高校科研檔案管理模式及利用途徑
工作園地
作者：李芳芳
在當前“科教興國”偉大戰略指導下，高校科研活動的開展一度成為高校教育教學領域的核心內容，基於這樣的發展背景，對於高校科研檔案管理工作的實施必然提出了更加嚴苛的要求。無論是其中科研管理模式的轉化還是利用途徑的改變都使得高校科研檔案管理工作的開展麵臨諸多挑戰。值得注意的是，高校科研檔案管理不同於一般的檔案管理工作，其中涉及相關的知識產權問題，這就需要對科研檔案管理的研究始終將法律原則作為基本準則，明確知識產權保護下高校科研檔案管理的內容分類與形式劃分，保障高校科研工作者的合法權益。因此，如何在實踐過程中優化科研檔案管理實施模式，完善高校科研檔案管理的利用途徑，成為這一時期高校創新檔案管理開展模式首先需要解決的重大問題。
1 高校科研檔案管理實施模式研究
1.1 統一管理製度。在保護知識產權以及促進教學研究檔案開發的基本原則之下，建立高校科研檔案管理中統一的管理製度是現階段提升高校檔案管理質量的有效途徑。第一，統一高校科研檔案管理製度不僅能夠全麵、完整地對所有知識產權問題進行及時記錄與轉讓，同時這一過程對於知識成果的有效管理也大有裨益。第二，檔案管理部門與使用者之間並不存在利益關聯，因此，檔案管理工作的開展在保密性方麵就得到了充分體現。第三，對於知識產權問題的及時記錄與保存在有效保護高校檔案信息與資料的同時也實現了檔案管理工作的統一化開展，這對檔案管理工作質量也是一種保證。第四，統一管理製度的建立一定程度上還是一種知識產權保護意識的體現，這對相關知識產權法律的普及與推廣有著重要的推動作用。需要注意的是，高校檔案管理工作的開展是對高校科研研究過程與成果的及時記錄，這一真實運行軌跡有著不可忽視的曆史價值，同時也是對高校自身科研成果的重視，因此，這一保護機製的構建就顯得尤為重要。
1.2 高校科研檔案管理中的“四同步”。科研檔案作為高校科研工作者的智慧凝聚，需要在檔案管理過程中體現必要的檔案管理責任意識，珍惜廣大教職工的科研成果，因此，必要的“四同步”管理就顯得尤為必要。“四同步”管理是一種檔案管理責任製度的集中體現，這一管理製度也是基於對知識產權的有效保護，其基本內容主要包括以下幾點：①計劃任務的傳達以及科研文件的歸檔必須同步實施；②計劃任務的查詢以及相關科研文件與資料的搜集也必須同步開展；③對於科研成果的驗收以及相關課題材料的整理也需要同步；④高校檔案管理部門在證明材料搜集以及上報資料登記方麵也需要表現出一定的同步性特征。基於“四同步”檔案管理原則指導下高校科研檔案管理工作的開展需要針對文件材料的形成與積累進行必要的立卷與整合，確定文件管理期限，做好科研檔案的封麵簡介，突出高校本身在科研檔案管理過程中的主動性。這一較為完整的科研檔案管理模式在實際運行過程中需要高校檔案管理各部門通力配合，在加強自身宣傳工作的同時也需要切實保障自身科研資源的完整性，促進知識產權問題的有效解決。
1.3 物質獎勵與精神獎勵並舉。高校科研檔案管理工作的開展也需要對應必要的考核和評比措施，針對科研材料以及科研成果進行定期的課題質量評選，對於其中課題研究存在重大突破的教職工給予必要的物質獎勵和精神獎勵。相反的，對於破壞高校科研檔案管理秩序的個人或是集體也應對其追究相關事件責任，並給予適當的批評以及懲罰。對於科研檔案管理過程中存在傑出貢獻以及取得較大進步的科研人員作出表揚以及物質獎勵。物質獎勵與精神獎勵並舉不僅能夠促進高校科研檔案管理工作不斷得到優化，同時也能針對其中存在的問題給予及時糾正，做到獎懲分明，促進科研工作者工作積極性的提高，也推動高校科研檔案管理工作不斷得到優化與完善。
1.4 人才隊伍管理與建設。基於知識產權保護的管理核心已經成為當前高校科研檔案管理的主要發展趨勢，而其中專業人才隊伍的建設與管理問題直接關係到高校科研檔案管理的質量，是體現科技元素以及時代發展對於檔案管理重要促進作用的主要方麵。在這樣的發展背景下，高校科研檔案管理工作的開展更應該重視對人才的培養，提升專門科研檔案管理人員的知識產權保護意識，樹立以人為本的管理理念，促進科技手段在科研檔案管理中的有效運用。傳統科研檔案管理模式過分注重對人員專業知識與技能的培養，而忽視了服務性本質在科研管理工作中的體現，這與當前終身教育的思想顯然是不相適應的。因此，隻有不斷強化高校科研檔案管理人員的綜合素養，才能更好地促進檔案管理模式的構建。
2 高校科研檔案管理的利用途徑
2.1 實現高校科研檔案管理的多渠道開發。高校科研檔案管理中檢索手段的更新是對信息管理係統的有效運用，而這一信息管理係統不僅包括了相關信息的處理與加工過程，同時也在輸出和利用方麵實現對檔案信息的及時編輯與歸檔。作為高校科研檔案管理多渠道開發的主要環節，信息檔案管理製度的建立從編研速度以及信息目錄建立等多方麵形成了有效的係統框架，而這些功能在現階段資源使用過程中顯然是不夠完善的。現代化信息檢索係統的建立對於當前高校科研檔案管理工作開展而言無疑是係統功能的呈現過程，這對提高信息檢索的速度極為有利。現代化網絡通訊手段在高校科研檔案管理中的應用還是對高校現有檢索係統的有效更新，通過網絡信息的使用來合理促進檔案管理工作的開展。第一，從信息管理中心角度實現對高校科研檔案管理的全方位查詢，這對於高校科研信息的有效整合意義重大。第二，強化圖書情報與高校科研檔案管理之間的聯係，在高檔設備使用方麵解決科研檔案管理過程中的經費不足問題，這也是現代化製度與體係在高校科研檔案管理工作中的有效體現。隨著當前網絡通訊技術的飛速發展，高校在科研檔案管理方麵也形成了必要的校園網絡係統，將辦公自動化內容移入高校科研檔案管理工作當中，這是高校檔案管理工作的重要組成部分，而這一信息係統的完善對於檔案資料的開發與利用也勢必產生深遠影響。