2.資金保障
數字化檔案管理所需資金數字是巨大的。由於現行的檔案管理主體是以紙質為主，不能適應信息化時代發展的需求，滿足不了數字信息利用的要求，隻有通過利用計算機、掃描儀等專業設備進行信息轉換，將紙質檔案轉化成數字檔案，並通過應用軟件及硬件設施的支持才能實現數字化管理。而應用軟件的研發和專業硬件設備的配備都需要一定的財力支持，同時在檔案管理人員的專業技能知識培訓上也需要一定數額的資金。資金的到位，領導的重視是實現數字化管理檔案的重要保障。否則，檔案管理實現數字化的發展前景就會受到不同程度的製約。
三、檔案數字化管理的措施
1.加強人才隊伍的培養
檔案管理人員要適應計算機應用技術的數字化檔案管理的要求，既要熟練應用相關的軟件又要具備維護處理計算機硬件的能力。同時，還要具有網絡方麵的處理技能。所以，加強對檔案管理人員在計算機知識方麵的培訓，提高在計算機應用上的能力，是實現檔案數字化管理的關鍵，人才隊伍配備了檔案數字化管理工作才能更好地開展。作為檔案管理人員，不能僅憑自己現有的知識和積累的經驗管理檔案，更要不斷拓展知識麵，充實自己的高科技知識水平，適應信息化時代的發展需要。[1]
2.完善保障措施，提供安全保障
在保證設備儲存空間充足的前提下，增設防火牆、防病毒、加密、防拷貝等措施，防止檔案資料的泄漏。檔案管理人員要增強憂患意識，學習信息防範新技術新方法，保證檔案數字化管理的安全。當今電子設備日新月異，數字化管理所用硬件也不斷更新和改進，合理配置存儲設備，定期采取異地備份、光盤備份、移動硬盤備份等，滿足電子檔案長期保存的需要，避免設備的故障帶來文檔信息管理的不安全。[2]
3.建立科學統一的標準化操作係統
《中華人民共和國行業標準電子文件歸檔和電子檔案管理規範》對電子文件的整理、鑒定等都作了詳細規定，為數字化管理檔案奠定了堅實基礎。各級各部門應根據此標準完善和修訂文件管理的具體標準和規定，對文件檔案的格式、分類作統一要求，使數字化管理係統具有可操作性。
4.設立高質量的檔案信息數據庫
為提高數字化管理檔案的效能，應建立索引性數據庫和文檔性數據庫。索引數據庫用以檢索文檔範圍和目錄，文件檔案存放在文檔性數據庫。兩個數據庫的建立，紙質的文件管理模式就轉化成了計算機網絡管理模式，這樣，就可以通過網絡實現文檔的下載和傳輸，真正實現信息資源共享。但數據庫的建立要準確、規範，內容要完整，項目要齊全，還要保證數據的安全穩定。
總之，數字化檔案管理是檔案發展的必然趨勢，現代科學技術將推動手工檔案管理向自動化管理的變革，從而大大提高了工作效率，降低勞動強度，加速文件傳輸。所以，作為檔案管理人員隻有跟上時代發展的步伐，利用信息網絡新科技，不斷探索檔案管理的新思路，新方法，提高檔案管理的科學性、規範性，積極開發檔案信息數據資源的利用價值，充分發揮檔案工作的服務效能。
參考文獻：
[1]陳紅.醫院綜合檔案數字化管理的應用和體會[J].中醫藥管理，2010（9）：851-853.
[2]沈燕.醫院檔案數字化管理的探討[J].辦公室業務，2013（5）：173-175.
作者簡介：
呂春豔（1973-），女，漢族，山東省滕州市人，大學本科，山東省棗莊市皮膚病性病防治院，檔案管理館員，中級職稱。
（作者單位：山東省棗莊市皮膚病性病防治院，山東棗莊277500）