第四單元 費用控製——過程控製
——督導者在過程控製中的作用和控製方法
你將學會
☆ 掌握什麼是過程控製
☆ 為什麼要實行過程控製
☆ 過程控製如何體現解決主要矛盾
☆ 如何實施各項費用的過程控製
☆ 如何做到既不降低服務質量又節省費用支出
學習內容
費用的過程控製，就是在日常工作過程中，凡是要消耗物品或支付現金的活動，都必須嚴格執行既定的標準或既定的審批程序。過程控製是費用控製的關鍵。如果放棄了過程控製，就等於放棄了費用控製，放棄了費用的預算管理。
過程控製還包括將預算指標進一步細化和分解，讓每個部位、每個環節、每個崗位都有具體的指標和操作方法，這樣才能保證預算指標的全麵實現。
督導者的督促與檢查是過程控製的保障。
學前能力自測
自測內容
清楚
不十分清楚
不清楚
⒈ 什麼是過程控製？
⒉ 過程控製與節省費用有什麼關係？
⒊ 你所在部門的主要費用是什麼？
⒋ 你所在部門所有用品中價值最貴的是哪種？
⒌ 你應如何將費用指標控製與日常工作結合起來？
⒍ 你對其他環節的工作內容了解嗎？
⒎ 你對其他環節的工作程序了解嗎？
⒏ 你所在部門節省費用對上一個環節有哪些要求？
⒐ 你所在部門節省費用對下一個環節有哪些要求？
⒑ 你所在部門節省費用對上級有哪些要求？
11．你所在部門目前節省費用的主要問題是什麼？
一、什麼是過程控製及費用過程控製的作用
1． 什麼是過程控製
過程控製就是在支出的執行過程中，凡是有既定標準的必須嚴格按照事先規定的標準執行，任何人都不得違反規定；凡是要經過審批的支出，必須嚴格按照審批程序進行審批，沒有按照程序審批的，任何人都不能支付。
為了對過程進行有效的控製，必須將預算指標進一步細化，使其盡可能落實到每個環節、每個部位、每個崗位、每個個人，使每一具體行為都有既定的規範和執行規範的方法。
2． 過程控製的作用
過程控製是控製支出的關鍵，沒有嚴格的過程控製，就不能達到預期的目標，就不能實現既定的預算。因為再好的預算，如果不能得到有效的實施，將於事無補，不能付諸實施的預算隻能是一張可供欣賞的藍圖而已。執行預算也不是被動地執行，而要隨時發現有效的節約措施，節省一切可能節省的支出，使支出不僅不突破既定的額度，而且可以采取更加有效的措施進一步降低支出。
3．過程控製與日常工作的關係
過程控製是日常工作的主線條之一。飯店日常工作的主要內容都是以提高服務質量為中心，通過提高服務質量形成品牌。提高服務質量與節省費用支出並不相互排斥，它們是矛盾的統一體。其統一的原則是：節省費用不能以降低服務質量為代價，提高服務質量必須堅持節省費用的原則。飯店的所有工作人員，無論是設想工作時還是具操作時，都必須堅持節省的原則。
4．過程控製的依據
檢驗節省還是不節省的標準就是各項具體的預算指標。
二、過程控製的客觀環境
飯店的經營活動過程是由若幹環節構成的，各個環節又是一個有機的整體，為使整個過程的支出控製都能達到最佳狀態，要求上一個環節為下一個環節創造條件，下一個環節要配合上一個環節的工作，並對上一個環節的工作提出合理要求，從而使整個經營活動的配合達到較為理想的程度。
飯店費用支出按照先後順序可分成為三個基本環節：采購環節、保管發放環節和使用環節。各環節內部又有若幹小環節。
為使支出得到合理控製，首先，各使用部門必須對所用物品的質量、數量和供貨時間提出符合預算的要求，尤其要提高預見性，盡可能避免由於缺乏預見而導致突發需要，這樣不僅會影響物品的供應及服務質量，同時也會導致人員緊張，增加采購費用，甚至使物品價格失控。
采購環節應該根據使用部門的要求，以最優惠的價格，最合理的批量組織供應，為節省支出打下良好的基礎。
保管發放環節一方麵要對物品實行規範管理降低保管費用，避免保管物品由於保管不善而造成損失；另一方麵要對物品進行合理發放，即按照規定發放，特別是定額發放的物品，一定要按定額發放。非定額發放的物品，按需發放，切忌為了省事，整包整箱發放，導致物品損失浪費。
使用環節必須按規範使用，包括配備、更換和加工製作各項活動都必須符合標準。
要使各環節之間配合默契，關鍵在於總經理對這些問題的重視，各部門經理的認同和支持，並在此基礎上製定相關的製度和規定，使大家都有章可循、有製度可依。這些不僅是飯店管理的重要內容，也是企業文化建設的重要組成部分。
三、過程控製的主要方法
㈠餐飲費用過程控製的方法
餐飲費用支出中，瓷器費用雖然不是最大的費用，但卻是最容易突破預算的費用。加強對瓷器損耗的控製，對餐飲費用控製具有重大的意義。
1．對瓷器損耗的控製
本書第三單元闡述餐飲部費用預算編製中，瓷器費用是根據瓷器的收入損耗率來確定的。過程的控製，要求隨時了解控製的狀況，知道實際損耗指標是否在控製範圍內。為此，必須有隨時表明瓷器控製狀況的信息，即瓷器破損的信息。
（1）建立“瓷器損耗登記表”製度
為了隨時掌握瓷器控製狀況，建立“瓷器損耗登記表”是目前較為可取的方法。“瓷器損耗登記表”的基本格式如下：
瓷器損耗登記表
年 月 日
瓷 器
品 種
早 餐
午 餐
晚 餐
合計
洗碗間
餐廳
廚房
洗碗間
餐廳
廚房
洗碗間
餐廳
廚房
門前碟
湯碗
飯碗
調羹
筷子架
調味碟
七寸平盤
七寸魚盤
八寸平盤
八寸魚盤
九寸平盤
十寸平盤
“瓷器損耗登記表”的使用方法是，在每次營業結束時將損耗的瓷器記錄在案，通過計算就可以了解瓷器損耗的現狀，有利於隨時采取措施，保證將瓷器損耗控製在預算指標以內。
“瓷器損耗登記表”由洗碗間負責人記錄，記錄時還必須分清損耗的發生地。可能發生瓷器破損的地方有三處：即洗碗間、餐廳和廚房，記錄瓷器破損的發生地的目的是為了分清責任。另外，為核實記錄是否準確，每個星期必須對洗碗間的瓷器進行盤點。
還有一個可能發生瓷器破損的環節是客房送餐。為了控製送餐過程中的瓷器損耗，對送餐所用的瓷器和餐具，必須由送餐部以書麵形式通知客房部，客房部有責任將客房送餐所用瓷器和餐具如數歸還給餐廳。如有丟失和破損，應及時查明原因。