所謂“能力”，是指人們順利完成某種活動所必備的個性心理特征。
任何一種活動都要求參與者具備一定的能力，能力直接影響活動的效率，例如，做對外聯絡的工作，要具有靈活而敏捷的思維、較好的語言表達能力、較強的記憶等能力；做管理工作，要具備一定的組織、交際、宣傳、說服等能力。
每個人所具有的能力都是多方麵的。對於一個人來說，在他所具有的多種能力中，總有相對來說較強的能力，也有一般的能力和較差的能力。不同人的能力結構不同，因而能力在類型上便形成差異。另外，每一種能力也有類型的差別，如記憶能力，有的人屬於視覺型，即視覺識記效果較好；有的人屬於聽覺型，即聽覺識記效果較好；有的人則屬於運動型，即有動作參加時識記效果較好，等等。由於能力類型的差異，人們在工作中處理和解決問題的方式方法常常各不相同。
管理者隻有根據員工的能力狀況做到量才為用，才能把員工的作用最大限度地發揮出來，提高管理效率。
劉邦與群臣議論戰勝項羽的原因時曾說：在出謀劃策方麵，他的能力不如張良；在治理國家、管理百姓、籌措糧餉方麵，他的能力不如蕭何；在統帥百萬大軍戰無不勝、攻無不克方麵，他的能力不如韓信，但是，他能夠恰當地使用這三個人才，這才是他奪取天下的原因。
現代管理特別強調：“隻有無能的管理，沒有無用的人才。”善於使用人才，才能讓人才的能力最大限度為組織所用。管理者在使用人才的能力時，應注意以下原則。
（1）能力和職位相一致
每一種工作都對從事該工作的人的能力水平具有一定的要求，管理者在安排人員時，應盡量使員工本身所具有的能力與實際工作的要求相一致。
在現實中，一個人所具有的能力如果低於實際工作所要求的水平，會表現出無法勝任，做不好工作；但一個人所具有的能力水平如果高於實際工作的能力要求，不僅浪費人才，本人也會不滿足現狀，工作效果也不佳。
美國建立第一個農業大工廠時，需要雇用一批保安人員。由於當時勞動力過剩，工廠規定雇用保安人員的最低標準為高中畢業生，並具有三年警察或工廠警衛的經驗；但按這個標準雇用的保安人員工作後，感到所從事的工作（隻檢查進門的證件）單調、乏味，表示無法容忍，因而對工作漠不關心，不負責任，離職率很高。後來，工廠雇用隻受過四五年初等教育的人來擔任這個工作，他們對工作滿意，責任心強，缺勤率和離職率都很低，保衛工作做得很出色。
這說明：人的能力低於或高於工作的要求時，都會影響工作的效果，隻有二者達到一致，才能最有效地發揮人的作用。管理者在可能的情況下應盡量使員工的能力與工作要求相一致，做到人盡其才。
（2）要發揮出人才能力的強項
人的能力是多方麵的，而且有類型的差別。在用人時，應該從人的“強項”出發，實現工作與長處的結合，使其較強的能力充分發揮出來。
人有所長，必有所短，而且常常是優點越突出缺點也越明顯。在現實中，有些管理者由於不能容其短，因而就難以展其長；或者由於被某些“反映”或“輿論”所左右，寧肯使用平庸而沒有爭議的人，也不敢起用有爭議而才華突出的人。
實際上，世界上沒有十全十美的人。南北戰爭時期，格蘭特將軍喜歡喝酒。林肯知道喝酒可能誤事，但他更知道格蘭特是難得的帥才，所以他容忍了他的缺點而委以重任。事實證明，格蘭特將軍的受命使南北戰爭出現了轉機。
管理者應善於發現和發揮人的長處，使每個員工所從事的工作都是最能發揮其較強能力的工作。
（3）群體中能力互補
在組建群體時，應考慮成員間能力上的搭配與協調，使之在工作過程中能夠配合默契，相互補充。
人的能力是有類型差異的。要圓滿完成群體工作任務、實現組織目標，往往需要各種能力類型的人，因此，在組建工作群體時應考慮到各種能力類型的搭配與互補。群體成員應具有各不相同的特長，整個群體應盡可能具有各方麵的專門人才，這樣才能在具體工作中取長補短、相互配合，使任務順利完成。
另外，實際工作是分層次的：有管理與被管理、領導與被領導之分，有職責分工和級別的差異，而不同的工作對人能力水平的要求也不同。在組建群體時應考慮到這種差異，盡可能使成員的能力有高低層次之分，按梯次結構搭配，這樣即使單個人的能力並不很強，但群體內耗小，群體的整體力量就可以很大。
有些管理者有個誤區，認為人才越多越有利於組織發展，所以，總是千方百計聚集人才。但是，如果人才超過了實際工作的需要，可能會適得其反。在一個群體中，成員的能力水平都很高，往往不如能力水平有層次更有利於相互配合、協調與互補。總之，在群體中，隻有能力類型齊全、能力水平有層次，才最有利於整體功能的發揮。