作為一個領導者，要想成功授權，就應先計劃好時間，以免將來浪費時間。或者說：與其以後你不斷抱怨，不如現在你將它們解釋清楚。
你必須在授權會議開始前認真考慮整個授權過程。也要清楚了解：如果員工被授權做這件事，他們需要得到什麼支持、資源甚至權力，同時應預測員工們會遇到什麼樣的問題和困難。
一旦你準備召開授權會議，請參考以下所列的5個步驟。
第1步：陳述清楚目標
這需要授權者清楚地向被授權員工表達你要求達到的目標，隻有在有清晰的目標時你才開始行動。當你明確這些目標後，將它們寫下來，用最多不過20字將項目目標陳述清楚，包括可衡量的成績標準。
如果你覺得寫不下來，就重新分析這個授權，將它最小化和具體化。定期地讓自己和員工反複重溫這些目標。如果它是一個很小的任務，簡單複查一兩次就足夠了。但一個為期6個月的項目可能會需要每個月都進行複查，以確保這些目標仍然切實可行。
第2步：設定可行的時間表
如果被授權員工認為無法按期完成任務，在允許的情況下，你應和他一起製定更可行的時間表。
允許員工製定他們自己的時間表比他們被動行使被授予的權力要好。如果被授權的人能夠自行決定任務的時間安排，將使他們對麵臨的任務有更強的使命感。但是，有時候確實需要你來指定完成時限。要確保授權員工明白該項工作中有哪些任務應該優先處理，也要讓他們明白不是你授權的每一件工作都必須優先處理。
當然，明確時限是必要的，要避免像“任何時候你完成都行”和“那就下個月的某個時候吧”之類的表述。一定要建立一些彙報程序，以使自己能夠監督工作進程。
此外，還要建立必要的複查機製，這樣做可以給被授權者一個關注日程中其他任務的機會。對於一個簡單的任務，一兩次複查就足夠了。複雜任務則要求舉行有具體議程的例會，以及製定整體任務進程中各分步的時限。告訴被授權者，如果沒有充分的理由，所有的檢查時間和最後完成時間是不能變更的。
第3步：授予必要的權力
無論你何時分配工作，你都應該給員工執行工作的足夠權力，應讓每一個被授權員工了解你賦予了他權力，盡可能將你的員工介紹給與任務相關的人士，包括上司、同事和支持人員。你應明確被授權員工現在有足夠的權力來完成這項任務，並且讓他知道你期待他能夠解決工作中的所有困難。
第4步：明確責任
將一項任務完整地授權能夠提高被授權者的興趣和成就感。在每個授權中讓自己對員工們充滿信心。如果對某個員工沒信心你就不應該授權給他。
明確被授權者對任務所負的責任有助於兩件事：
一是讓員工知道這已經是他們自己的事了，他們須對工作結果負責；
二是他們的工作形成了一種正麵的壓力和動力。
因此，授權時你應強調被授權員工可自由地作出與工作相關的決定。
第5步：授權任務必須被徹底接受
被授權員工必須明確承諾接受分配的任務並將為之努力，你需要的不是被強加的接受。你同時需要他們對所設目標和完成時限的接受。或許你最好與被授權者一起將目標和時限記下來存檔。
作為管理者，當你瀏覽了一個授權會議中所需要做的一切之後，你會明白為什麼人們要花時間來認真麵對它。
當授權完畢，你應該確信，被授權員工應明白以下幾點：
●任務目標；
●完成時限；
●實施任務的權力；
●所負的責任；
●任務結果的驗收方法。
如果你隻是很隨便地授權或布置一項任務，就等於告訴被授權者這項任務不是那麼重要，即使事實上很重要；相反，如果你認真嚴肅地舉行了一個授權會議，你就給員工們傳遞了一個信息：這項任務對我們很重要。被授權者因此可能會給你肯定的反饋，並且十分認真負責地來把它做好。
讓員工做他們最想做的，而且得到最想要的
多給員工以信任、以重任、以尊重，總之多讓他們做最想做的，而且得到最想要的，才是老板的核心管理任務。
—— 肯勞埃德