淺談信息時代高校檔案管理服務模式創新
教育經濟
作者：易朝暉
【摘要】 在科學技術不斷發展的信息化時代背景下，檔案工作已經不能再適用於傳統的管理服務模式，對檔案管理服務模式進行創新勢在必行。怎樣對高校檔案管理服務模式進行創新以使檔案管理工作適應時代發展，實現服務理念向“以人為本”轉變成為當前工作的重中之重。本文闡述了信息時代高校檔案管理服務的一些特征，指出對高校檔案管理服務模式進行創新的必要性，進而提出創新高校檔案管理服務模式的對策，以期為高校檔案工作作出貢獻。
【關鍵詞】 信息時代 高校檔案 管理服務模式
隨著以電子信息技術為代表的科學技術逐漸深入至千家萬戶，人們不斷適應著科學技術帶來的改變，也享受著它所帶來的便捷，不斷發展的信息化手段使人們受益良多。其中，作為社會主義文化建設的重要組成部分，高校檔案管理服務工作也受到了信息技術的重大影響。為了充分發揮檔案資料在教育教學中的作用，保障高校教學、行政工作的有效推進，高校檔案管理人員必須快速、準確地提供檔案資料，樹立“以人為本”的服務理念，端正工作態度。因此檔案管理工作緊跟時代步伐、創新服務模式就成為一項重要課題。
一、信息時代高校檔案管理服務特征
科技的不斷發展以及高等院校管理體製改革進程的深入使得高校管理者開始意識到檔案管理工作的重要性。因此諸多高等院校在進行機構改革時，將高校檔案管理服務單位從校辦或者其他單位分離開來，成為獨立部門，並升格成為校級直屬部門，職能方麵也從被動執行學校有關檔案管理的決策轉變為主動進行檔案管理決策，這種轉變對於高等院校的檔案管理服務工作的變革具有積極意義。高校檔案管理服務工作的地位轉變之後，必須要更加注重高校的發展方向，掌握具有前瞻性的信息資料，高效穩定地為學校各項工作服務。現今，獨立出來的高校檔案管理服務部門在檔案開發、資源采集等多方麵正不斷創新，尤其是以電子信息技術為代表的信息時代的到來為檔案工作創造了一個良好的氛圍，使高校檔案管理服務工作呈現出新的特點。
1、高校檔案形式電子化
傳統高校檔案一般采用的是單一的紙質館藏形式，紙張是信息傳遞和交流的最主要媒介。但是，隨著社會電子化工作方式的出現及其推廣進程的加快，電子檔案逐步產生，高校在進行檔案管理時也逐步減少了紙質館藏方式，電子檔案作業方式逐步成為主流。相對於傳統的紙質檔案，電子檔案主要依據的是計算機處理技術，它是以計算機為載體而進行的文件管理，具有製作迅速、存儲便捷、不易丟失等特點。這種電子檔案以電子文件的形式歸檔，既可以滿足高校檔案的所有要求，又可以實現快速、海量存儲的目的。
2、高校檔案管理服務網絡化
不同地區、不同層次的高校之間在辦學條件、經費管理上都存在著很大的差異，各高校在計算機設備配置和檔案網絡管理建設等方麵參差不齊。隨著互聯網技術的不斷發展，高等院校正不同程度地進行檔案網絡化建設工作，將傳統的檔案管理服務模式網絡化。一般而言，在開展檔案管理服務模式創新工作時，各高校會根據自身情況以及教育教學需要將檔案單位局域網與校園網連接，實現校園網與互聯網之間的對接。
3、高校檔案管理服務模式趨於多元化
在高等院校進行管理體製改革之前，高校檔案管理服務工作者普遍存在觀念陳舊的現象，在工作時往往更加注重檔案資料的收集與保管，而忽視了檔案資源的開發與利用，檔案資源沒有得到充分利用，建立在這種傳統方式上的服務模式則經常表現為“閉架借閱”的低效率方式。隨著高等院校管理體製改革進程的加快，檔案工作者對檔案資源的重視程度得到大大提高，檔案工作者已經不再僅僅拘泥於傳統的“你查我調”、“重保管輕利用”的管理服務模式，其服務模式呈現出向多元化發展的趨勢。檔案工作者在進行檔案管理工作時，更加注重檔案的開發與利用，適當地擴大了檔案管理的範圍，同時將智能化技術運用於檔案管理，將檔案管理工作與高科技手段結合起來，在進行檔案服務工作時學會了主動服務，樹立了“以人為本”的服務理念，多途徑拓展服務途徑。