檔案管理數字化的優勢及問題分析
公共管理
作者：呂春豔
摘要：計算機和網絡的發展給檔案實行數字化管理帶來了許多方便和優越性，同時在實施過程中也存一些問題。本文通過檔案數字化管理優越性的認識、問題的分析、對策的探討等，思考研究如何利用好計算機和網絡，促進檔案管理數字化的發展。
關鍵詞：檔案管理數字化分析
隨著計算機技術和互聯網知識應用的迅速發展普及，文字信息處理技術也發生了前所未有的變化，從而促進了辦公自動化的進程。文件由磁、電、光學及其他介質為主要載體的形式替代了原始單一的紙質文件，並由此產生了大量的數字信息，即電子檔案。因此，傳統的檔案管理模式已不適應現代化管理的要求，這些變化對檔案管理是機遇與挑戰並存，檔案管理工作者應抓住有利時機，加快檔案管理現代化建設的步伐。對此，筆者談點認識。
一、對檔案管理數字化的理解
數字化檔案管理是信息社會廣泛使用數字技術的產物，也是檔案事業發展的必然趨勢。為了正確理解數字化檔案管理，就應該先了解數字技術的概念。數字技術是隨計算機技術的發展而產生和發展起來的，是任何形式的原始信息（如人們可以感覺到聲音、文字、圖像及其它光信號）通過專用設備轉換為電信號，然後再把電信號轉換計算機所需的數字信號，最後通過計算機和其它設備，再恢複該數字信號轉換成光信號。這種技術被稱為數字技術。數字信息技術處理之後，各類文檔被轉換成數字信息，並以數字信息的形式存儲、傳輸和提供。數字化檔案管理，顧名思義，就是利用數字技術進行文件管理。具體來講，利用數字化對檔案進行管理具有以下優越性：
1.加快辦公自動化，降低檔案管理成本
目前，各級機關、企事業單位現有的文書檔案內容繁瑣、形式多樣、分類細、費時又費力。真正全麵實施數字化後，就可以將所有文件信息通過網絡傳輸發放，不需要打印在紙張上。存檔也隻需將文件拷貝（或是掃描）一下，交給檔案部門統一管理歸檔即可，這樣可以節省工作時間，提高工作效率，檔案管理部門也不必花費大量人力、物力、財力來建庫房，以及相關的防潮、防塵等工作，也不需要裝訂、立卷，利用時隻需通過計算機查詢就可以了。
2.提高檔案查閱速度，實現資源共享
實現數字化檔案管理後，查詢節省了時間，提供了方便。如法令文件，可以在本部門網站上創建一個以數據文件為基礎的網上數據庫，無需設置密碼，任何人任何時間都可以點擊訪問，真正實現文件信息向社會提供各種服務。對於機密文件，可通過電子郵件等形式授予他們一次性的查閱權利，不僅方便，而且還解決了保密和使用之間的矛盾關係。
3.有利於提高檔案管理係統行業的質量，提高檔案管理的專業技能
數字化檔案管理的實施對專業人員結構提出了更高的要求，一方麵，高科技的專業計算機和網絡設備需要一些具有較強專業技能知識的技術人員去維護，才能保障辦公自動化的基礎設施正常運行。另一方麵，隨著專業知識和信息技術發展水平的不斷提高，各級應用文件管理軟件需要不斷升級和更新，相應的軟件開發是必不可少的。
二、檔案管理數字化存在的問題
1.安全問題
數字化檔案管理的運行使工作效率得到很大提高，同時，也產生了諸如錄入與檢索問題、開放與安全問題、以及資源的權屬問題之間的矛盾。這些問題的產生和處理又會衍生查找內容不全麵、安全保密措施不到位、儲存的信息被不明原因的修改等一係列新問題。為了更好的把新問題解決在萌芽狀態，應該做好以下幾個方麵的工作：一要選擇好儲存格式，依據信息形式特點的不同，配置高性能、實用性強、容量足夠大的存儲設備，使信息在被選用時操作便捷，安全而不易被破壞；二要加強標識規範性建設，方便文件分類、歸檔以及檢索；三要遵守國家、部門相關製度規定，《檔案法》第十九條明確提出了我國檔案開放的期限及其基本原則，要根據檔案的性質做到該開放的對社會開放，限製利用的就不得對社會開放。檔案的開放利用審查鑒定是專業技術性與政策性相結合的綜合性工作。鑒定審查工作包含檔案管理、行政管理、公共管理、知識產權、法律關係、信息安全等多方麵的事宜，隻有充分綜合掌握才能正確對檔案的開放性做出確定。