淺談怎樣打好“前站”
經驗交流
作者：張吉喆
打“前站”是一項後勤保障工作。是企業或政府在舉行大型活動或采取重要舉措之前，安排少數人到相關地區或領域進行摸查、調研、後勤安排等工作。
打“前站”是一項緊張、嚴肅的工作。既要做好協調，獲取相關方麵的充分支持，也要在陌生的環境和繁雜的信息中，把握主脈主線，獲取全麵準確的資料，做好完善細致的安排。不能引起對方的抵觸，更不能因為粗心大意、疏忽遺漏，使方案設計不完善，導致整個活動失敗。這就要求我們遵循以下三項原則：
一是目標明確。要領悟上級意圖，明白舉行活動的目的是什麼，是為了學習考察、交流感情、休閑旅遊、業務洽談還是為了彙報工作。同時也要明白，打“前站”的目的是什麼，是為了做好後勤安排、情況調查、試探對方態度還是為了事前交流意見。最後，要通過深入接觸，了解相關方麵對此次活動的看法和要求。將這三點貫穿於整個過程中，才能保證有頭緒、有效率、不偏航。
二是功課做足。搜集相關地區或企業的資料，充分調查研究，明晰各方麵之間的內部聯係。大部隊的行程、路線、人數、人員級別以及接待方的人數、人員級別、接待的方式、措施、地點等都要了然於胸。要對照以前舉行類似活動的方案，提前在腦中形成初步規劃，明確要了解的問題和需要對方協調解決的問題，做到“手中有糧，心中不慌”。
三是交流充分。交流是最重要的一環，要開誠布公地將我方舉行此次活動的目的，我方人員、時間、路線和需要對方幫助的事項說清楚，說明白。在盡量為對方考慮的前提下，爭取更多的幫助。詢問在當地舉行類似活動時發生的問題和解決的方法，在交流中學習。要通過全麵、深入地溝通，保證工作的成功。
打“前站”是一項注重細節的工作。“失之毫厘，謬以千裏”，一個細節的失誤，往往會影響整個活動。比如，在領導的講話稿中，寫錯一個關鍵數字，會產生對全局的誤解。在車隊行進過程中，因為交通堵塞而影響整個行程。要切實將活動全程預演一遍，一絲不苟地進行全程梳理，從中發現問題、總結經驗、做好預案，提高活動開展的穩妥性和靈活性，確保萬無一失。應該重點注意以下細節：
一要注意銜接到位。從車隊行程的長短、路上紅綠燈的多少、道路擁擠程度、有無因天氣影響封路的可能以及看完每個項目、每個景點、談完每項業務所要用的時間，都應計算在內。要與相關方麵合作，設計好行程路線，確保省時省力，在時間銜接上無閃失。
二要考慮特殊因素。例如，某些道路限高或者路麵坡度太大，大客無法通行，要換成中客；某些方麵工程難度比較大，洽談比較困難，必須注意；參加活動的那些老同誌身體不好，需要特殊照顧等都要考慮在內。
三要注重方式靈活。靈活的方式方法，可以起到“催化劑”的作用。比如說在活動過程中，可以采取讓參加的主要人員一起就餐，一起參加娛樂活動；在行路過程中，可以運用導播車的方式進行解說；部分參加人員可以互換車輛，加強交流。要根據當地實際，製定切實可行、靈活多變的活動方式，營造和諧愉快的氛圍，達到意想不到的效果。
四要做好資源調配。要注意資源的合理調配，盡量節省開支，用最少的錢辦最好的事。例如住宿方麵，在酒店的選擇、餐飲的安排上，既要符合參與者的身份，也要考慮個人嗜好和口味，還要考慮價格因素。要積極與酒店協調，要求酒店提供一些例如叫醒服務、天氣預報服務、電視節目點播等細節服務。做好菜品的調整，努力做到價位適中、口味適合、頗具特色，使參與人員滿意。
五要注意資料的索取。一定要向相關方麵索要準確、詳細的材料，以備撰寫講話稿、新聞稿和彙報稿之用。
六要及時將自己的所見所聞所感進行總結。寫成彙報材料，並形成初步方案和合理化建議提交上級審查，根據上級的要求和指正，查漏補缺，形成完美的執行方案。
（作者單位：中共萊西市委辦公室）