一、下行溝通的障礙
1.自我主義的溝通心態如果上司沒有充分去了解下屬，想當然地認為下屬會像自己一樣，會積極地、按質按量地把工作做好，那麼，時間久了，就會形成自我主義的溝通心態。不和下屬一起製訂行動計劃，不及時監督下屬的執行狀況，在安排事情的時候敷衍了事，並且下屬多問幾句就表現出一副不耐煩的樣子：“你怎麼這麼無知？白跟了我這麼長時間！”以後下屬自然不敢多問。
2.信任危機如果上司從骨子裏麵不信任下屬，就會疑神疑鬼，話說一半留一半，讓下屬自己去體會個中的道理。或者用試探性語氣測試下屬是否在欺騙他，從而搞得整個團隊疑心重重，神經兮兮。這種上司還可能喜歡進行突擊檢查，常常弄得下屬哭笑不得。遇到這種上司，著實讓下屬感到頭痛。
3.把信息當做權力和工具如果上司將溝通信息與上下級關係遠近相聯係，向關係密切的下屬透露“機密”，對關係疏遠的下屬不管不問，那麼，組織的氛圍將十分糟糕。有一種上司總是考慮如何維護自己的權威，如何在公司建立自己的團隊，把自己因為職位因素所掌握的信息當做籌碼，來博取下屬對自己的擁護。認為誰跟他親近一些，就先透露給誰，讓下屬感覺到自己得到了上司的重視。下班後這些下屬會根據上司的喜好，形成以這位上司為核心的圈子文化，例如酒文化、麻將文化、卡拉OK文化等，然後大家就在酒桌上以自己這個圈子為背景，高談闊論，排除異己。這種小團體就在公司的文化裏逐漸紮下了根，對公司的管理產生極其不利的影響。相反，對於一些和自己關係不密切的人，上司很少和他們進行溝通，更不用說提前泄露“天機”了。隨著時間的推移以及上述潛規則的影響，下屬感覺呆在這種文化裏麵，一是融不進去，二是沒有前途，還有人覺得自己是在浪費時間，於是乎，優秀的人才會選擇辭職，另謀高就。
4.單向溝通的不良習慣有些上司個性非常固執，表現非常強勢，在與下屬溝通的過程中搞一言堂，聽不進下屬的任何觀點。“你的觀點我早就想到了”，“你不用說了，我接下來就是談你說的這個問題”。在他的腦海裏，下屬就是接受指示和命令，沒有申辯和發表意見的機會。還有一類上司非常自卑，自尊心極強，唯恐在溝通的過程中下屬在眾人麵前表達的觀點比自己的好，顯得自己無能，於是乎就用自己的職位及單向的溝通方式來壓製下屬，使其不發表觀點，這樣就產生了“我說你聽”的溝通模式。
二、下行溝通的準備
1.規劃好時間在與下屬溝通時，應事先規劃好時間，不要一邊與下屬溝通，一邊電話打個不停，或者不斷有人來打攪。上司如果能放下手中的事，關掉手機或將手機設為震動狀態，再與下屬溝通，這是對下屬的尊重，會提高溝通的效果和效率。
2.準備好溝通的思路和方案在與下屬溝通之前，自己應該通盤地進行分析，理清思路，最終拿出解決方案。聰明的上司會先讓下屬說出他的想法，如果與自己心目中的方案大致相符，就表揚下屬幾句：“不錯，就按照你的方案辦！”這樣會讓你的下屬更加有成就感。如果遇到沒有想法，是來接受請示的下屬，也不至於措手不及，這時你可以拋出你的思路和解決方案，並和下屬一起討論。
3.準備好怎樣回答下屬可能提出的問題由於掌握的信息不對稱，或者思考的高度不一樣，下屬可能會針對溝通點提出很多問題。作為上司，你事先應該準備好下屬可能問你的問題的答案。這個時候，其實是一個培訓下屬的好時機，不要去嘲笑下屬提的問題多麼無知。相反，下屬在這個時候提的問題越多，證明他想得越多，如果你能夠及時回答他的問題，就能保證未來的執行更加順暢。
4.準備好預案由於存在很多不可預知的風險，作為上司，在與下屬溝通之前，應該多分析這些風險，多設想幾個預案，這樣就突出了你身為上司的價值，同時可以保證以後執行過程中方向的把控和風險的預防。
三、下行溝通藝術
1.給下屬說話的機會正如上述分析的原因一樣，很多上司在和下屬溝通的過程中，習慣於單向溝通，不給下屬發言說話的機會，導致溝通效果不好。讓下屬開口說話，一則能夠讓下屬表達他的觀點和想法，說出他的思路，對執行和解決問題有非常大的幫助；二則體現了你作為上司比較民主的作風，能夠傾聽下屬的意見。給下屬說話的機會，尤其要讓下屬把話講完，以明了完整的意思。作為領導，不能隻聽到一半就妄加結論或批評。
“案例12-1”
軍訓
生產部經理周誌剛曆來有點獨斷專行。從一家台灣廠離職加入這家香港企業後，看到這家工廠的工人有點自由散漫，就想學學台灣公司的做法，要求工人每天早到半個小時，先搞軍訓，再開早會，每天下班也要求列隊10分鍾，改變員工自由散漫的現象。試運行一段時間後，一天，開生產部例會，很多部門主管對要求員工軍訓的做法頗有微詞。生產一課課長是個老員工，在這家公司呆了十幾年，他非常了解這家公司：“軍訓要求員工早到半個小時，但公司又不能為這半個小時支付工資或者加班費，下麵的員工意見非常大。”
生產二課課長表達了自己的觀點：“周經理，我們公司與台灣公司的文化可能有異。很多組長認為，這樣訓練沒有什麼用，反而會讓員工反感，執行起來沒有本質的改變，甚至比以前更差了。”
動力課課長說得較為風趣：“每天早上，我們的一些管理幹部從我們的訓練隊伍麵前經過，部門的同事告訴我，他們每天都要接受一次全公司的檢閱，站在那裏羞死了。”
管理人員你一言我一語，強烈建議周經理取消早上生產部員工軍訓的活動。然而周經理根本就不聽員工的勸告：“就是你們這些管理人員這麼多年讓員工放任自流，無拘無束，才養成現在這些壞毛病，這樣怎能提高我們的生產效率？怎能保證我們的產品質量？軍訓不但現在要搞，而且要一直搞下去，隻有這樣，才能夠改變這些員工身上的壞毛病和不良習慣。”會議不歡而散。由於這位經理一意孤行，獨斷專橫，始終不能夠聽進下屬的建議，後來工廠因為搬遷，員工罷工索要補償，集體要求工廠炒掉這位經理作為談判的條件，彈劾了這位經理。
“案例分析”無論是管理人員還是一線員工，都對這項運動產生如此大的抵觸情緒，周經理應該考慮一下各位主管的意見，並對軍訓適當做一些調整，既讓員工樂於接受，又在管理上起到作用。
2.檢驗下屬對溝通內容的理解程度很多下屬在聽完上司的指示後，似懂非懂，又不敢問，問了怕上司說其理解能力太差，不能理解上司的真正意圖。當他們回去向部門安排具體任務時，很可能會把方向搞錯，而最終的結果可能是南轅北轍。作為上司，在和下屬溝通完後，不妨詢問一下他是否已經明白了你的意思。如果他告訴你已經清楚了，則要求他把你剛才所說的擇要複述一遍，以此來檢驗他是否真的徹底明白了你的溝通意圖和目的。