高效 規範 準確 安全
公文處理
作者：中共鹹寧市委辦公室
當前，鹹寧市委辦公室在公文辦理方麵麵臨三大形勢。第一大形勢是黨的十八大召開後，中央、省、市關於轉變作風的若幹規定對公文管理提出了新要求，規定領導同誌不直接受理各種報告、請示等公文，進一步強化了辦公室在公文傳遞中的樞紐地位。第二大形勢是即將實施的電子政務內網和黨政專用通信網建設，對傳統公文傳遞提出了新挑戰。第三大形勢是與以往相比，新的市委班子對公文傳遞時效要求更高。為適應新形勢新要求，鹹寧市委辦公室以製度建設為切入點，從高效、規範、準確、安全著手，在辦公室內部實行公文專員管理製度，為公文管理製度化、專業化、規範化和高效化做出了積極探索。具體做法是：
強化組織領導。為深入推進公文專員管理製度的實施，該辦公室從日常管理、業務指導等方麵，加強了公文專員管理的組織領導。一是成立領導小組。成立了由辦公室副主任掛帥的公文專員管理領導小組，負責對公文專員進行日常管理和業務培訓、指導。二是動員啟動。適時召開了辦公室公文專員製度動員會議，首次明確7名公文專員，為他們頒發上崗證書，印發《市委辦公室公文專員管理製度》等文件，對公文專員的工作職責、工作規範等進行明確規定。三是強化管理。對公文專員實行“雙線”管理製，在業務上由辦公室公文專員管理領導小組負責，平時由所在科室負責管理。
實行歸口管理。進一步強化辦公室在公文傳遞工作中的樞紐地位，對來文實行歸口管理、統籌協調。一是將中央、省、市、縣（市、區）和市直單位來文，從接收、登記、審核、送簽到反饋，統一由辦公室文書科一個“口子”進出，避免了公文“回流”“體製外流轉”等現象。二是由公文專員全程負責本科室公文的接收、登記、送簽、傳閱和辦理工作。三是對所有辦結的公文，由相關科室存檔，年底製定合訂本，統一由文書科集中管理。
規範操作流程。規範化是實現公文辦理高效化的必要條件。為此，該辦公室堅持做到“三個明確”。一是明確公文層級。根據實際工作需要和公文緊急程度，將承辦的公文劃分為不同類別，分別標注上不同符號，在辦理中區別對待。二是明確辦理時限。堅持即收即辦，原則上在2個有效工作日內完成領導的批閱工作，對於緊急公文，打破常規、特事特辦、優先傳遞。三是明確公文傳遞流程。堅持公文傳遞時序服從時效的原則，對上行文、下行文、平行文的辦理各個環節進行流程化設計，並製定了詳細的流程圖。
建立工作台賬。該辦公室從基礎性工作入手，建立健全工作台賬，實現公文辦理的可追溯性。一是建立了收文、發文台賬，對所有收到、製發的文件進行登記，注明文號、標題、時間、經手人等信息。二是建立公文流轉台賬，及時將呈送領導時間、經手人、領導批示內容和機要交通傳遞字號等要素進行登記，以備查閱。
加強學習培訓。一是加強業務培訓。實施“三個一”行動，提高公文專員業務水平。“三個一”具體是：為每位公文專員發放一套學習資料，主要包括《黨政機關公文處理工作條例》《黨政機關公文格式國家標準應用指南與範例全書》《黨政機關公文處理工作條例釋義與實務全書》等；每月組織一次交流探討活動，交流心得、探討問題、共同提高；每年組織一次外出學習培訓，開闊視野，提升水平。二是實行持證上崗製。對所有的公文專員進行崗前培訓，考核合格後頒發公文專員合格證書，持證上崗。三是加強調查研究。認真研究公文辦理中出現的新情況、新問題，提出對策措施，將公文專員管理製度推向深入。
實踐證明，實行公文專員管理製度符合新形勢下公文辦理要求，進一步規範了公文運轉流程，提高了公文辦理效率。如今，該辦公室所有公文都能在2個有效工作日內完成閱批流轉程序，並在當天答複來文單位或將領導批辦事項交辦完畢，大大提高了工作效率和服務質量，做到了即說即辦，事事有回音，件件有著落，為市委相關工作規範有序運轉提供了優質高效的公文辦理服務。