淺談高校檔案工作創新
工作園地
作者：王萍
隨著高等教育事業的蓬勃發展和高等教育改革的不斷深化，高校檔案工作在高校管理中的地位越來越突出，開展檔案工作創新與發展研究，不斷提高高校檔案管理工作質量和水平，是高校檔案工作人員當前麵臨的重要課題。
1 高校檔案的價值作用
高校檔案承載著大量的教育教學、科研、管理、建設信息，其知識性強、信息麵廣、數量大，作為重要的信息資源，高校檔案除了具有一般檔案的查考憑證和參考依據的功能外，還具有區別於其他檔案的特殊功能。
1.1 文化貯存功能。檔案是文化的源泉，是文明進步的產物，是貯存和傳播知識的一種形式。高校檔案承載了高校發展的整個曆史，是高校文化的載體和記錄。第一，它記載著高校科學發明創造的成果，凝聚了科學文化的結晶。第二，它記錄和延續了各高校不同的管理文化。第三，它蘊含著校園文化，是校園文化建設與發展的曆史見證。第四，無論是精英教育還是大眾教育，高校都始終處於社會文化的大背景之中，高校檔案因之也打上了特定時期的社會文化烙印。正是高校檔案的這種文化性決定了高校檔案館（室）可以通過收集、整理、鑒定和保管等業務活動來實現其文化貯存的功能。
1.2 文化傳播功能。高校檔案館（室）的一個基本任務就是開展檔案的開放利用及信息資源開發。從檔案是一種文化資源的角度來看，這實質上就體現了高校檔案的文化傳播功能。由於高校文化底蘊深厚，在社會上處於一種文化製高點的位置，就文化具有從優勢文化到弱勢文化的傳播規律而言，這一功能既是高校檔案實現自我提升的內在要求，也是社會文化傳播對高校檔案的外在要求。高校檔案還可以在發揮這一功能的過程中促進文化在量與質上的雙重增值。量上的增值主要是指文化傳播麵的擴大；質上的增值主要是指文化價值意義的增加。這可以說是高校檔案文化傳播功能的一種深化。
1.3 文化教育功能。高校擔負著高等教育的重任，教育始終是學校的工作核心。高校檔案館（室）作為文化的一個貯存地和傳播源，完全可以在文化教育上充分挖掘自己的潛能，為學校乃至社會的文化教育服務。文化教育結合各校各館的實際情況，可多層次、多角度地展開。如，以愛國主義教育來強化品德培育，激發愛國熱忱；以科學文化教育來普及文化知識，弘揚先進文化；以校風學風教育來陶冶情操，樹立良好風尚；以利用者教育來傳授技能，培育檔案文化。據此，高校檔案館不僅應成為保管檔案的處所和提供檔案信息服務的中心，還應建設成為學校、社區以至社會的文化教育基地。
1.4 資政決策功能。高校檔案是高校誕生和發展過程中的各種活動的曆史記錄，其中凝聚了高校誕生和發展過程的經驗和智慧，可讓後人了解學校從事政務的經驗和教訓，對於保證高校決策正確，提高工作質量和效率具有重要的借鑒作用。高校檔案所承載的諸多功能使其在整個學校的建設發展中具有重要的價值，對促進高校科學發展具有不可替代的作用。
2 高校檔案管理工作的主要問題
2.1 思想觀念不解放。普遍存在著觀念不新、意識不強、因循守舊等問題。檔案管理人員缺少創新意識和創新欲望，對檔案工作熱情不高，對檔案專業知識、技能及現代化管理技術掌握得不夠熟練。
2.2 管理製度不完善。有些高校沒有一套完善的檔案管理（包括檔案收集歸檔、庫房管理、檔案修複、提供利用等環節）基本流程的規章製度，使收集的檔案往往有頭無尾，雜亂無章。在檔案利用上也隻局限於被動的“坐等上門”，缺乏主動、深層次開發利用。
2.3 管理手段不先進。目前多以傳統手工管理方式為主，現代信息技術手段如高校數據庫、校園網絡等沒有切實應用到高校檔案管理工作中。檔案管理難為學校發展提供高質量、高水平的主動服務。有的學校盡管建立了檔案信息數據庫，但多僅限於簡單的數據統計，還沒有實現較高水平的數字化管理，難以開展整體信息資料的開發與利用。隊伍素質也有待加強。
3 創新高校檔案管理工作的方法途徑
3.1 思想觀念的創新。要做好檔案管理工作創新，首先要做好思想觀念的創新。觀念創新是管理工作創新的前提，是使管理創新得以成功的保證。管理創新必須確立現代化管理理念，特別是隨著檔案管理知識化、網絡化、社會化，高校檔案館（室）必須逐步改變以往“重藏輕用”的落後觀念。這就要強化兩種意識：一是要有積極的轉化意識。檔案是一個龐大的信息庫，但一般情況下，各種信息是比較零散地存在眾多的單體檔案中的，隻有根據需要，把相關信息係統化，規範地整理出來，才能更好地發揮檔案的信息作用，體現檔案信息價值。把檔案內容通過加工整理變成更直接更適應需要的信息，是高校檔案館（室）義不容辭的職責。二是要進一步強化檔案使用的效率意識。收集和整理檔案的最終目的是利用檔案，怎樣更加有效地利用檔案，是我們必須高度重視的一個問題。必須改變過去檔案工作無所作為的思想，強化檔案管理的效率意識，從而充分發揮檔案的價值。