管理者的時間壓力永遠都不會減少。機器操作工人現在每周隻工作40小時--不久將會隻工作35小時。而且比以前任何人的生活都好(不管以前的那種人工作多少和多富有)。但是機器操作工人的休息時間是以管理者的更長的工作時間為代價的。今天，世界上工業國中的管理者已經不再存在著"休閑時間的問題"了。相反，管理者的工作時間將越來越長而使管理者缺乏時間的問題變得更加嚴重而不易得到改善。
造成這種情況的一個重要因素，是今天生活水準的提高，是以經濟的不斷革新和創造為先決條件的。而經濟的革新和創造，又往往過度地耗費了管理者的時間。在短短的時間裏，一個人能夠得到的隻是他已經知道的，能夠做得到的隻是曾經做過的。
近年來，不少人都在研究，為什麼戰後的英國經濟變得這樣壞。研究的結果，其中的一個比較確定的原因就是英國的老一輩企業家，都企圖像工人那樣輕鬆和縮短工作時間。而這隻有在企業和工廠墨守成規和不求革新創造時，才是可能的。
上述種種原因說明：機構的需要，處理人事問題的需要以及革新創造的需要，樣樣都使得管理者不能不講究時間的管理。除非一個人首先知道他自己如何花費時間，他就甚至談不上管理時間。
有係統的時間管理
在一個世紀的最好年代中，我們已了解到，在一個人能夠知道自己如何花費時間之前，他必須先記錄時間，然後再努力去管理時間。那就是，大概是從20世紀初的科學管理時代起，管理者就開始記錄時間，不過，那種記錄是在某種特別種類的體力工作者當中進行的。時至今日，幾乎沒有一個工業國家會在管理方法上落後到不對體力工作者的操作進行係統的時間記錄了。
但是，我們一向將這種知識隻應用在時間因素顯得不太重要的工作上。換句話說就是，時間的利用和浪費的區別，隻是看其對效率和成本的影響，還沒有將這種方法應用到日益重要的工作上，應用到和時間因素的關係特別密切的工作，即管理者的工作，特別是管理者的工作上。而在這些人的工作中，時間的使用與浪費會直接關係到效能和成果。
所以，邁向管理者有效性的第一步，就是記錄他們耗用時間的真實情況。
在這裏，我們就不必討論記錄時間的具體方法了。有些管理者自己動手做時間日記。也有另外一些人，像前麵提到過的那個公司董事長，他們有秘書為他們做記錄。不管如何，重要的是把這件事做了，而且是把"真正的"時間記下的，那就是說，是在事情發生的當時記下的，而不是在事後憑記憶記錄的。
很多有成效的管理者堅持不懈地作這種時間日記，並有規律地每月進行檢討。最低限度，有成效的管理者應該在一年中有兩次或幾次，每次以三星期或四星期為一個時段，堅持不懈地自己作不間斷的時間記錄。每次這樣做了以後，他們就可以重新考慮和重新安排工作時間表。而在六個月以後，他們必定會發現，他們曾將自己的時間"漂移"到一些無所謂的小事情上，以致把時間都浪費掉了。對時間的使用確實會隨著實踐而得到改進。但隻有堅持不懈地管理時間才能避免其"漂移"。
第二個步驟就是要做有係統的時間管理。我們必須找出非生產性的、浪費時間的活動，如有可能的話，就擺脫它們。這就需要向自己提出一些診斷性的問題。
這件事不做行嗎？
首先我們要識別和排除一些我們完全不需要做的事情，和那些純粹是浪費時間而沒有任何成果的事情。為了要找出時間的浪費情況，我們就要向有時間記錄的所有活動--提出問題："如果不做這件事情，會產生什麼後果？"如果答複是："什麼事情也不會發生。"那麼，很明顯，結論就是立刻停止這項活動。
然而，使人吃驚的是，有那樣多的大忙人，每天都在不停地做一些似乎永遠都丟不下的事情。例如，有數不清的演說、宴會、擔任委員職務和指導職務等等，真不知這些活動占去了他們多少時間。雖然他們不喜歡這些活動，也沒有將這些活動搞好，但他們還是得忍受著，年複一年，就像從天而降的災難一樣逃也逃不脫。實際上，你隻要考慮一下，如果一項活動對你的機構，對你自己，或者對舉辦活動的機構都沒有貢獻的話。那麼你應該做的是學會講一個"不"字，婉言謝絕就行了。
上麵提到過的那個天天晚上都有宴會的某公司總經理，在他分析了這些宴會之後發現，這些宴會中最少有三分之一可以由公司中任何高級管理人員參加也會進行得很好的。事實上，他不無煩惱地發現，他所接受的許多邀請是很不受主人歡迎的。他們邀請他隻不過是出於禮貌。但是他們卻都希望在他們的請帖回條上寫"敬謝"二字，而當他真的接受邀請時，他們還有點不知所措呢！
當然，一個管理者不可能將這些消耗他時間的請帖丟進字紙簍而不會引起別人驚奇。