保密工作在涉密檔案管理中的應用
出類拔萃
作者：關洪山
摘 要： 檔案管理工作紛繁複雜，特別由於曆史原因沒有實施《檔案法》以前，檔案管理工作無法可依，也沒有先進的手段和專門的人員對檔案實行有效管理，造成檔案管理工作存在很多不規範的操作，丟失、泄密現象給國家、社會、個人造成巨大的不可估量的損失。隨著製度的完善，在檔案管理過程中的保密工作尤為重要。
關鍵詞： 保密工作 涉密檔案管理 應用
檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的曆史記錄，對研究曆史及社會主義精神文明和物質文明建設有至關重要的作用。作為檔案管理者做好檔案管理過程中的保密工作，防止信息泄露，是重中之重。檔案管理者必須嚴格遵守黨和國家的保密製度，確保檔案的政治安全。另外，還應該從以下幾方麵加強保密工作。
一、檔案的存放
因經濟發展和社會進步，檔案逐步從紙質形式向電子形式發展，目前兩種形式並存，出於保密的要求，我們要采取不同方式對檔案進行保存。存放紙質類檔案的庫房應該單獨設立，並且盡量遠離閑雜人員經常出入的地方，同時要對庫房的牆體加厚，門窗加固。結合檔案的種類、保密級別、保密年限等要求，將檔案分門別類予以存放，配備必要的滅火、控溫、通風設施。但在通風口必須安裝防盜設備，有條件的機構要單獨設置檔案存放地。對於電子檔案采用單獨的存儲設備，並且必須按照規定予以備份，切不可使用可以接入互聯網並且沒有高等級防火牆的電子設備存儲檔案。
例如：縣及縣級以上政府都建有檔案館專門存放保管各類檔案，各級行政事業性單位也都設有專人對本單位的檔案進行管理，但檔案庫房建設因經費問題、辦公場地問題等限製有的還不規範，很容易導致泄密現象的發生，隨著國家對檔案工作的重視，應該加大此方麵的建設投入力度。
二、檔案的運輸
隨著人員流動及各級相關需求，檔案的正常調動時有發生，但是一定要嚴格按照程序規範執行檔案的運送方式。作為各種數據的真實記載，運送過程中須預防滅失、篡改等事件的發生。檔案保管機關在檔案發出前必須查驗檔案封裝袋內的各種記載事項是否齊全，內裝物品與檔案袋外標注是否相符，無誤後將繩扣編花打結，貼好封條，並加蓋騎縫章。各級檔案原則上不允許個人攜帶，不允許通過社會快遞公司、物流公司郵寄。出於保密需求，必須填寫中國郵政機要函件發運單，並通過此渠道運輸。電子檔案的傳送必須考慮保密工作的需要，不能通過日常QQ、MSN、電子郵件傳輸。同時作為電子文檔必須進行專業的加密工作。檔案寄達接收單位後，檔案管理員務必按照程序檢查封條、印章、外包裝粘和處有無異常，確認無異常後，認真填寫接收記錄單，將調入的檔案歸類保存。