大學畢業生檔案管理存在的問題及對策
業務研究
作者：王建霞
大學畢業生檔案是以大學生本人姓名為特征，證明其身份、學曆，記錄其學生經曆、政治思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等的原始記錄，既是大學生綜合素質的真實反映，也是用人單位分析判斷其素質與能力的重要依據。大學畢業生檔案作為個人人事檔案的重要組成部分，是大學畢業生進入社會的“準入證”，關係到畢業以後就業安排、轉正定級、工齡計算、職稱評定、職務晉升等切身利益，對於考研、出境、公務員考試、工作調動、結婚、生育、辦理各種社會保險等具有十分重要的作用。但是，由於受到新的就業製度和環境的影響，在大學畢業生檔案管理和流轉過程中出現了這樣那樣的問題，本文就此展開討論，作為借鑒。
1 當前大學畢業生檔案管理存在的主要問題
目前的我國人事檔案管理製度是在計劃經濟體製下建立起來的。隨著社會主義市場經濟體製的逐步建立和不斷完善，以及人事製度改革的進一步深入，受就業的多樣性和不確定性影響，大學畢業生檔案的流動更加頻繁，現行大學畢業生檔案管理工作已無法適應時代發展的要求。
1.1 大學畢業生對檔案重要性認識不足。隨著勞動、人事製度改革的深入開展，大學畢業生由國家統一分配改革為本人與用人單位雙向選擇，用人單位由被動接收轉變為主動擇優錄用。許多大學畢業生都是通過簡曆包裝進行自我推薦，通過個人素質及其外在表現實現就業，檔案作用有所弱化。那些未及時落實單位的大學畢業生，四處奔波找到理想工作是首要任務，到人事部門報到後，大學畢業生檔案是否到位也不再過問。由於大多數大學畢業生對檔案重要性缺乏了解，不夠重視，甚至有的畢業幾年了，檔案還在學校放著。還有將檔案放在家裏，更甚者早已不知將檔案丟在何處，似乎“檔案沒什麼用了”。特別是在非公有製企業就業的大學畢業生，就業後更是對檔案持無所謂態度。
1.2 多頭管理造成混亂。早在1988年，中組部、人事部《關於加強流動人員人事檔案管理工作的通知》（人調發[1988]5號）文件規定，流動人員人事檔案統一由黨委組織部門、政府人事部門及所屬的人才流動服務中心等機構負責。其他機構不得承擔人事檔案的管理工作。但由於曆史的、體製的原因，現在很多部門都在公開或私自管理大學畢業生檔案，除人事部門所屬人才交流機構外，勞動部門、失業管理部門、勞動保險機構、一些社會團體也在管理，國企在管，私企在管，一些民辦中介機構利用各種名目也在管，大學畢業生不知道檔案該轉交到哪些部門管理，不少私人企業、社會團體、中介機構也難以按照規定妥善保管大學畢業生檔案，甚至一些中介機構把保管大學畢業生檔案當成了牟利的手段，並不惜惡意競爭。
1.3 “棄檔族”越來越多。隨著“改革開放”深入開展，人才流動和競爭愈演愈烈，異地就業現象非常普遍，致使許多大學畢業生與其檔案天各一方，造就了一大批“棄檔族”。特別是那些率先打破“看檔招人”這種傳統思維定式和招聘套路的非公有製企業，在招聘員工時更注重能力考察而非檔案，加之沒有保管這些檔案的權限，來此打工的大學畢業生無奈隻有棄檔。還有一些沒有找到穩定工作或工作不理想的大學畢業生，他們日日為生存打拚，根本無暇顧及檔案，慢慢也成了“棄檔族”。至於那些跳槽、異地求職，以及自費出國留學、辦理移民手續的大學畢業生，也因種種原因最終選擇了放棄個人檔案。這種人檔分離現象，對大學畢業生檔案管理工作提出了新的挑戰。
1.4 檔案管理不規範。目前，檔管部門隻是照搬中組部下發的《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》開展工作，在管理過程中普遍存在不規範現象：一是收集、歸檔工作被動不及時；二是在管理上流於形式，對接收到的大學畢業生檔案，隻是按學校或接收時間不同在原檔案袋上直接編號；三是檔案管理手段落後，盡管計算機管理運用十分普遍，也僅限於將名字與檔案號輸入、輸出的檢索管理，計算機現代化管理的潛力完全不能發揮出來。這就導致了大學畢業生檔案內容不全、管理混亂、運轉慢、效率低等問題，影響了人事檔案管理工作的嚴肅性。
2 導致大學畢業生檔案出現問題的原因分析
2.1 社會人力資源管理機製的原因。在當前的人力資源管理過程中，人事檔案已不再是用人單位選拔和使用人才的唯一依據，更多的作用已轉變為提供相關的人事代理服務，這加劇了棄檔者人數的增加。另外，也有不少畢業後暫時找不到接收單位而把檔案留在學校，隨後一直置之不理的。
2.2 高校畢業生檔案管理體製方麵的原因。高校畢業生檔案工作缺乏必要的管理製度。目前，各個高校學生檔案管理體製不一，多數高校沒有專人負責，一般都是在學生畢業前後臨時突擊性整理，完成畢業生檔案轉遞過程。由於沒有專門的管理機構和人員，日常整理不及時，導致用人單位需要查詢時，很多檔案材料難以查找，繼而影響畢業生就業工作。