Excel在會計報表中的應用
理論與實踐
作者：張耀勻 紀海榮
【摘要】隨著科學技術的發展，會計電算化進程逐漸深入，Excel以其強大的功能成為當前會計電算化工作的重要輔助工具。將Excel應用於會計報表中，不僅能夠提高報表信息的準確性，還能夠提高會計人員的工作效率。本文主要針對Excel在會計報表中的應用進行了詳細的分析。
【關鍵詞】Excel 會計報表 應用
一、引言
Microsoft Excel是微軟公司開發的Microsoft Office辦公軟件的重要組成部分，其包含了大量的電子表格軟件，不僅擁有強大的數據處理功能，還能為用戶提供大量的函數以及數據分析的功能，這正適合當前會計電算化下的會計報表工作的需求，將Excel應用於會計報表中，可以對以下報表進行電算化的處理：編製會計報表、彙總會計報表、網上彙總會計報表、打印會計報表。將Excel應用於會計報表中，能夠大大的提高報表信息的準確信，並提高工作效率。
二、Excel在編製會計報表中的應用
在會計電算化應用背景下，我國的很多中小企業並未實現真正意義上的會計電算化，其會計工作是由現代計算機技術與傳統的手工記賬相結合，與此同時，當前市麵上的財務軟件一方麵無法滿足企業財務會計報表的全部需求，另一方麵其價格都非常貴，中小企業無法承擔。因此，麵對大量的會計報表工作，將Excel應用於編製會計報表中，既能滿足企業內部報表的不同需求，又能滿足臨時性報表的需求。下麵將利用Excel的函數功能，在生成總賬科目餘額表的基礎上，利用Excel編製利潤表的具體應用步驟。
（一）利用Excel的函數功能設置生成總賬科目餘額表的應用步驟
首先，根據具體經濟業務，並按照其發生的先後順序，按照科目進行錄入，並設定報表名稱，（稱為表一）；其次，設置總科目餘額表（稱之為表二），將所涉及的會計科目分別填入其中；再次，在總科目餘額表中，選定C4單元格，也就是現金科目借方發生的這一欄，在編輯欄中找到插入選項中的“插入函數”，點擊會在桌麵出現對話框，單擊此對話框中的“選擇函數”列表下的SUMIF函數，然後單擊確定會出現“函數參數”對話框，選擇函數參數SUMIF中的數據範圍選項，就可以選定所要選擇的數據區。然後再打開表一，單機D2單元格，選中其中的選項，單機右邊選項，再返回到函數參數的對話框。最後，在函數參數SUMIF中的統計欄中輸入現金二字，再單擊其右邊的按鈕，選中表一的數據求和區域，再一次單擊右邊的按鈕。到此為止，借方發生額數據分析完畢，其他科目按照同樣的方法操作，即可得出數據的分析結果，其結果也會顯示在相應區域旁邊。
（二）利用Excel編製利潤表
首先，按照規定設置利潤表格，在原有的表一中新建空白文檔，並擬定（利潤表）名稱進行保存，再次打開進行編輯。其次，第一行的設置為合並居中的表格名稱，第二行空出，用以編寫單位以及年度日期，第三行開始作為表格正文，從第一至第五列輸入表格主要內容。再次表格製作完成後，要將單元格所對應的公式分別輸入，這一步驟要充分注意將其設定為鎖定狀態，以免因操作失誤造成公式的刪除而影響到表格的使用，與此同時，在製作表格的過程中，要將其他不用更改的選項都設為鎖定的狀態，從而方便操作過程。這些基本信息設置完成後，將想要輸入的字體、字號以及顏色等格式進行統一設置，這樣利潤表格的框架已經呈現出來了。接下來要做的是將財務會計的利潤信息依次填寫到相對應的欄目下，按照函數設置的一些選中步驟，就會生成利潤報表。Excel在編製會計報表中，要注意到一些報表的內在平衡關係，比如在編製資產負債表的時候，資產以及負債所有者的權益二者之間是處於平衡關係的，在設置的過程中，將出現不平衡條件下的數字設置為其他顏色的字體，以便當出現問題時，能夠在第一時間內發現並處理，從而有效的保障了信息的準確性。
三、Excel在彙總會計報表中的應用
在企業財務會計的日常工作中，上級的財務部門要對下級財務部門提供的會計信息進行彙總，傳統的會計彙總方式下，單純的依靠會計人員的手工操作，這就使會計工作內容變得繁複且沉重，需要投入大量的人力和時間，降低了財務會計工作的效率。在會計電算化背景下，運用Excel進行會計報表的彙總工作，可以減輕會計人員工作壓力的同時降低所投入的實踐，從而在保證信息準確性的前提下，大大提高了工作效率。在應用Excel進行會計報表彙總時可以采取以下的兩種方式：第一種方式是會計人員根據下級財會部門提供數據的基礎上，輸入原始的數據進行彙總，第二種方式是上級財會報表彙總部門將統一格式下的Excel發送到下級財會部門，再進行彙總工作。這兩種方式的采用需要依舊企業財務人員的具體狀況進行選擇，如果下屬財會部門不具備相應的電算化知識，那就要采用第一種方式進行報表彙總工作，但是，如果企業會計部門人員具備這樣的操作水準，就要選擇第二種方式，這是因為第二種方式在減少上級彙總部門信息輸入量工作的同時，還能最大程度的避免錯誤信息的輸入，並能夠實現會計電算化下的報表與計算機的管理的結合。