信息化手段改善高校檔案管理方法
教育觀察
作者：張慧
摘要：隨著信息技術的發展，通過信息化改善傳統的高校檔案管理顯得越來越有必要。通過信息化手段實現高校檔案管理的方法的改善，可以有效加強高校檔案的管理，實現高校檔案的共享和流動，提高高校檔案的管理效率。
關鍵詞：高校檔案 管理 信息化 改善
按照最新的《高等學校檔案管理辦法》的說法，高等學校檔案（以下簡稱高校檔案）是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的曆史記錄[1]。高校檔案直接影響學生、學校和社會等的管理、發展和評估，而檔案管理在檔案建立、管理、利用等環節中處於非常重要的地位，所以加強、改善檔案管理以及創新檔案管理方法就變得尤為重要。而隨著計算機等信息技術的發展，高校檔案管理方法正在越來越多地被信息化手段所改變。本文從高校檔案管理方法改善的必要性、如何利用信息化手段改善高校檔案管理方法以及改善後的檔案管理工作方法的優點等方麵展開分析。
一、改善高校檔案管理方法的必要性
高校檔案管理方法改善的大背景是我國經濟發展方式的改變，我國經濟發展方式實現了由計劃經濟向市場經濟的轉變，與此同時，經濟發展中的絕大部分領域實現了市場化轉變，而我國高校檔案管理方法一直處於計劃經濟時代，或者說沒有實現市場化的轉變，這方麵的滯後給高校的發展，高校人才的流動造成了很大的障礙。尤其近些年來，隨著社會各領域的網絡化，信息化的全麵推進，落後的高校檔案管理方法地大幅改善顯得尤為必要。隨著數據時代的發展，利用信息化手段改善傳統的領域越來越表現出優勢，通過信息化，傳統的紙質版檔案轉變為機讀的磁盤、硬盤的存儲的數據，形成大量可以進行批量處理的信息，這樣既可以節省物力、人力、財力，又可以大幅提高工作效率[2]。所以本文認為通過信息化手段去改善高校檔案管理方法是改善高校檔案管理方法的一個重要手段，也是未來的趨勢。
二、如何利用信息化手段改善高校檔案管理方法
利用信息化手段改善高校檔案管理方法應該從以下幾方麵做起。首先是檔案管理人員的信息化，人才的信息化包含兩方麵，即檔案管理人員要具有信息化的技能知識，同時檔案管理人員也要具備信息化的思想意識。在實際操作過程中就要求高校加大對原有管理人員的技能培訓，使其擁有一定的信息技能知識，同時要加緊引進新型人才，從而實現管理人才的信息化，在此過程中最重要的是實現管理人員思想意識的轉變，使檔案管理人員拋棄原有的落後的管理理念，樹立現代化的檔案管理意識；其次是檔案材料的信息化，檔案材料的信息化主要包括紙質檔案轉變為數字化檔案和檔案材料的信息化流動。紙質版檔案不易儲存、占取空間大、易損壞，通過信息化手段將傳統的紙質檔案轉化為電子文件，其具有快捷、方便的特點，與傳統的紙質檔案相比，其查全率和查準率是紙質檔案無法可比的。檔案材料的信息化流動，互聯網技術的發展為檔案的信息化流動提供了可能，高校充分發揮互聯網和大數據庫的作用，實現和校外網絡的連通，信息化了的檔案材料就可以實現在校內和校外的流通，這樣可以實現檔案材料的無紙化傳遞，快速傳遞，同時可以提高傳遞的準確性。另外，通過檢索功能，還可以方便用戶對相關信息的查閱，提高信息查詢的效率，實現信息的共享。最後是高校檔案管理方法的信息化。所謂管理方法的信息化是指通過信息化手段對檔案材料進行管理，在實際運用過程中，信息化的管理方法主要指管理人員運用相關軟件及技術對檔案進行管理，管理人員通過開發好的專用或者通用軟件，對檔案信息進行分類管理搜索，同時可以實現批量的存儲、傳輸。有的甚至可以通過專用軟件對檔案信息實現智能化的更新、存儲。除此之外，還可以實現檔案管理中的文檔一體化，管理人員隻要輸入一次相關代碼或者信息，就能夠實現對檔案信息的反複利用，減少了檔案管理人員的工作量，提高了高校檔案管理工作的效率。