通訊管線建設項目檔案完整性衡量標準及判別方法芻議
業務研究
作者：田煜
摘 要：完整性是決定建設項目檔案質量的基礎和前提，是對項目檔案進行業務指導、檢查驗收時重點關注的指標之一。文章結合通訊管線建設項目檔案管理工作實踐，試對項目檔案完整性的衡量標準和判別方法進行探討，並提出幾點注意事項，以期為項目檔案的業務指導和驗收等工作提供一些借鑒。
關鍵詞：項目檔案；完整性；標準；方法
完整性是評價通訊管線建設項目檔案（以下簡稱“項目檔案”）質量的基礎和前提，在項目檔案質量評價體係中占有舉足輕重的地位。但由於不同地域、不同行業、不同投資標的項目檔案的內容構成千差萬別，對其完整性的判斷顯得力不從心。那麼，完整性究竟有無一個客觀具體的標準可以參照，有無判別完整性的科學有效的方法，在判別完整性時應注意哪些問題，筆者結合通訊管線建設項目檔案管理工作實踐，總結了“三個衡量標準、四個判別方法、五點注意事項”，下麵就此問題進行一些探討。
1 項目檔案完整性的衡量標準
項目檔案完整性是指反映項目建設過程和工程概貌，對維護、管理、改建、擴建等工作具有現實和長遠查考利用價值的各種形式的文字、圖表、聲像等材料的齊全、完整程度。項目檔案完整性的衡量標準盡管“仁者見仁，智者見智”，但筆者認為隻有同時滿足以下三個標準，才能稱之為完整。
1.1 歸檔內容齊全。從宏觀上看，歸檔內容齊全包括兩個層麵的含義：一是縱向上從工程立項準備到竣工投產各個階段，橫向上包括土建、工藝、通信、隱蔽工程、附屬工程以及竣工驗收歸檔移交等專業性工作，應當形成的文件材料需完整留下原始記錄，不能隻完成建設任務卻沒有同步形成相關項目檔案。二是項目各階段、各專業形成的有保存價值的文件材料應及時收集齊全，進行係統整理後歸檔。從微觀上看，歸檔文件不能缺張少頁、遺漏附件、破損汙漬；歸檔文件應辦理完畢，各項內容填寫完整，不能缺項漏項。
1.2 載體形態完整。現代技術條件下的項目檔案種類多種多樣，載體形態各異。在確保傳統紙質載體檔案齊全、完整的基礎上，應注意查看照片、錄音帶、錄像帶、光盤等特殊載體形態的項目檔案，與紙質檔案對應的電子文檔，以及與項目建設有關的實物檔案等是否完整，不能拘泥於收集紙質載體的項目檔案。
1.3 法定手續完備。項目審批、工程施工、監理及驗收等都應履行相應的審批手續，作為開展各項建設任務的依據。同時，項目檔案的法定效用是通過履行一定的生效手續來實現的，沒有文件製發單位印章、負責人簽字等法定生效手續的文件是不具備法定效力的。一些項目檔案存在責任人簽名不規範，忽略簽字日期和簽署意見、遺漏竣工圖章等情況，不便於日後的使用和考證。因此，判別項目檔案的完整性既要重視審批手續的完備，又要確保其印章、簽字等生效手續的清楚、規範和完整。
2 項目檔案完整性的判別方法
2.1 對照法。對照法就是對照項目檔案歸檔範圍、建設流程和參建單位名單，逐一篩查是否將應當歸檔的文件收集齊全，如有遺漏應及時采取補救措施。首先，對照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規範》（DA/T28-2002）、《重大建設項目檔案驗收辦法》（檔發[2006]2號）等標準、規範，特別是建設項目所屬行業製定的歸檔要求和歸檔範圍，逐項對照歸檔文件是否齊全、完整。其次，對照基本建設的程序，判斷“從工程立項、可行性研究、勘察、設計、施工、竣工驗收全過程中”形成的文件材料是否齊全。[1]最後，對照參建單位名單，逐一判斷每個單位形成的與其承擔的建設任務相關的文件材料是否完整。