淺議SAP環境下的固定資產控製節點
投資理財
作者：溫曉容
摘要：在SAP環境下，固定資產業務相關的財務結果也來自於其它模塊的數據集成。相比較以往的非ERP傳統模式環境，控製的環節又有了新的變化。
關鍵詞：SAP環境 固定資產 控製
一、SAP環境
SAP ERP是企業級軟件。與以往廣泛使用的財務或其它管理軟件相比，使用SAP ERP係統的企業，可以充分結合其業務特點，將其管理的人財物各種資源，將生產、采購、倉儲、銷售等過程高效整合，最大限度發揮這些資源的作用，為企業管理決策提供強大支持。
二、固定資產在SAP環境下的基本操作流程
非ERP環境下，固定資產申購、取得、處置、調撥等變動，都是在業務活動發生後，相關部門傳遞原始單據至財務，會計人員在規定期限內審批或係統入賬。所以傳統模式下，大多數控製點在財務取得原始單據的時候。SAP ERP環境下，固定資產的權限設置企業間各不相同。共通之處是申請大多為使用或管理部門，釆購訂單一般通過釆購部門，而取得、處置、調撥等變動權限設置就各不相同了，這部份，往往是財務控製最需要加強的重要地帶。而SAP係統以其強大的數據集成功能，為固定資產投資、取得、維保等監控提供多種支持。
三、SAP環境下固定資產控製節點簡述
（一）投資申請階段
可以利用內部預算號模塊（Internal order）。一般企業固定資產投資是由集團總部直接負責審批預算的項目。每年在預算階段決定了的項目清單，投資預算總額，就會通過這個模塊輸入SAP係統。當以後投資正常開始之後，固定資產的釆購申請及訂單就會通過特殊的A類訂單，要求強製輸入預算號來確保所投資產在預算內容和金額範圍內。因而對於某項固定資產是否在預算範圍，SAP已經自動進行嚴密控製，在此環境下，更重要的控製環節是投資執行環節，如供應商競價真實性等等。這類信息係統無法提供，通常隻是釆購部門提交釆購申請的隨附單據。而財務往往無專業能力鑒定其真實可靠性。因而為盡量維護投資企業利益，除了以後的購銷合同，前期的供應商報價單也需要求產品規格信息完整，簽字蓋章，提供原件報備核實。對於無法按企業規定提供最低供應商報價單數量而實行單一供應商釆購的，由釆購部門提供詳盡理由，並按規定上報批準。
（二）釆購下單階段
SAP的集成功能使得釆購訂單的相關參數，最終就會形成不同的財務結果。如普通類別的釆購訂單，收貨時會產生各類材料存貨分錄。而訂單類別對應固定資產釆購的，就必須是A類別釆購訂單。大部分企業的SAP權限設置，通常依據使用者角色或模塊設置，釆購部門通常具有所有類別訂單操作權限。一旦釆購訂單類別錯選至係統收貨未得到監控糾正，財務數據將出現重要差錯，而後續發票校驗及付款流程也將隨之錯誤。因而企業在釆購部門內部或是財務控製部門，每周或幾周對開放未收貨定單實行導出檢查，十分必要，且檢查的代價大大小於差錯發生之後的糾正性成本。
（三）固定資產取得及SAP收貨階段
固固定資產的實物收貨通常需要一定時間與過程，如安裝調試校準。因而不同於普通原材料的收貨，僅憑供應商送貨單，倉庫收貨驗收單等到貨單據，就能進行SAP收貨，產生相關會計分錄。固定資產能夠進行係統收貨的前提，不僅是實物到達，品種數量相符，還必須在釆購部門，相關使用部門，安裝調試部門等多方驗收，達到使用要求的前提下，由這些部門在固定資產接收單原件上簽字確認，才能達到下一步收貨動作的要求之一。
此另外這一階段還必須著眼於未來固定資產的歸檔、保管、管理、盤點需要，在固定資產到貨驗收合格階段，就製定圖片留存流程：要求使用接收部門將符合要求的資產標簽固定於資產主體，對固定資產全貌留照，對固定資產所加的資產標簽清晰留照，隨同接收單一起交由係統收貨人員進行係統收貨。而所有這些單據原件，也應成為固定資產供應商發票校驗與後續付款的必要單據。財務部門固定資產會計在取得這些資產接收單及資產圖片之後應立即填製新增固定資產信息表，進行歸檔保管，也為將來隨時或定期的固定資產盤點提供有力依據。另外也考慮到固定資產收貨要求的特殊性，而通常倉庫及其它部門人員對固定資產誤收貨（可能誤當作一般存貨）的重要後果認識不深，建議這項係統權限設置於財務部門固定資產會計為佳。