對檔案館信息化建設的理性思考
理論探討
作者：管先海 劉偉 白樺
摘 要：檔案館信息化建設是檔案信息化建設的重要組成部分。文章就檔案館信息化建設問題談了作者的幾點思考與認識。
關鍵詞：檔案館信息化建設；修路；造車；製定交通規則；培養駕駛員；送貨；思考與認識
檔案館信息化建設是檔案信息化建設的重要組成部分。近年來，各地檔案館信息化建設如火如荼、精彩紛呈，但也暴露出不少問題。那麼，檔案館信息化建設有沒有一個讓大家相對比較容易認可又相對比較容易操作的理想模板，以便按圖索驥，達到吹糠見米的理想效果？筆者通過各種方式了解到，目前大家對檔案館信息化建設內容的認識相對比較統一，即主要包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用係統建設、標準規範建設和人才隊伍建設等五個方麵。由此，好多人提出了“修路——造車——送貨”的檔案館信息化建設思路和“路上有車、車上有貨”的理想模式（這裏的“路”是指內部網、外部網、互聯網等各種不同類型的網絡和基礎設施，“車”是指計算機軟硬件和檔案館信息化應用係統，“貨”是指數字化的檔案信息）。其實，這種思路和模式，隻是突出強調了檔案館信息化建設的前三個方麵的內容（即基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用係統建設），而忽略了後兩個方麵的內容（即標準規範建設和人才隊伍建設），即忽略了“交通規則”的製定和“駕駛員”的培養（這裏的“交通規則”是指檔案信息化建設的標準規範和檔案信息安全保障體係，“駕駛員”是指掌握現代信息技術和檔案專業知識的複合型人才）。關於“修路”、“造車”、“送貨”、“製定交通規則”、“培養駕駛員”五者的關係，筆者認為，可以表述為：“修路”是基礎，“造車”是關鍵，“送貨”是重點，“製定交通規則”是保障，“培養駕駛員”是核心。“路”和“車”是檔案館信息化建設的必需條件，必須有“路”有“車”；有了“路”和“車”，沒有“貨”，“路”和“車”就失去了意義；有了“路”、“車”、“貨”，沒有“交通規則”，路難暢通，將會堵塞；“路”修得再好，“車”再先進，沒有優秀的“駕駛員”，一切都是枉然。檔案館信息化建設應當遵循“修路——造車——製定交通規則——培養駕駛員——送貨”的思路，以期達到“路好順暢、車多精良、交通有序、駕駛熟練、貨美質優”的理想目標。本文僅就檔案館信息化建設的“修路”、“造車”、“製定交通規則”、“培養駕駛員”、“送貨”五個問題談點思考與認識，以求教於檔案界諸同誌。
1 思考之一：“修路”是檔案館信息化建設的基礎
所謂“修路”，就是要優化檔案館信息化網絡環境建設，構建檔案館信息化網絡平台。這是當前檔案館信息化建設事業發展不可缺少的物質基礎。
1.1 優化檔案館信息化網絡環境建設。檔案館信息化網絡環境建設，根據服務對象和範圍的不同，可以劃分為三個層次：檔案館內網、與政府連接的政務網、與互聯網連接的公眾網。檔案館內網，就是支持檔案館內部服務的館內網，也稱“檔案館局域網”。其主要功能有五：①將采集和預處理係統產生的檔案信息數據和其他信息數據進行加工組織和存儲；②向檔案館內部用戶發布檔案信息和其他信息，並提供檔案信息和其他信息檢索、演示等服務；③支持檔案館內部日常辦公；④向政府網和公共網提供需要的檔案信息數據和其他信息數據；⑤進行網絡、檔案信息數據和其他信息數據、用戶的管理與維護。政務網，就是支持政府部門服務的政府專網，是以政府部門為服務對象的專用服務網，也稱“政府信息服務網”。其主要功能有三：①采集檔案信息和其他信息並送到采集與預處理係統；②向政府專網用戶提供檔案信息服務和其他信息服務；③進行網絡、檔案信息數據和其他信息數據、用戶的管理維護。公眾網，就是與互聯網連接的為大眾服務的通用網絡，以社會大眾為服務對象提供通用服務，也稱外網。其主要功能有三：①采集檔案信息和其他信息並送到采集與預處理係統；②向Internet用戶提供檔案信息服務和其他信息服務；③進行網絡、檔案信息數據和其他信息數據、用戶的管理維護。
優化檔案館信息化網絡環境建設，就是要實行檔案館內網、政務網、公眾網三網物理隔離，形成三個相互獨立的網絡。
1.2 檔案館信息化網絡平台建設
1.2.1 檔案館信息化網絡平台建設的原則
1.2.1.1 確保網絡安全原則。具體包括：一是網絡信息安全的全麵均衡和整體性原則，以確保在網絡發生被攻擊、破壞事件的情況下盡可能地快速恢複網絡信息中心的服務；二是安全性評價與平衡原則，以建立合理的實用安全與平衡體係，做到安全性與可用性相容；三是網絡安全體係設計的標準化與一致性原則，以確保整個係統安全地互聯互通、信息共享；四是技術與管理相結合原則，即將各種安全技術與運行管理機製、安全規章製度建設相結合；五是統籌規劃、分步實施原則；六是等級性原則，即劃分安全層次和安全級別，以滿足網絡中不同層次的各種實際需求；七是動態發展原則，即要根據網絡安全的變化不斷調整安全措施；八是易操作性原則，即要易於操作，不要過於複雜。
1.2.1.2 確保電子庫房安全原則。具體來說，一要建立完善的電子檔案的管理製度（包括電子檔案的形成、處理、收集、積累、整理、分類、保管和利用等方麵內容），以維護電子檔案的安全；二要強化電子檔案存貯安全及策略，尤其是網絡安全、館藏安全、兼容性問題；三要強化電子檔案的應用（包括單機應用和網絡應用兩方麵）安全及策略。
1.2.1.3 與檔案館庫及裝飾工程同步設計建設原則。即檔案館信息化網絡平台建設必須與檔案館庫建設和檔案館庫裝飾工程同步規劃、同步設計、同步建設。
1.2.2 檔案館信息化網絡平台建設的內容。檔案館信息化網絡平台建設主要包括接入係統建設、門戶安全係統建設、應用係統建設、基礎服務係統建設、數據庫層建設、中間件層建設等內容。其中接入係統建設、門戶安全係統建設和中間件層建設在初期建設中要充分考慮未來的需求。
1.2.3 檔案館信息化網絡平台建設的要求。檔案館信息化網絡平台建設，在符合國家相關標準要求的同時，還必須符合以下要求。
1.2.3.1 網絡綜合布線要求。網絡綜合布線係統是檔案館信息化網絡的信息高速公路係統，一次建設長期使用，應按高標準要求設計建設，並預留足夠的擴展空間。一是設計建設相互物理隔離的三網，即檔案館內網、政務網、公眾網。二是網絡帶寬要能夠支持文本、圖形、圖像、錄音、錄像等各類電子檔案與數據的傳輸、利用與管理。三是館庫內每間各類用房都應布設檔案館內網與外網信息點，政務網信息點應布設於電子公文交換、電子檔案與數據交換等用途的辦公與業務用房內，各類信息點配置數應預留餘量。四是每個（對）信息插座旁應配置安裝對應的電源牆插或地插。五是布線用線纜、金屬橋架、PVC管、麵板等材料，均應具備阻燃性能；六是網絡拓撲結構應具有可擴展性，若經費許可應采用樹型網絡拓撲結構。
1.2.3.2 中心機房建設要求。中心機房是各級國家檔案館的電子庫房，是檔案信息網絡的控製中樞。為保障檔案安全，必須建設由檔案館自主管理控製的中心機房，並符合以下要求：一是中心機房應設於二樓或以上樓層，應充分考慮空調外機的安裝需求，樓麵承重應滿足機房各類設施的安放需求。二是配置氣體自動滅火裝置。三是配置機房專用供配電係統，配電櫃內電氣元器件應根據照明、計算機設備、空調等不同需求分別設置。四是鋪設全鋼防靜電地板與防雷防靜電設施。五是配置千兆交換機，交換機端口應預留餘量。六是配置標準機櫃，並預留各類設備後期擴展安裝餘量。七是配置在線式穩壓電源，功率配置應預留餘量。八是配置機房專用空調及恒溫恒濕防磁櫃。九是配置錄像監控攝像頭、防盜門、防盜窗及溫濕度記錄儀。