從係統管理角度看ERP關鍵數據準備的重要性
管理錦囊
作者：陳正娟
【摘要】ERP係統實施過程中，數據作為ERP係統運行的基礎，是實現信息集成的首要條件。“三分技術、七分實施、十二分數據”，可見數據管理重要性。本文從係統管理角度通過對ERP係統關鍵數據規則製定、數據采集以及係統應用過程中數據維護的注意事項做簡要分析，希望提高係統數據準備效率。
【關鍵字】係統管理；ERP；關鍵數據；重要性
通常認為ERP係統實施成功的三大因素為：人、數據、技術。事實上，隨著計算機技術的發展，建立起一個應用係統並不困難，困難的是如何讓應用係統真正產生效益，真正為企業管理者提供可靠的決策參考依據。效益如何體現？唯有“數據”說明一切！係統編碼規則設置和各類數據代碼的唯一性、科學性、準確性是衡量係統成功與否的重要衡量標準。
本文羅列以下關鍵數據供離散型製造企業ERP係統上線前參考：
一、BOM管理標準化，產品數據確保準確性和唯一性
眾所周知，過去很多企業倉庫管理非常粗放，有些還憑經驗人為區分識別，麵對成千萬種物料，出錯難免且概率較高。上ERP係統，為了有效識別每一種物料，企業需要有物料編碼管理的規則、方法，如果規則設定不合理，後患無窮。
以下是物料編碼過程中的注意點：首先，物料編碼一定要堅持“一物一碼”的根本原則不動搖，任何設計變更、技術改進都應在物料代碼上有所體現，保證係統代碼的全生命周期唯一性，不出現“一物多碼”或者“一碼多物”的混亂現象。物料代碼作為係統的主鍵關鍵字，一旦生成不允許做任何變更操作，即便物料廢棄不用，也隻能對其做失效標識，而不能做刪除操作。失效代表該物料今後不再繼續使用，但不會抹去係統裏既往發生的記錄；刪除操作則是將該物料以往發生的所有操作記錄全部抹去，無法恢複。BOM表中除代碼外的其他屬性信息允許修改。機械製造型企業，物料代碼的清晰識別，對於售後服務、質量追蹤和配件管理的意義非常重大。其次，物料編碼最好根據企業自身產品特點，製定好編碼規則後由係統根據規則自動生成，盡量避免采用人工編碼方式，可保證物料代碼的準確性。最後，係統盡可能采用國標、通用代碼，在與上下遊企業業務銜接時會比較順暢，不用過程中“翻譯”“轉換”代碼，減少反複。如果企業物料代碼能堅持“準確、唯一、標準”三原則，就基本做到了編碼管理的科學有效，否則“輸入是垃圾、輸出必然是垃圾”。
二、往來戶信息的統一管理
往來戶信息是指各類客戶信息的總和，是ERP係統的重要信息資源，其信息維護質量好壞，直接影響係統業務數據質量和操作效率。
由於客戶信息分屬采購、銷售不同的業務類型，所以有企業認為采用按業務類型分部門維護的方式，可使業務流程更方便、順暢，效率更高，其實不然，維護口徑越多，出錯幾率越大。往來戶“統一管理”是經過數據整理、流程梳理、製度完善過程反複驗證後得出的有效管理方法。