由信息管理部設專人負責。
第二條 商場各部門將所需辦公用品清單提前半個月報至行政管理部，行政管理部根據實際用量和庫存情況製定購置計劃，經總經理批準後購置。
第三條 特需辦公用品、低值易耗品和通信設備，須經主管總裁批準，由行政管理部負責購置，然後記入備品保管賬目。
第四條 備品發放采取定期發放製度，每月的1日和15日辦理，其他時間不予辦理。
第五條 備品倉庫設專人負責。備品入庫需根據《入庫單》嚴格檢查品種、數量、質量、規格、單價是否與進貨相符，按手續驗收入庫，登記上賬。未辦入庫手續者，財務一律不予報銷。
第六條 備品保管實行“三清、兩齊、三一致”，即材料清、賬目清、數量清，擺放整齊、庫房整齊，賬、卡、物一致，做到日清月結。
第七條 做好出庫管理。在日清月結的條件下，月末必須對所有單據按部門統計，及時轉到財務部結算。
第八條 各部門設立耐用辦公用品檔案卡，由行政管理部定期檢查使用情況，如非正常損壞或丟失，由當事人賠償。
第九條 行政管理部負責收回商場調離人員的辦公用品和物品。
第十條 行政管理部建立商場固定資產總賬，對每件物品要進行編號，每年進行一次普查。
二、商場辦公用品發放規定
第一條 本商場為規範辦公用品的發放工作，特製訂本規定。
第二條 商場各部門應本著節約的原則領取、使用辦公用品。
第三條 各部門應指定專人管理辦公用品。
第四條 各部門應於每月28日前將下月所需辦公用品計劃報辦公室。辦公室於每月6日前一次性發放各部門所需辦公用品。
第五條 采購人員須根據計劃需要采購，保證供應良好。
上編商場·超市行政後勤管理製度第五章商場·超市總務後勤管理製度第六條辦公用品入庫和發放應及時記賬，做到賬物相符。
第七條 任何人未經允許不得進入辦公用品庫房，不得挪用辦公用品及其他物資。庫房要做到類別清楚、碼放整齊。
第八條 應加強庫房管理和消防工作，防止失盜、失火。
三、辦公消耗品管理規定
第一條 本商場為加強對辦公消耗品的管理，特製訂本規定。
第二條 辦公消耗品是指文具、紙張、賬本及其他印刷物品。
第三條 辦公消耗品一年的消耗限額為××萬元，各部門及有關人員必須節約使用，避免浪費。
第四條 辦公消耗品的購買與管理，由總務部負責，下設保管員處理領用事務。
第五條 總務部必須把握消耗品在正常情況下每月的平均消耗量，以及各種消耗品的市場價格、消耗品的最佳采購日期。在此基礎上，確定采購量與采購時間，以最小的采購量滿足日常事務運營對消耗品的基本需求。
第六條 對於特殊場合所用的特殊辦公用品，使用部門必須先提出書麵申請，總務部據此進行必要的調查後決定是否準予采購。如果一次采購價格總額超過××萬元時，須經總務部門主管同意，必要時需請示總經理。
第七條 在訂製各種賬票時，如果需要改動原格式或者重新設計新格式，使用部門的主管必須起草正式文件或方案，若牽涉多個部門，則需要一式多份，然後將這些材料送至總務部，並附上委托訂製或訂購申請單。之後，總務部在其責權範圍內，審核新格式、訂購數量是否合適，以及新格式的適用性與時效性等。通過審核後，還必須就是否由本公司自行複製或複印，還是委托外部進行印刷等問題，與申請部門作進一步協商。
第八條 向總務部領取辦公消耗品時，必須填寫申請書，寫明申請時間、使用場所（部門名稱）以及物品名稱與數量。同時，申請者以及其部門主管必須加蓋印章或簽字。另外，特殊辦公消耗品的申請必須填寫用途。
第九條 局部使用或特殊用途的賬簿傳票，其訂購與領用統一由總務部調控與管理。使用部門或申請者必須按程序提出申請。
第十條 總務部必須在填寫辦公消耗品購進登記簿的基礎上，對照各申請采購傳票，在每月末進行統計，並向總經理作出報告。
四、文具用品管理製度
第一條 為使辦公文具用品管理規範化，特製訂本製度。
第二條 本製度所稱辦公文具分為消耗品、管理消耗品及管理品三種。
1.消耗品。鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、筆記本、複寫紙、卷宗、標簽、便條紙、信紙、橡皮擦、夾子等。
2.管理消耗品。簽字筆、熒光筆、修正液、電池、直線紙等。
3.管理品。剪刀、美工刀、訂書機、打孔機、鋼筆、打碼機、姓名章、日期章、日期戳、計算器、印泥等。
第三條 文具用品分為個人領用與部門領用兩種。個人領用指個人使用保管的用品，如圓珠筆、橡皮擦、直尺等。部門領用指本部門共同使用的用品，如打孔機、訂書機、打碼機等。
第四條 消耗品可依據曆史記錄（如過去半年耗用平均數）、經驗法則（估計消耗時間）設定領用管理基準（如圓珠筆每月每人發放1支），並可隨部門或人員的工作狀況調整發放時間。
第五條 消耗品應限定人員使用，自第3次發放起，必須以舊品替換新品，但純消耗品（如直線紙）不在此限。
第六條 管理品移交時如有故障或損壞，應以舊換新，如遺失應由個人或部門賠償、自購。
第七條 文具的申請，應於每月25日由各部門提出“文具用品申請單”，交管理部統一采購，並於次月1日發放，但管理性文具的申請不受上述時間限製。
第八條 各部門設立“文具用品領用記錄卡”，由管理部統一保管，在文具領用時作登記使用，並控製文具領用狀況。
第九條 文具嚴禁帶回家私用。
第十條 文具用品一般由管理部向文具批發商采購，其中必需品、采購不易或耗用量大的物品，應酌量庫存，管理部無法采購的特殊文具，可以經管理部同意並授權各部門自行采購。
第十一條 新進人員到職時由各部門提出文具申請單向管理部領取文具，並列入領用卡，人員離職時，應將剩餘文具一並還交管理部。
五、網絡使用管理規定
第一條 為規範商場網絡的管理，確保網絡資源高效安全地用於工作，特製訂本規定。
第二條 本規定涉及的網絡範圍包括商場各辦公地點的局域網、辦公地點之間的廣域連接、商場各片區和辦事處廣域網、移動網絡接入、互聯網出口以及網絡上提供的各類服務如互聯網電子郵件、代理服務、Notes辦公平台等。
第三條 管理工程部作為商場網絡的規劃、設計、建設和管理部門，有權對商場網絡運行情況進行監管和控製。知識產權室有權對商場網絡上的信息進行檢查和備案，任何引入與發出的郵件，都有可能被備份審查。
第四條 商場網絡使用的禁止規定。
1.任何人不允許在網絡上從事與工作無關的事項，違反者將受到處罰。同時也不允許任何與工作無關的信息出現在網絡上，如出現要追查責任。
2.公司網絡結構由管理工程部統一規劃建設並負責管理維護，任何部門和個人不得私自更改網絡結構，辦公室如需安裝集線器等，必須事先與網絡管理員取得聯係。個人電腦及實驗環境設備等所用IP地址，必須按所在地點網絡管理員指定的方式設置，不可擅自改動，擅自改動者將受到處分。
3.嚴禁任何人以任何手段，蓄意破壞商場網絡上的正常運行，或竊取商場網上的保護信息。
4.商場網上服務如DNS、DHCP、WINS等由管理工程部統一規劃，任何部門和個人不得在網上擅自設置該類服務。
5.為確保廣域網的正常運行，禁止通過各種方式，包括利用郵件、FTP、Win2000共享等在廣域網中傳送超大文件。
6.嚴禁任何部門和個人在網上私自設立BBS、NEWS、個人主頁、WWW站點、FTP站點及各種文件服務器，嚴禁在商場網絡上玩任何形式的網絡遊戲、瀏覽圖片、欣賞音樂等各種與工作無關的內容。違反者將受到處分。
7.任何部門和個人應高度重視商場的技術秘密和商業秘密的保護，對於需要上網的各類保密信息，必須保證有嚴密的授權控製。
8.商場禁止任何個人私自訂閱電子雜誌，因工作需要的電子雜誌，經審批後由圖書館集中訂閱和管理。
第五條 商場網絡使用的處罰規定。
1.對於蓄意破壞網絡正常運行、蓄意竊取網上秘密信息的個人，作辭退處理，並依法追究其法律責任。
2.對於在商場網上散布淫穢的、破壞社會秩序的或政治性評論內容的個人，作辭退處理，情節嚴重者將移交司法機關處理。
3.對於私自設立BBS、NEWS、個人主頁、WWW站點、FTP站點等各種形式網絡服務的責任人，或玩網絡遊戲的個人，第一次發現降薪一級，第二次發現作降職處理，第三次作辭退處理。
4.對各種工作用文件服務器的申請，需經係統主管審核，由管理工程部批準後方可設立，擅自申請者將處以降薪一級的處罰。
5.對於在網上設立各種形式的網絡遊戲服務器的責任人，視情節嚴重處以降薪一級直至辭退的處罰。
6.對於由管理不善引起商場秘密泄露的責任人，處以罰款、降薪、降職等處罰。
7.對於私自更改網絡結構，私自設置DNS、WINS等服務的責任人，處以罰款、降薪等處罰。
8.任何員工發送與工作無關的電子郵件，將處以降薪、降職及至辭退的處罰，有意接收與工作無關的郵件，每次罰款100～500元。
9.任何員工在上、下班時間，通過商場網絡查閱與工作無關的內容，一次降薪一級。因工作需要的應通過商場圖書館的網絡查閱。
10.對於其他任何利用網絡資源從事與工作無關的行為，將對其處以罰款、降薪等處罰。
11.任何部門未經許可不得在網上安裝任何應用係統。
第六條 本規定自××××年××月××日起生效。即日至××××年××月××日為整改時間。
六、複印機使用規定
第一條 複印文件資料要辦理登記審批手續，詳細填寫複印時間、保密等級、份數，經商場辦公室主任批準簽字後送打字室複印。
第二條 為確保商場複印機的安全運轉，每天下午5時關機，過時送來的文件將延至次日複印；急件經辦公室主任批準後，方可臨時開機。
第三條 不得擅自使用商場複印機複印絕密文件和個人材料。複印機密文件需經商場領導批準。
第四條 複印機由專人保管使用，其他人員未經允許不得自行開機使用。
第五條 本規定適用於各部門所屬複印機的管理。
七、長途電話管理辦法
第一條 為使電話發揮最大效力並節省話費，特製訂本辦法。
第二條 電話由管理部統一負責管理，各部門主管負責監督與控製使用。
第三條 電話使用規範。
1.每次通話時間以3分鍾為限。通話時應簡潔扼要，以免耗時占線、浪費資金。
2.使用前應對通話內容稍加構思或擬出提綱。
3.注重禮貌，體現公司員工良好的文化素養和精神風貌。
第四條 長途電話使用規範。
1.各種外線電話須配置專用長途電話記錄表（具體表格略），並逐次記錄使用人、受話人、起止時間、聯絡事項及交涉結果。該表每月轉管理部主管審閱。
2.長途電話限各部門主管以上人員使用。
3.其他人員使用長途電話需經本部門主管批準。
4.禁止因私撥打長途電話。
第五條 違反長途電話使用管理辦法、未登記及記載不實者，將視情節輕重給予批評或處分。
八、備品供應與保管規則
第一條 為使商場備品供應及保管工作富有成效，特製定本規則。
第二條 本規則所指備品，包括價值在×千元以上，耐用年限在1年以上的固定資產，以及價值在×百元以上，耐用年限1年以上的事務用品。
第三條 本規則所指備品分類如下：
1.低值固定資產。
（1）事務用備品。
（2）作業用備品。
（3）事務用計量器具。
（4）作業用計量器具。
2.易耗品。
（1）事務用備品。
（2）作業用備品。
（3）事務用計量器具。
（4）作業用計量器具。
第四條 在商場內，由總務部主管備品。具體管理原則如下：
1.總務部應該就備品管理上的必要事項作出指示，並提供備品管理的方法、實施方案以及相應的資料。
2.總務部應該保證備品供應，對備品進行有效保管、供應、出借、整修與報廢處理等。
第五條 備品保管部經理有權任命專職人員，負責科內備品的出納保管事務。在任命專職保管人員時，必須通知主管部。
第六條 保管部負責以下工作：
1.申報采購預算。
2.製訂備品供應新方式。
3.掌握現存備品的名稱、數量、磨損或完好程度。
4.申請備品的更新改造，以及改變備品的用途。
5.備品供應或借出通知。
6.申報備品的修理、破損與丟失情況。
7.申報備品閑置與廢棄情況。
8.報告庫存盤點結果。
第七條 總務部必須確立備品台賬，並記錄以下內容：
1.備品名稱。
2.型號、寸尺與規格。
3.購入價格。
4.購入時間。
5.用途（分類）。
6.保管（使用）科名稱。
7.分類編號。
8.登記編號。
9.如果是計量器具，則予以注明，並表示其功能與作用。
10.如果是固定資產，則注明是否進入固定資產管理賬戶。
11.其他必要事項。
總務部按照上述台賬內容，製作相應的“備品保管傳票”。
第八條 對購進的備品，主管科要進行登記，並填寫“備品保管傳票”；然後，把保管傳票轉交保管科。
第九條 保管科對備品進行分類，貼上標簽，寫上分類編號與登記編號。
第十條 在向其他部門供應或轉移備品時，“備品保管傳票”必須交回主管科；主管科在台賬及保管傳票上填寫使用部門名稱、日期以及必要的事項後，把保管傳票移交給使用部門。
第十一條 備品可以“出借”方式使用。借用者必須出具借用證，借用證由主管科負責填寫，記錄下列內容：
1.借用者地址與姓名。
2.備品名稱，以及分類編號與登記編號。
3.數量。
4.借出日期。
5.借出期限與出借條件。
第十二條 保管科回收閑置的物品時，須請示主管科，並在回收後將保管傳票交主管科存檔。