時代的發展，已經讓管理者不僅要掌握“做事”的方法，而且要學會“讓人做事”的藝術，也就是“授權”的藝術。因為並非所有的授都能夠獲得成功，有的授權在中途就失敗了，有的授權結果不盡如人意，因此，授權不僅是管理的一項職責，也是一門藝術。
這樣交辦工作最有效
中層管理者的一個重要職責就是要把工作交辦給下屬去做。怎樣才能做到有效的交辦呢？下麵是有效交辦工作的六個步驟，如果你能認真地遵守這些步驟，就能夠提高自己的管理能力，改進部門的工作，提高企業的效率，把自己從具體事務活動中解放出來。
選定需要委派他人去做的工作
原則上講，你可以把任何一件下屬能夠處理的工作委派給下屬去做。為了做到這一點，首先要對下屬的能力有個了解。對下屬工作的評價是獲得這種了解的途徑。
認真考察要做的各種工作，確保自己理解了這些工作都需要做些什麼、有些什麼特殊問題或複雜程度如何。在你沒有完全了解這些情況和工作的預期結果之前，不要輕易委派工作。
當你對工作有了清楚的了解以後，還要使你的下屬也了解。要向處理這件工作的下屬說明工作的性質和目標，要保證下屬通過完成工作獲得新的知識或經驗。最後，把工作委派出去以後，還要確定自己對工作的控製程度。如果一旦把工作委派出去，自己又無法控製和了解工作的進展情況，那就要親自處理這件工作。而不要再把它委派出去了。
切記不要把“熱土豆”式的工作委派出去。所謂“熱土豆”式工作，是指那些處於最優先地位並要求你馬上親自處理的特殊工作。例如，你的上司非常感興趣和重視的某件具體工作就是“熱土豆”式工作。這種工作要你親自去做。另外，非常保密的工作也不要委派給下屬去做。如果某項工作涉及到隻有你才應該了解的特殊信息，就不要委派出去。
選定能夠勝任工作的人
建議你對下屬進行完整的評價。你可以花幾天時間讓每個下屬用書麵形式寫出他們對自己職責的評論。要求每位工作人員誠實、坦率地告訴你，他們喜歡做什麼工作，還能做些什麼新工作。然後，你可以召開一個會議，讓每個下屬介紹自己的看法，並請其他人給予評論。要特別注意兩個下屬互相交叉的一些工作。如果某下屬對另一下屬有意見，表示強烈的反對或提出尖銳的批評，你就要花些時間與他們私下交談。在這種評價過程中，你還需要掌握兩點：了解工作和下屬完成工作的速度。你要通過這種形式掌握下屬對他自己的工作究竟了解多深。
如果你發現有的下屬對自己的工作了解很深，並且遠遠超出你原來的預料，這些人就有擔負重要工作任務的才能和智慧。
了解下屬完成工作的速度是另一個重要任務。一旦你掌握了每個工作人員對其工作了解的程度和完成工作的速度等情況以後，就可以估計出每個人能夠處理什麼樣的工作，也就可以回到委派工作的分析上來，決定把工作委派給能達到目標要求的人。
如果你對下屬的分析正確無誤，那麼選擇能夠勝任工作的人這一步就比較容易做好。回到對工作的了解和下屬完成工作速度這兩個主要標準上來。然後，你再決定是想把工作做得好還是快。這種決策目標將會向你說明能夠勝任工作的人是什麼樣的人。這樣，你就有可能讓最有才能的下屬發揮最大的作用。但有一點也要記住，那就是你要盡量避免把所有的工作都交給一個人去做的傾向。
總之，隻要認真根據下屬對工作的了解程度、完成工作的速度、時間價值觀念和對他的培養價值這幾條原則辦事，就可以選擇出能夠勝任你要委派的工作的人。
確定委派工作的時間、條件和方法
大多數中層管理者往往不能選擇合適的時間去委派工作。他們上午上班後的第一件事便是委派工作，這樣做可能方便管理者，但卻有損於下屬的積極性。下屬有什麼感受呢？下屬帶著一天做些什麼的想法來到辦公室，一上班卻又接到新工作，他們被迫改變原定的日程安排，工作的優選順序也要調整，這樣做的結果便是時間的浪費。
委派工作的最好時間是在下午。你要把委派工作作為一天裏的最後一件事來做。這樣，有利於下屬為明天的工作做準備，為如何完成明天的工作做具體安排。還有一個好處，就是下屬可以帶著新任務回家睡覺，第二天一到辦公室便集中精力處理工作。
麵對麵地委派工作是最好的一種委派方法，這樣委派工作便於回答下屬提出的問題，獲得及時的信息反饋，充分利用麵部表情和動作等形式強調工作的重要性。隻有對那些不重要的工作才可使用留言條的形式進行委派。如果要使下屬被新的工作所促進和激勵，就要相信在委派工作上花點時間是值得的。寫留言條委派工作，可能快並且容易做到，但它不會給人以深刻和重要的印象。
製定一個確切的委派計劃
有了確定的目標才能開始委派工作。誰負責這項工作？為什麼選某人做這項工作？完成這項工作要花多長時間？預期結果是什麼？完成工作需要的材料在什麼地方？下屬怎樣向你報告工作進展？委派工作之前，必須對這些問題有個明確的答案。你還要把計劃達到的目標寫出來，給下屬一份，自己留下一份備查。這樣做可以使上下雙方都了解工作的要求和特點，不留下錯誤理解工作要求的餘地。應該讓這種委派計劃指導委派工作的全過程。