申碼流程設置不合理，代碼由業務發起部門生成、維護的弊端是業務部門缺乏全局觀，通常隻從局部考慮，關注自身業務的便捷和通暢，而不判斷代碼合理性和唯一性，加上沒有嚴格的代碼申請依據和製度做保障，會造成代碼生成隨意，名稱標識不規範，可能直到業務單據流轉到付款環節才暴露多碼、錯碼問題。因此建議申碼前的審核一定要對所申請代碼的唯一性、準確性和合理性做查詢判斷，最好以企業營業執照副本作為信息注冊依據，集中編碼、統一管理，不論供應商還是客戶，一家單位隻有唯一編碼，代碼一旦生成，不能刪除，隻能失效，往來戶的不同屬性可通過標誌加以區分，確保往來戶編碼的唯一、準確。看似簡單的基礎數據維護工作，需要規範的流程和健全的製度做保障。
三、組織結構和員工代碼化管理的必要性
任何一個單位的組織結構都不可能永遠不變，隻能保證一段時間內的相對固定，因此在最初確定單位部門編碼時需要有一定的前瞻性，盡可能細化到最小的單元部門，避免太大太粗，方便機構調整時，減少部門拆、並，以及部門隸屬關係變更的維護工作量；也為後續財務環節進行成本、費用等信息按部門歸集統計提供唯一口徑。
ERP係統用戶管理，建議也采用代碼化管理，登錄用戶代碼最好直接引用人事係統的員工工號，這樣能保證係統員工和用戶代碼的唯一性，一個新進員工在入職簽訂合同時就應在人事係統生成一個唯一的員工工號，如同每個人的身份證號，該工號應貫穿員工在企業就職的“全生命周期”；如果企業內有多人同名同姓，但由於對應的工號分別不同，也能有效加以區分，做到係統人員信息的統一、一致。係統中針對某一員工的操作記錄查詢一目了然，清晰可見。
四、產品級次統一管理的科學合理性
通常工程機械企業產品係列多樣，種類繁多，每個產品種類除了一個標配產品外，還有很多客戶化定製的產品以及改裝的特殊配置。對公司所有產品進行梳理，科學合理的製訂產品管理的歸屬層級，使企業設計、銷售、財務等關鍵業務部門利用該產品層級數據進行統計分析時能有統一標準。對係統運轉後期做數據分析挖掘時，產品級次統一管理也起到了重要的指導參考作用。
產品級次管理不同於產品數據管理，產品數據管理主要關注產品數據檔案，針對某一具體產品的下層展開物料明細；產品級次管理關注的是產品大類係列的管理，側重宏觀的數據統計分析。產品級次管理應該盡量避免扁平化設計，通常采用樹狀結構，可根據企業需要設置層數，並能層層向下，逐級展開。進行這種科學合理的產品級次管理後，產品統計條線、層級變得非常清晰，宏觀、具體的不同統計需求的產品數據都能輕鬆提取，事半功倍。
數據準備是項目實施過程中的一個非常重要的階段，上線前數據編碼和準備工作更全麵充分、細致完備，關鍵數據設置科學合理，可使係統運行效率更高，係統數據挖掘分析的參考價值越高！