互聯網時代事業單位檔案信息資源的開發與利用
公共管理
作者：薑東昕
摘要：隨著信息技術的發展和網絡的日益普及，事業單位檔案管理工作取得了長足的進步。開發和利用是檔案管理的主要目的，也是衡量一個單位檔案管理水平高低的主要標準。隨著改革的不斷推進，事業單位檔案管理工作麵臨著諸多新情況、新問題。如何借助網絡技術，提高檔案資源開發和利用的價值，是每一位事業單位檔案管理人員都值得關注的課題。
關鍵詞：事業單位 檔案資源開發與利用 數字化
一、互聯網對事業單位檔案資源開發與利用的影響
事業單位是國家機構的重要分支，承擔著重要的社會職能。檔案管理工作是事業單位發揮職能、服務社會的保障。事業單位檔案記載了事業單位在長期發展過程中形成的諸多文字資料、聲像、圖片等資源。隨著事業單位的不斷發展，事業單位檔案管理的重心越來越向檔案資源的開發和利用過渡。互聯網的出現給現代人生活提供了方便，同時也大大提高了辦公效率。互聯網時代，檔案資源主要以電子檔案的形式存在，利用很小的空間就可以存儲大量的檔案信息，大大提高了檔案資源的存儲量，存儲密度也比紙質檔案高出許多倍，同時也減少了檔案管理成本。從檔案資源開發和利用的角度看，互聯網的發展為事業單位檔案資源開發提供了便捷條件，互聯網的出現為檔案信息開發提供了全新的技術支持。所謂檔案信息開發是指檔案管理部門利用各種檔案管理手段和方法，將檔案資料中有價值的信息挖掘出來，滿足社會或者信息使用者對信息的需求。網絡時代的到來，檔案管理部門可以將海量的、有價值的檔案信息發布在網站上，任何個人隻要擁有計算機網絡均可以對信息進行查詢和瀏覽，大大提高了檔案信息開發和利用的效率，滿足了信息使用者的要求。
二、事業單位檔案信息資源開發與利用的問題
互聯網具有使用方便、快捷以及成本低特點，對事業單位檔案資源開發利用具有重要作用。但在其發展的過程中也存在諸多的弊端，影響了檔案資源開發的價值和有效性。
1.電子檔案安全性日益凸顯
網絡如同一把雙刃劍，在給我們帶來巨大便利的同時，也蘊含著極大的不安全因素。與傳統的紙質檔案相比，電子檔案存儲於計算中，容易受到外界的侵入和幹擾，造成檔案資源的破壞或者丟失，尤其是一些重要資料被竊取，對國家經濟安全帶來巨大的威脅。而我們相關的網絡安全製度建設並不完善，檔案工作人員的檔案安全意識淡薄，缺乏有效的網絡信息保護手段和措施。
2.檔案管理信息化程度不足
信息化時代，事業單位檔案中的電子文件越來越多，傳統的信息保管載體無法滿足海量信息資源的需要，於是一些先進的網絡技術，例如掃描技術、光盤技術、縮微技術等不斷出現，為檔案管理工作提供了巨大的便利。但是在一些事業單位中，檔案管理信息化程度比較低，檔案管理信息化、數字化成為一句口號，紙質的檔案資料依然占有很大比例。隨著時間的推移，很多紙質資料不可避免的出現磨損、損害，一旦損毀很難進行修複，資料漸漸失去應有的價值。給檔案管理工作帶來巨大的安全隱患。
3.檔案管理人員信息素質不高
互聯網時代的檔案資料資源開發與利用需要一批既熟悉檔案管理工作，又精通計算機網絡的人才隊伍。目前，事業單位檔案管理人員的素質和能力不能滿足新時期檔案管理工作的需要。一些事業單位不重視檔案管理人員的選拔，沒有把好入門關，從其它部門臨時抽調一些人員來負責檔案管理；有的單位甚至讓離退休員工或者職工家屬來擔任，這些人員沒有檔案管理的專業背景，也沒有檔案管理的工作經驗，缺乏檔案信息開放、交流、共享的觀念，缺乏對館藏檔案信息資源進行深層次開發的能力，不能滿足新時期知識密集、技能要求高的信息化發展要求。
4.檔案信息資源利用效率較低
一是盲目展開數字化工作，浪費了人力物力，增加了基礎設施建設的負擔；二是檔案信息檢索入口少、功能差；三是檔案部門對檔案信息資源宣傳力度不大、深度不夠廣，製約了檔案信息資源的利用率，社會公眾對檔案信息的認知度不高。